Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 февраля 2016 19 просмотров

У меня возникает вопрос по командировкам сотрудников. В нашей организации сотрудники выезжает по работе за пределы области, бывают командировки как однодневные, так и на месяц. Мы не начисляем командировочные, но всем оплачиваем авиабилеты и жд билеты, а так же проживание в гостинице. Этими затратами мы уменьшаем налог на прибыль. Есть ли в нашей ситуации нарушения? Правомерно ли мы поступаем по отношению к сотрудникам? Может быть нам в трудовых договорах надо как то оговорить по поводу командировок? Какие мы документы должны оформить?

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

- оплату проезда;

- расходы на наем жилья;

- суточные;

- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Не выплачивать суточные не правомерно. Суточные нужно платить за все дни, которые сотрудник провел в служебной поездке, включая выходные и праздничные дни, а также время в пути. Исключение — однодневная командировка по России. За поездку, из которой сотрудник может вернуться в тот же день, суточные не выплачивают (п. 11Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Размер суточный Вы вправе установить самостоятельно во внутреннем документе, например положении о командировках (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 1116Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Суточные в полном размере уменьшают налоговую базу.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

А как быть, если у сотрудника разъездной характер работы? В таком случае служебные поездки нельзя назвать командировками. Это поездки, связанные с основной работой сотрудника. А командировка – это разовая поездка на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Оплачивать поездки, связанные с разъездным характером работы, нужно по правиламстатьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре.

Это следует из абзаца 8 части 2 статьи 57 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Ситуация: должна ли организация оплатить сотруднику суточные, проезд и проживание за время нахождения в служебной командировке. Сотрудник по своей вине не выполнил порученное ему задание

Да, должна.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплату ему выплачивать не нужно (ч. 3 ст. 157 ТК РФ). Однако оплата проезда, суточных и проживания за время командировки не является вознаграждением за труд. Это не зарплата, а компенсация (ст. 129 ТК РФ). Возместить данные расходы надо независимо от того, выполнил сотрудник служебные обязанности или нет (ст. 168 ТК РФ).

Подтверждает такой вывод Роструд в письме от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

<…>

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

<…>

Из статьи журнала «Главбух», №5, март 2016
Главные правила учета суточных в 2016 году

<…>

Правило № 1. Суточные платят за каждый день поездки

Суточные нужно платить за все дни, которые сотрудник провел в служебной поездке, включая выходные и праздничные дни, а также время в пути. Исключение — однодневная командировка по России. За поездку, из которой сотрудник может вернуться в тот же день, суточные не выплачивают (п. 11Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Для зарубежных однодневных командировок суточные составляют 50 процентов от обычных (п. 20 Положения № 749).

Если работник заболел в командировке, суточные платят за весь период болезни (п. 25 Положения № 749). Если болезнь продлилась дольше, чем изначально планировалась поездка, то суточные доплатите после возвращения сотрудника или переведите на его карту. Такой же порядок действует и в случае, если работник задержался в командировке с ведома администрации.

Но если сотрудник вернулся из командировки позже по своей инициативе, например сразу из нее поехал в отпуск, за дни такой задержки суточные не выплачивайте. То же самое — если работник поехал в командировку раньше.

Правило № 2. Размер суточных компания вправе выбрать сама

Организация вправе установить во внутреннем документе, например положении о командировках, любые суммы суточных (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 1116Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Ни минимальный, ни максимальный размер суточных законодательно не установлен. Но совсем не платить суточные компания вправе только в одной ситуации — если отправляет сотрудника в однодневную командировку.

Трудовое законодательство не обязывает компанию платить всем сотрудникам одинаковые суточные. Можно выделить категории работников и предусмотреть для каждой из них разные размеры (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 и п. 3 письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1). Например:

— для руководителя организации и его заместителей;

— для руководителей структурных подразделений;

— для остальных работников.

Сумму суточных можно поставить в зависимость и от того, входит ли питание в стоимость проживания в отеле. Если не входит, платить больше суточных. А если входит, то меньше. Условия о выплате и размере суточных в положении о командировках могут выглядеть так.

<…>

По каким нормам рассчитывать суточные и удерживать НДФЛ

Вид командировки Какие суммы не облагаются НДФЛ, в день
дни в командировке, в т.ч. день отъезда день возвращения из командировки
По России 700 700
Заграничная 2500 700

Правило № 3. С суммы сверхнормативных суточных нужно удержать НДФЛ

Осторожно

Суточные освобождены от НДФЛ в пределах лимита. Для командировок по России — 700 руб. в день, для заграничных — 2500 руб. в день.

Суточные освобождены от НДФЛ. Но не полностью, а в пределах лимита (п. 3 ст. 217 НК РФ). В 2016 году он не изменился и составляет:

— 700 руб. в день по командировкам в России;

— 2500 руб. в день по заграничным командировкам.

<…>

Правило № 4. В налоговом учете суточные признают полностью

В налоговом учете суточные не нормируют. Их включают в расходы в сумме, установленной самой компанией. Суточные не надо подтверждать первичкой — чеками, квитанциями и т.п. Достаточно авансового отчета и приказа о командировке (письмо Минфина России от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711).

При этом расходы признают в учете на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

<…>

Правило № 5. Суточные не облагаются взносами

Суточные освобождены от страховых взносов в пределах суммы, которую компания установила во внутренних документах. Например, в положении о командировках (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗч. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка