Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новый расчет по взносам — наглядный комментарий в картинках

Подписка
Срочно заберите все!
№23
24 февраля 2016 2 просмотра

Просим дать письменный ответ на следующий вопрос: наш сотрудник ездил в командировку. На обратном пути он опоздал на свой авиарейс, в связи с чем, приобрел ж/д билет и для скорейшего прибытия на вокзал было вызвано такси. На все передвижения имеются билеты. Можно ли учесть стоимость авиабилета на опоздавший рейс и стоимость такси для целей налогового учета.

В том случае, если сотрудник опоздал на рейс по собственной вине, то признавать расходы в налоговом учете рискованно.

Для налога на прибыль можно учесть расходы, которые экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

В указанном случае, если опоздание сотрудника на рейс можно обосновать объективными причинами, например, погодными условиями и пр., то признать расходы на оплату такси и авиабилет в налоговом учете организация имеет право. При этом для обоснования можно использовать различные документы, справки, приказы и т.д.

Экономически не обоснованные расходы признать в налоговом учете нельзя.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны.

Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль сумму, удержанную агентством (перевозчиком) при сдаче авиабилета по причине задержки в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство (перевозчик) вернуло стоимость билета за вычетом некоторой суммы

Да, можно.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, он имеет право на возмещение понесенных расходов. В данной ситуации расходами сотрудника будет сумма, удержанная агентством (перевозчиком) при сдаче билета. Эту сумму можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, ст. 330 ГК РФ). Включите ее в расходы:

  • при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма). При этом более ранняя дата возврата сотрудника должна быть согласована с руководителем.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.

Налоги и взносы: проезд на такси

Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси

При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагайте.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

  • до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
  • по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.

Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы есть в разъяснениях Минфина России (письма от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162).

Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило: оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) происходит в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

  • до места назначения и обратно;
  • в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждают судьи в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 г. № Ф03-1879/2014.

<…>

Из статьи газеты «Учет. Налоги. Право», № 37, октябрь 2015

БСС «Система Главбух» - ВИП версия
Расходы на авиабилет обоснованны, даже если работник опоздал

«…Направили сотрудника в командировку в Москву. Из нашего города самолеты не летают, поэтому работник поехал на автобусе в аэропорт в Уфу. Но по дороге автобус сломался, и сотрудник опоздал на самолет. Чтобы не отменять поездку, он купил билет на ближайший рейс. Старый билет сдать не получилось. Вправе ли мы списать стоимость неиспользованного билета и заявить по нему вычет НДС?..»

— Из письма главного бухгалтера Валентины Кравчук, г. Благовещенск, Республика Башкортостан

Валентина, мы считаем, что вправе. Но не исключены споры с инспекторами.

Расходы на билеты можно списать только после их фактического использования. Такие траты подтверждает посадочный талон. Работник не успел на рейс, а значит, такого документа у него не будет. В то же время изначально компания купила билет для служебной поездки, а сотрудник опоздал на самолет не по своей вине. Для этого можно обратиться к перевозчику и попросить составить письмо, подтверждающее факт и причину задержки автобуса. Если запастись таким документом, то компания обоснует расходы.

Со стоимости проезда компания вправе заявить вычет, если проездной был куплен для деятельности, облагаемой НДС (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Для вычета достаточно наличия маршрутной квитанции с выделенной суммой налога (письма Минфина России от 30.07.14 № 03-07-11/37594, ФНС России от 21.05.15 № ГД-4-3/8565@). Работник приложит этот документ к авансовому отчету.

<…>

Из статьи газеты «Учет. Налоги. Право», № 17, апрель 2010

БСС «Система Главбух» - ВИП версия
Какие расходы примет инспектор, если командировка пошла не по плану

Из-за отмены рейса или переноса переговоров сотрудники могут задержаться в командировке, по разным причинам компания может вообще отменить деловую поездку или перенести ее дату. Финансовой службе понадобится оформить документы, которые обоснуют затраты на новые билеты, дополнительные дни проживания в гостинице или пропавшие визы. Но в Налоговом кодексе ничего не сказано о возможности учета затрат при форс-мажоре.

По общему правилу если командировка отменена или перенесена по объективным причинам, но изначально была связана с производственной деятельностью, то в принципе учесть можно любые дополнительные траты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако пакет подтверждающих документов и возможность списания конкретных расходов зачастую зависят от обстоятельств и позиции Минфина. Наиболее распространенные ситуации, а также разъяснения чиновников мы привели в таблице.

Как подтвердить дополнительные командировочные расходы

Ситуация Какие расходы получится списать Какими документами подтвердить расходы
Командировку пришлось отложить или отменить, например, из-за погодных условий, переноса даты встречи, производственной необходимости или срыва переговоров. Билет вернули, но перевозчик удержал сбор Удерживаемый при возврате купленных билетов сбор можно списать в расходы (письмо Минфина России от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). При методе начисления эту сумму признают на дату возврата билета (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ) Необходим приказ руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок. В нем лучше привести причину, по которой поездка не состоялась. Также можно составить служебную записку о необходимости переноса даты командировки. Расходы на возврат билета подтвердит квитанция перевозчика
Работник собирался в загранкомандировку, и ему была оформлена виза. Однако поездка сорвалась, например, из-за отмены рейса и пропуска мероприятия, ее нецелесообразности, отмены переговоров, болезни или увольнения сотрудника Расходы на оформление сотруднику визы в случае отмены поездки чиновники в затратах не признают (письмо Минфина России от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Мы считаем, что, если компания сможет документально подтвердить, что запланированная поездка носила деловой характер и ее срыв обусловлен объективными причинами, затраты на получение визы можно учесть (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) Потребуется приказ руководителя об отмене командировки с пояснением причины, по которой поездка не состоялась. К нему лучше приложить копии документов, подтверждающих деловой характер поездки. Например, переписку с контрагентом, план мероприятий в командировке. Также можно приложить справку авиакомпании о том, что рейс был отменен, или справку об отмене поезда и т. д. Не исключено, что расходы придется отстаивать в суде, но судебная практика по этому вопросу пока не сложилась. Поэтому лучше подготовить максимальный комплект документов
Командировку пришлось прервать, например, по семейным обстоятельствам сотрудника или из-за производственной необходимости. Поменять билет сотрудник не смог, поэтому купил новый Если возврат билета невозможен, списать его стоимость на затраты, по мнению чиновников, можно как прочие обоснованные расходы (письмо Минфина России от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Соответственно стоимость нового билета можно учесть как обычно Подтвердить то, что командировка была прервана по объективным причинам, может приказ руководителя о сокращении сроков командировки, служебная записка руководителя сотрудника о необходимости его отзыва из командировки или личное заявление работника. Невозможность возврата билета лучше подтвердить письмом перевозчика
Командировку потребовалось продлить, например, из-за задержки рейса или производственной необходимости. Сотрудник поменял билет на другую дату или продлил срок пребывания в гостинице Расходы на гостиницу, суточные и обратный билет можно учесть только при условии, что сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя (письма Минфина России от 01.04.09 № 03-04-06-01/74, от 26.03.09 № 03-03-06/1/191). Иначе расходы придется отстаивать в суде (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2) Необходим приказ руководителя о продлении командировки. Вынужденное продление командировки из-за проблем с транспортным сообщением может подтвердить и справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий. Но чтобы без проблем признать расходы на проезд, суточные и проживание, проще задним числом переоформить документы на командировку исходя из ее реальной продолжительности

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка