Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
16 марта 2016 16 просмотров

Командировочный сотрудник вернулся из командировки. Ездил на собственном автомобиле, проживал в частном секторе без подтверждающих документов, но у него имеется командировочное удостоверение, с отметками принимающей стороны о прибытии и выбытии.Вопрос: как без рисков провести начисление суточных по этой командировке?Спасибо!

Длительность поездки командировочное удостоверение больше не подтверждает. С 8 января 2015 года срок нахождения в командировке в случае с поездкой на автомобиле сотрудник указывает в служебной записке и подтверждает путевыми листами, чеками и квитанциями. Об этом прямо сказано в пункте 7 Положения № 749. Таким образом, для обоснования расходов на выплату суточных нужно оформить приказ о направлении работника в командировку и служебную записку от сотрудника. Образец служебной записки Вы можете найти по ссылке: http://vip.1gl.ru/#/document/118/27325/?step=4. Кроме того косвенно факт командировки могут подтвердить, например, бумаги, которые сотрудник подписывал в другом городе.

Обоснование

1.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

Как документально подтвердить расходы в виде суточных

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами, которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711.

<…>

2.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Служебная записка

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

3. Из статьи «Журнала «Главбух» № 11, июнь 2015

Первые официальные разъяснения чиновников про расходы на командировку

<…>

Работник отправился в командировку на служебной или попутной машине

Срок командировки на личном транспорте надо определять по служебной записке. Об этом сказано в пункте 7 Положения № 749. Но работник может поехать на служебной, арендованной или попутной машине (имеем в виду машину коллеги или контрагента, а не автостоп). Нужно ли брать с него служебную записку?

В ответе на запрос «Главбуха» чиновники из Роструда согласились с тем, что такого требования в Положении нет. Поэтому компания вправе урегулировать этот момент в локальном акте (письмо Роструда от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1).

Например, в положении о командировках можно предусмотреть, что служебная записка нужна только в случае с попуткой. А при поездке на служебной и арендованной машине срок командировки определяется по путевому листу.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Но самый простой и безопасный вариант — установить единые правила для всех случаев использования автомобилей. То есть сказать, что служебная записка нужна и в том случае, если для поездки используется не только личный, но и арендованный, служебный, попутный транспорт. За основу можно взять образец выше. Тем более что Минфин рекомендует подтверждать срок нахождения в командировке любой первичкой, соответствующей законодательству РФ (письмо от 29 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/24840).

В то же время сумму суточных не всегда можно подтвердить первичкой. Например, работники ездили в командировку на машине одного из них, а жили у знакомых. Путевой лист и чеки будут только у водителя. Остальные сотрудники смогут представить в бухгалтерию только служебные записки.

По нашему мнению, в такой ситуации компания все равно вправе учесть суточные. Как мы выяснили, с этим согласны и в Минфине России.

Разъясняет Минфин

Пассажирам положены суточные даже без первички

На практике возможна ситуация, когда работник фактически не несет расходы на проезд и проживание в месте командирования. В частности, при использовании попутного транспорта и проживании у знакомых или родственников. В данном случае для обосновании расходов на выплату суточных достаточно оформить приказ о направлении работника в командировку и служебную записку. Данный порядок оформления служебных поездок необходимо зафиксировать в локальном акте компании.

Валентина Буланцева,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Но риск, что инспекторы исключат суточные из расходов, конечно, остается. На этот случай пригодятся следующие аргументы. Полный список сотрудников закреплен в приказе о командировке. То, что машина использовалась для поездки, подтверждают путевой лист и чеки, приложенные к авансовому отчету сотрудника, который был за рулем. А срок командировки есть в служебной записке.

Если же компания не готова спорить, то суточные стоит списывать только при условии, что помимо служебной записки у работника есть другие документы. Как минимум чек из гостиницы. Косвенно факт командировки подтвердят бумаги, которые сотрудник подписывал в другом городе. Например, проект договора с контрагентом.

<…>

4. Из статьи журнала «Главбух», №6, март 2015

Нет смысла оформлять командировочные удостоверения

<…>

Если у вас в компании решили продолжать оформлять удостоверения, надо учитывать еще несколько нюансов.

Во-первых, принимающая сторона не обязана делать отметки на удостоверениях. Поэтому вполне может отказаться от этого в любой момент. К тому же печать вскоре вовсе перестанет быть обязательной для компаний. Соответствующий проект закона размещен на едином портале regulation.gov.ru. Удостоверение без отметок теряет всяческий смысл.

Во-вторых, длительность поездки удостоверение не подтверждает. С 8 января срок нахождения в командировке определяется по билетам. И только так, если речь идет о поездке на общественном транспорте. В случае с поездкой на машине или мотоцикле срок поездки работник указывает в служебной записке и подтверждает путевыми листами, чеками и квитанциями. Об этом прямо сказано в пункте 7 Положения № 749.

Если вместо билетов к авансовому отчету приложить удостоверение (даже с отметками), командировка будет считаться неправильно оформленной. А это может привести к тому, что проверяющие исключат из расходов сумму суточных, начислят на нее НДФЛ с пенями. Ревизоры из ПФР скорее всего тоже не упустят возможности доначислить взносы.

Будут ли удостоверения способствовать разрешению споров с проверяющими, пока говорить рано. Ведь судебная практика не успела сложиться.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка