Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 марта 2016 23 просмотра

Как списать гсм в некоммерческой организации за счет целевых средств? какие первичные документы должны быть оформлены при этом? можно ли в данном случае списать гсм без путевых листов, составив при этом простой акт списания?

1. Средства целевого финансирования организация должна использовать строго по целевому назначению. Если целевое финансирование направлено на осуществление текущей деятельности НКО, то списание ГСМ за счет целевых средств в бухгалтерском учете отразите следующим образом:

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 60 (76) -

– отражены текущие расходы на ГСМ, источником финансирования которых являются средства негосударственного целевого финансирования;

Дебет 86 Кредит 98-2
– отнесена на доходы будущих периодов сумма средств негосударственного целевого финансирования, направленная на покрытие текущих расходов;

Дебет 98-2 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов сумма средств негосударственного целевого финансирования, направленная на покрытие текущих расходов.

Такая корреспонденция счетов следует из Инструкции к плану счетов (счета 98, 91).

2. Чтобы списать расходы на бензин, нужен правильно оформленный путевой лист. Можно использовать утвержденную форму или разработать самостоятельно (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Составлять путевые листы можно с любой периодичностью, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Также для правильного документального оформления расхода ГСМ необходимы следующие документы:

- требование-накладная (форма № М-11);

- приказ об утверждении норм расхода топлива и ГСМ (образец в материалах ниже);

- приказ о создании комиссии для проведения контрольного заезда, если НКО утверждает нормы расхода топлива самостоятельно;

- акт о проведении контрольного заезда;

- акт списания ГСМ;

- счет-фактура от топливной компании;

- договор с топливной компанией;

- акт приема-передачи топлива;

- отчет операций по топливной карте или отчет об использовании талонов (акт);

- чек ККТ и авансовый отчет, если сотрудник приобретал ГСМ за наличный расчет.

3. Нет, без путевых листов ГСМ списывать нельзя. Акта о списании ГСМ не достаточно. Путевые листы и акты являются необходимым и достаточным условием для обоснования целевого характера расходования.

Обоснование

1. Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как отразить в бухучете и при налогообложении негосударственное целевое финансирование

<…>

Использование средств

Использование средств целевого финансирования в бухучете отражайте в зависимости от направлений их расходования.

Если за счет средств негосударственного целевого финансирования организация осуществляет затраты капитального характера (например, приобретает основные средства), отражайте это так:

Дебет 08 Кредит 60
– отражена стоимость имущества, приобретенного за плату, которое будет учтено в составе основных средств;

Дебет 01 Кредит 08
– принято к учету и введено в эксплуатацию основное средство по первоначальной стоимости;

Дебет 86 Кредит 98-2
– отражены средства целевого финансирования в составе доходов будущих периодов (на стоимость приобретенного основного средства).

Затем ежемесячно (по мере начисления амортизации):

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 02
– начислена амортизация по основным средствам, приобретенным за счет негосударственного целевого финансирования;

Дебет 98-2 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов сумма амортизации, начисленная по основным средствам, приобретенным за счет негосударственного целевого финансирования.

Если за счет средств негосударственного целевого финансирования организация осуществляет текущие расходы (например, выплату премий сотрудникам), отражайте это следующим образом:

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 70 (69, 73, 76…)
– отражены текущие расходы, источником финансирования которых являются средства негосударственного целевого финансирования;

Дебет 86 Кредит 98-2
– отнесена на доходы будущих периодов сумма средств негосударственного целевого финансирования, направленная на покрытие текущих расходов;

Дебет 98-2 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов сумма средств негосударственного целевого финансирования, направленная на покрытие текущих расходов.

Такая корреспонденция счетов следует из Инструкции к плану счетов (счета 98, 91).*

<…>

Использование средств

Средства целевого финансирования организация должна использовать строго по целевому назначению (подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ). При нарушении этого условия полученное имущество нужно включить в состав внереализационных доходов (п. 14 ст. 250 НК РФ).* Если организация применяет метод начисления, то сделать это нужно на одну из следующих дат:

  • когда получатель средств целевого финансирования использовал указанные средства не по целевому назначению;
  • когда были нарушены условия предоставления средств целевого финансирования.
    Об этом говорится в подпункте 9 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ.

Организации, применяющие кассовый метод, могут отразить доходы в виде средств, использованных не по целевому назначению, в тот же момент, что и организации, применяющие метод начисления. Это связано с тем, что в данном случае доход (экономическая выгода) возникает именно в момент, когда организация использовала целевые средства не по целевому назначению (нарушила условия их предоставления) (ст. 247, 41 НК РФ).

На средства целевого финансирования, которые не перечислены в подпункте 14 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ, льгота, предусмотренная данным подпунктом, не распространяется. А значит, такое имущество (в т. ч. денежные средства) нужно учесть в доходах при расчете налога на прибыль (при отсутствии других льгот, освобождающих указанные суммы от налогообложения) (п. 8 ст. 250 НК РФ). Это, в частности, относится к средствам, поступившим от учредителей на финансирование целевых мероприятий. Такое имущество (в т. ч. денежные средства) учтите при расчете налога на прибыль в порядке, предусмотренном для получения финансовой помощи от учредителя.

Внимание: следует разграничивать целевое финансирование, которое освобождается от налогообложения по подпункту 14 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ, от целевых поступлений.

Перечень целевых поступлений приведен в пункте 2 статьи 251 Налогового кодекса РФ. Данные средства при соблюдении определенных условий также можно не учитывать при налогообложении прибыли. Однако эти положения действуют только в отношении некоммерческих организаций.

Ситуация: можно ли учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль затраты организации, которые оплачены за счет средств негосударственного целевого финансирования (например, амортизация, зарплата персонала)

Ответ на этот вопрос зависит от того, перечислены ли полученные средства целевого финансирования в перечне, приведенном в подпункте 14 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ.

Если полученные целевые средства входят в указанный перечень, то учесть при расчете налога на прибыль расходы, оплаченные за счет таких средств, нельзя. Это объясняется следующим.

Организация, получившая средства целевого финансирования, обязана вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках целевого финансирования (подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ). Это условие связано с тем, что по деятельности, финансируемой за счет целевых средств, организация налоговую базу по налогу на прибыль не формирует. А значит, учитывать затраты, оплаченные за счет средств целевого финансирования, в составе расходов при расчете налога на прибыль нельзя (п. 1 ст. 252, п. 17 ст. 270 НК РФ).

В частности, основные средства, приобретенные за счет средств негосударственного целевого финансирования, амортизируемым имуществом не признаются (подп. 7 п. 2 ст. 256 НК РФ). А значит, их стоимость не включается в расходы при расчете налога на прибыль.

Аналогичной позиции в отношении формирования налоговой базы по налогу на прибыль при поступлении и использовании средств целевого финансирования придерживается и Минфин России в письмах от 10 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/739, от 12 февраля 2004 г. № 04-04-04/19.

Иная ситуация возникнет, если полученные средства целевого финансирования не признаются таковыми в целях расчета налог на прибыль. В этом случае льгота, предусмотренная подпунктом 14 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ, на них не распространяется. А значит, такое имущество (в т. ч. денежные средства) нужно учесть в доходах при расчете налога на прибыль (при отсутствии других льгот, освобождающих указанные суммы от налогообложения) (п. 8 ст. 250 НК РФ). Соответственно, на расходы, оплаченные за счет этих средств, можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ). Данное утверждение касается, в частности, оплаты расходов за счет средств целевого финансирования (финансовой помощи), полученных от учредителя (если доля учредителя в уставном капитале организации не превышает 50%). Более подробно об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении получение финансовой помощи от учредителя (участника, акционера).

<…>

2. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).*

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).*

<…>

3. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам

<…>

Документальное подтверждение

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

<…>

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).*

<…>

4. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении отпуск материалов в эксплуатацию (производство)

<…>

Документальное оформление

Отпуск (передачу) материалов в эксплуатацию (производство) оформляйте следующими документами:

  • лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при систематическом использовании материалов, когда утверждены нормы и планы их расходования;
  • накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется в тех случаях, когда материалы передаются территориально удаленному подразделению;
  • требование-накладная (форма № М-11)* или карточка складского учета (форма № М-17) применяется в остальных случаях.

Такие правила установлены пунктами 100, 109 и 126 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Главбух советует: типовые формы документов, которые есть в альбомах унифицированных форм и утверждены постановлениями Госкомстата России, применять не обязательно. Поэтому организации вправе разработать единый акт на списание материалов. В нем можно указать лишь обязательные реквизиты и те, которые важны для организации исходя из специфики деятельности.

Этими же документами оформляйте списание имущества стоимостью до 40 000 руб. (другого установленного в учетной политике предела), которое по остальным признакам соответствует основным средствам. Это объясняется тем, что в бухучете его стоимость списывается аналогично материалам (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01, письмо Минфина России от 30 мая 2006 г. № 03-03-04/4/98).

<…>

5. Из статьи журнала «Главбух» № 24, Декабрь 2015

Бензин: три опасных заблуждения в учете

Заблуждение № 1: можно списывать весь бензин. В Налоговом кодексе РФ нет требования о нормировании расходов на горючее. Поэтому их можно признавать полностью (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но на проверке налоговики вправе запросить документы, подтверждающие количество израсходованного бензина. И будет проблематично подтвердить обоснованность затрат. Поэтому безопаснее использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России (распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).

С 14 июля 2015 года действуют новые выгодные нормативы. Можно разработать и свои нормы, утвердив их в приказе. Сделайте это с учетом марки, технических характеристик и условий эксплуатации каждой машины, которая есть у компании. Превышать в налоговом учете свои нормы тоже опасно. Если налоговики снимут сверхлимитные расходы, отменить доначисления не получится даже в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014).

Заблуждение № 2: путевые листы необязательны. Чтобы списать расходы на бензин, нужен правильно оформленный путевой лист. Можно использовать утвержденную форму или разработать самостоятельно (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Автотранспортные компании составляют их ежедневно на каждую смену (раздел 2 Указаний, утв. постановлением Госкомстата № 78). Остальные вправе установить другую периодичность, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).*

Заблуждение № 3: надбавки надо перемножать. Для расчета нормы топлива предусмотрены различные надбавки. Например, для машин с кондиционером, за работу в зимнее время (распоряжение Минтранса № АМ-23-р). Компании, которые применяют сразу несколько надбавок, иногда перемножают их между собой. Но их надо складывать. Иначе вы завысите расходы и занизите налог на прибыль.

Есть также надбавки, которые нельзя применять одновременно. Например, зимнюю надбавку нельзя прибавить к коэффициенту, который действует для машин с кондиционером (п. 5 Методических рекомендаций из распоряжения Минтранса № АМ-23-р).

<…>

6. Из статьи журнала «Главбух» № 13, Июль 2014

Приказ, который легко обоснует расходы компании на бензин

Сейчас всем компаниям, у которых есть автотранспорт, надо решить, обновлять ли свои нормы списания ГСМ. И если да, то издать соответствующий приказ. Его образец представлен ниже. Необходимость в этом возникла потому, что Минтранс России обновил свои нормы из распоряжения от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, которое давно уже не отвечало реалиям авторынка. В нем не было норм для многих популярных сейчас иномарок, например Chevrolet Aveo, Scoda Octavia, Ford Focus.*

Важная деталь

Важная деталь

В приказе можно дать ссылку на обновленное распоряжение Минтранса. Это будет дополнительным обоснованием для пересмотра нормативов в середине года.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Важная деталь

Компания не обязана руководствоваться новыми нормами Минтранса. Но если списывать расходы на топливо по ним, это точно исключит споры с налоговиками.

Сейчас нормы для всех моделей дополнены распоряжением от 14 мая 2014 г. № НА-50-р. Взять их на вооружение — право, а не обязанность организации. Можно и дальше списывать бензин по собственным нормативам. Риск здесь невелик, ведь Минфин признал, что Налоговый кодекс РФ вообще не требует нормировать расходы на горючее (письмо от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875). Но учитывать расходы по нормам Минтранса безопаснее, ведь к ним у инспекторов точно не будет претензий.

С какой даты применять новые нормы

В приказе о новых нормах надо сказать, с какого числа компания их применяет (1). В новом распоряжении Минтранса нет даты начала его действия. Специалисты Минфина России предлагают ориентироваться на день, когда документ появился на официальном сайте Минтранса (см. комментарий ниже). Поэтому в приказе о приведении норм списания ГСМ в соответствие с новой редакцией распоряжения № АМ-23-р датой издания может быть 15 мая или любое более позднее число. А до этой даты будут действовать старые нормы компании. Причем будет проще, если новые нормы начать применять с 1-го числа месяца, например с 1 июля. Тогда не понадобится считать расходы за переходный месяц по двум разным нормам.

Свои нормы можно комбинировать с минтрансовскими

— Налоговый кодекс РФ напрямую не обязывает компанию нормировать расходы на ГСМ. Но при расчете налога на прибыль можно учесть только обоснованные, то есть экономически оправданные затраты. По этой причине списывать стоимость бензина по своим нормам безопаснее только в отношении автомобилей, для которых нет норм в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р (в ред. распоряжения Минтранса России от 14 мая 2014 г. № НА-50-р). При этом не запрещается использовать комбинированный метод признания расходов на ГСМ, когда по одним машинам компания применяет нормы Минтранса, а по другим — собственные лимиты. Последние должны основываться на реальных цифрах, будь то данные производителя или самостоятельно произведенные замеры.

Обязательные реквизиты приказа

В приказе надо детально расписать информацию об автомобиле, для которого компания устанавливает новую норму (2). Напишите марку машины, ее модификацию, государственный регистрационный знак. Тогда меньше риска запутаться и завысить расходы в налоговом учете.

В приказе можно сказать, что директор издает его, руководствуясь обновленным распоряжением Минтранса (3). Для проверяющих это будет обоснованием того, почему организация решила именно сейчас пересмотреть свои нормативы.

Чиновники разрешают компаниям для одних автомобилей устанавливать минтрансовские нормативы, а для других — свои (см. комментарий ниже). Тогда в приказе надо провести четкие границы между теми и другими, чтобы на проверке не возникло путаницы с тем, какие нормы правильные (4).

Еще по этой теме

Весь перечень документов, которые нужны для списания ГСМ, а также образец акта на списание вы можете найти в статье «Документы, с которыми вы можете без риска списывать бензин», опубликованной в журнале «Главбух» № 22, 2013.

Расход топлива в весенне-летний и осенне-зимний периоды разный. Поэтому надо установить в приказе летние и зимние нормы. Как вариант, можно закрепить зимнюю надбавку в процентах, за счет которой на зимний период будет увеличиваться норма расходования топлива. Размеры надбавок для разных регионов есть в старом распоряжении Минтранса (5).

В приказе можно установить, кто из работников будет отвечать в компании за соблюдением новых норм (6). Это может быть, к примеру, руководитель АХО или начальник транспортного отдела. С новым приказом надо ознакомить этого сотрудника, а также работника бухгалтерии, который отвечает в компании за учет расходов на ГСМ (7).

7. Из статьи журнала «Главбух» № 22, Ноябрь 2013

Документы, с которыми вы можете без риска списывать бензин

Важная деталь

Нормативы расхода топлива, установленные Минтрансом, рекомендованные. А значит, использовать их — право, а не обязанность компании. С этим согласны и чиновники.

Чиновники больше не требуют применять нормы Минтранса России при списании расходов на бензин. В начале этого года в Минфине России отказались от своей многолетней категоричной позиции и согласились с тем, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает компании в учете топлива, израсходованного на служебные поездки (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

Недавно представители министерства еще раз подтвердили свою позицию в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Каким теперь должен быть полный комплект документов, чтобы наладить безупречный учет ГСМ, мы подробно показали ниже. Сюда входят документы от водителя, первичка от продавца бензина в зависимости от способа приобретения ГСМ и собственные бумаги компании.

Какие документы нужны для списания ГСМ

Для вас мы подготовили также идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Для введения собственных нормативов нужен акт контрольного заезда

Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы. Какие это будут размеры — дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально.

Самый безопасный вариант — ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет. Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя. Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д.

Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др. В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

При этом вам необязательно обращаться в специализированную научную организацию, как ранее того требовали чиновники (см., например, письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61). Достаточно провести для каждой марки автомобиля контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы. Его образец мы привели ниже.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка