Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
10 марта 2016 17 просмотров

Прошу помочь подобрать материалы по организации электронного документооборота с контрагентами. Я пользуюсь системой бизнес-онлайн сбербанка. Там предлагается услуга электронного обмена документами при помощи квалифицированной электронной подписи. Что я должна сделать для внедрения этой операции? Достаточно ли будет издать приказ? И хранить эти данные на флешке? Или требуется внести изменение в Учетную политику и распечатывать документы на бумажном носителе?

Использование электронных документов нужно закрепить в учетной политике организации. Хранить документы можно в электронном виде.

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, то в учетной политике нужно зафиксировать:

  • перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
  • список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
  • способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
  • порядок хранения электронных документов;
  • способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Необходимо учитывать, что документы, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета. Электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. Такие документы хранят в электронном формате в хронологическом порядке.

Ниже приведены материалы, касающиеся организации электронного документооборота.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумаге, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

<…>

Из рекомендации
Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»

Елены Чистяковой, бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента

Как упростить документооборот в бухгалтерии

Шаг 5. Внедрите электронный документооборот

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.

Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.

Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.

<…>

Из форм

Учетная политика для целей бухучета (фрагмент). Электронный документооборот

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Альфа»
______________ А.В. Львов
«____» ___________200__ г.

Учетная политика для целей бухучета
на 2016 год

<...>

Электронный документооборот

1. Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы документов, перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему приказу.

2. Все первичные документы составляются в электронном виде.

3. Электронный обмен товарными накладными по форме ТОРГ-12 и актами приемки-сдачи работ (услуг) производится в формате, утвержденном приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172.

4. Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.

5. Все первичные учетные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью.

6. Правом подписи первичных документов обладают сотрудники, перечень которых приведен в приложении 2 к настоящему приказу.

7. Первичные учетные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.

8. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в следующем виде:
– накладные по форме ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) – в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
– все остальные первичные документы – на бумаге в виде заверенных копий.

<...>

Главный бухгалтер ООО «Альфа» __________________ А.С. Глебова

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», № 1-2, январь 2016

БСС «Система Главбух» ВИП-версия
Пять шагов для перехода на электронный документооборот без проблем с налоговой

Число документов зависит от вида сделки. Оформляют договор, акт, счет-фактуру, накладные, сметы, допсоглашения и т. п. Обмен электронной «первичкой» сэкономит трудозатраты и время бухгалтера на подготовку бумаг (см. также схему ниже).

Схема. Отличия бумажного документооборота от электронного

Шаг первый: убедитесь, что вы вправе обмениваться с контрагентом электронными документами

Компании вправе обмениваться электронными документами по ТКС, если отправителя и адресата можно идентифицировать как стороны сделки (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен электронными сообщениями рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149?ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронные документы подписывают электронной подписью (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Причем одной электронной подписью организация вправе подписать несколько электронных документов (п. 4 Федерального закона от 06.04.11 № 63?ФЗ «Об электронной подписи»).

Суды принимают в качестве письменных доказательств распечатки электронной «первички» и документов, полученных в электронном виде (п. 3 ст. 75 АПК РФ и п. 1 ст. 71 ГПК РФ) (подробнее читайте во врезке ниже).

Читайте на e.rnk.ru

Документ в формате Word не является электронной «первичкой»

Первичный электронный документ подтверждает расходы компании, если он заверен электронной подписью. Заполненный в формате Word или Excel документ, полученный от поставщика по e-mail, доказательством не является. Подробнее о том, почему бумаги в формате Word носят информационный характер, читайте в статье «Про расходы на годовые премии, электронные документы и НДФЛ со штрафов» // РНК, 2015, № 24

Шаг второй: обсудить с контрагентами условия перехода на электронный документооборот

Партнеры вправе присылать друг другу электронные счета-фактуры и «первичку», если они договорились об этом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Если покупатель не согласен на электронные документы, поставщику придется оформлять счета-фактуры и «первичку» на бумаге.

Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В частности, составить отдельное соглашение об электронном документообороте (образец такого соглашения приведен в статье «Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь» // РНК, 2014, № 12), обменяться электронными документами или выполнить иные действия, которые подтвердят право использования электронных счетов-фактур (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26).

Шаг третий: получить электронную подпись

Организации, которые отчитываются в инспекции и фондах в электронном виде, уже имеют электронную подпись. Остальным компаниям придется ее оформить.

Для документов, которые компания представляет в госорганы, и счетов-фактур обязательна квалифицированная электронная подпись. Подписать «первичку» контрагенту организация вправе простой или неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 02.06.15 № 03-01-13/01/31906, см. также таблицу ниже). Об этом безопаснее заранее договориться с контрагентом (письма ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489 и Минфина России от 05.05.15 № 07-01-06/25701).

Электронную «первичку» суд принимает как доказательство

Таблица. Какой электронной подписью подписать документ

Вид документа Вид электронной подписи
простая неквалифицированная квалифицированная
Отчетность и документы, которые организация представляет по требованию контролирующих органов (ИФНС России, ПФР, ФСС) х
Документы, представленные в арбитражный суд х х х
Бумаги для электронных торгов х
Внутренние документы организации х х х
Первичные документы х х х
Счета-фактуры х

Сканы бумажных документов, которые компания отправляет через оператора ЭДО, заверяются электронной подписью. Поэтому на них печать можно не ставить (письмо ФНС России от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421). Такие выводы ФНС России сделала в отношении документов, направленных по требованию в инспекцию. Полагаем, логику ведомства можно распространить и на электронный документооборот с контрагентами.

Шаг четвертый: выбрать оператора электронного документооборота

Если организация уже отправляет электронную отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, обмениваться электронной «первичкой» с партнерами она вправе через ту же компанию.

На выбор оператора ЭДО влияет привычный для компании документооборот, ценовая политика оператора и выбор контрагента.

Стоимость обслуживания

Порядок ЭДО пропишите в учетной политике

Есть два вида тарифов на отправку электронных документов. Если организация планирует постоянно обмениваться электронными бумагами с партнером, лучше заключить договор с абонентским обслуживанием. Месячная плата включает в себя определенный объем отправленных документов. Например, отправка 10 000 исходящих документов стоит 5000 руб., а 100 000 исходящих документов — 25 000 руб. Стоимость исходящего документа сверх пакета — 5 руб. Входящий трафик не тарифицируется.

Компании, которая отправляет мало документов по ТКС, выгоднее платить за каждую отправку. Допустим, организация ежемесячно отправляет каждому из трех покупателей счет-фактуру, счет на оплату и коммерческое предложение. То есть в месяц организация отправляет всего 9 документов. Стоимость услуг оператора ЭДО составит 45 руб.1

Совместимость с бухгалтерской программой

Операторы ЭДО предлагают ознакомиться со своими услугами в тестовом режиме. Это позволяет выбрать оператора с программным обеспечением, которое совместимо с бухгалтерской программой организации.

Возможность отправлять электронные документы сразу всем контрагентам

Через одного оператора организация вправе обмениваться документами и с госорганами, и с контрагентами (подробнее читайте во врезке ниже). Поэтому, если компания уже сдает отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, после подписания с партнерами соглашений об электронном взаимодействии ей выгодно обмениваться с ними «первичкой» через того же оператора.

Для справки

Операторы ЭДО, которым доверяет ФНС России

ФНС России рекомендует выбирать оператора из сети доверенных операторов ЭДО. Список компаний, входящих в сеть доверия ФНС России, опубликован на официальном сайте налоговой службы по адресу: https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/el_count/#t2.

Оператор электронного документооборота располагает достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями, чтобы обеспечивать обмен электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1.2 Временного положения о сети доверенных операторов электронного документооборота, утв. приказом ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). Кроме того, оператор ЭДО уплачивает налоги в соответствии с общим режимом налогообложения (п. 2.1 Временного положения) и имеет соответствующие лицензии (п. 2.2 Временного положения)

Можно платить за отправку каждого документа или абонентскую плату за месяц

Если организация ранее не пользовалась услугами оператора, ей лучше поинтересоваться, с какими операторами сотрудничает ее контрагент. Обмениваться электронными документами через одного оператора проще. Тем более что не все операторы могут обмениваться электронными документами между собой. Кроме того, компании стоит поинтересоваться, сможет ли она через выбранного оператора ЭДО сдать отчетность в госорганы.

Шаг пятый: адаптировать бухгалтерию и делопроизводство под ЭДО

Нужно утвердить внутренний порядок организации электронного документооборота и назначить ответственных лиц за его исполнение. Этот порядок компания прописывает в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете»).

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», № 12, июнь 2014

БСС «Система Главбух» ВИП-версия
Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее — соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

— объем электронного документооборота;
— форматы электронных документов;
— порядок хранения электронной отчетности;
— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).

Читайте на e.rnk.ru

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется» мы рассказали, что важно знать бухгалтеру при выставлении счета-фактуры в электронной форме и отправке такого документа покупателю

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24, от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Вместе с тем ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ указала, что компания может подтвердить расходы, подписанные указанным способом, если проставление такой подписи предусмотрено соглашением между сторонами. Следовательно, если в соглашении компании пропишут, что «первичку» можно подписывать простой подписью, этого будет достаточно для надлежащего оформления документов для целей налогообложения.

4. Закрепив формат документов, которыми компании обмениваются в электронном виде, можно избежать претензий к порядку их оформления

С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@):

— накладной по форме № ТОРГ-12;
— акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения — четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Комментарий эксперта

Светлана Болотова, специалист по налоговому планированию нефтеперерабатывающей компании

Нередко компаниям удается избежать налоговых доначислений в случае представления копий утраченных документов, которые компания получила от контрагента. Так произошло в споре, который рассмотрел ФАС Северо-Западного округа (постановление от 01.03.10 № А56-16916/2009). В этом деле налоговики отказали компании в вычете НДС в связи с отсутствием счетов-фактур. Указанные документы компания уничтожила по истечении срока хранения.

Однако в суд организация представила электронные копии необходимых счетов-фактур, которые она получила от контрагента. В результате суд согласился, что спорные вычеты были заявлены правомерно.

На мой взгляд, указание в соглашении об электронном документообороте на возможность получения от контрагента копии электронного документа положительно скажется на разрешении налоговых споров в подобных ситуациях

Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9). Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке.

6. Установление порядка предоставления электронных документов по запросам налоговиков поможет избежать доначислений

При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.

Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.

Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1, письмо ФНС России от 29.06.10 № МН-37-6/5451).

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», № 20, октябрь 2014

БСС «Система Главбух» ВИП-версия
Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании

Компания может оформить счет-фактуру как на бумаге, так и в электронном виде. Рассмотрим плюсы и минусы каждого способа составления документа, а также какой вариант выбрать компании исходя из удобства и налоговой безопасности.

Как правильно подписать счет-фактуру на бумаге и сколько подписей должно быть в электронной версии

Бумажный экземпляр счета-фактуры подписывает руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Данная норма предусматривает как минимум две подписи на бумажном документе.

Еще в 2004 году Минфин России разъяснил, что счет-фактура, в котором отсутствует подпись главного бухгалтера, не может служить основанием для вычета НДС у контрагента (письмо от 29.11.04 № 03-04-11/212). Не так давно финансисты еще раз подтвердили эту позицию (письмо Минфина России от 27.08.14 № 03-07-09/42854).

Так же считают и большинство судов (постановления ФАС Поволжского от 19.05.11 № А65-20359/2010, Северо-Кавказского от 09.04.10 № А15-2130/2008 и Московского от 17.08.11 № А40-54011/10-107-290 округов).

Но некоторые судьи соглашаются, что если в штате компании нет главбуха, то в счете-фактуре подпись можно поставить только одну — руководителя или иного уполномоченного лица (постановления Восточно-Сибирского от 12.04.11 № А19-11133/08, Московского от 16.01.09 № КА-А40/11421-08 и Северо-Кавказского от 23.04.10 № А53-3903/2009 округов).

А вот для электронного счета-фактуры одной подписи — руководителя или иного уполномоченного лица — вполне достаточно (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ и п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, далее — Правила заполнения счетов-фактур). Главное, чтобы подпись была усиленная квалицифированная (подробнее читайте ниже). В частности, Минфин России в письме от 20.07.12 № 03-07-15/80 разъяснил следующее:

Электронный счет-фактуру компания может подписать в отсутствие руководителя, имея его ЭЦП

«Счет-фактура, составленный в электронном виде, может подписываться до 1 июля 2012 года электронной цифровой подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью, а после признания утратившим силу Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ — усиленной квалифицированной электронной подписью или в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ усиленной неквалифицированной электронной подписью в случае, если сертификат ключа проверки электронной подписи выдан удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (вплоть до окончания действия сертификата или существования сети доверенных удостоверяющих центров ФНС России)».

Комментарий редакции: составлять электронные счета-фактуры удобно крупным компаниям с большим числом подразделений. Поскольку в этом случае легче заверить документ (нужна только одна подпись).

На бумаге счета-фактуры обычно оформляют в двух экземплярах, а в электронном виде файл формируют один

По общему правилу бумажные счета-фактуры компания выставляет в двух экземплярах: по одному для покупателя и для продавца (п. 6 Правил заполнения счетов-фактур). Исключений из этого правила два.

Первое — компания может не выставлять счета-фактуры физлицам, не зарегистрированным в качестве индивидуальных предпринимателей. Поскольку такие покупатели плательщиками НДС не являются, учет не ведут и счет-фактура им просто не нужен (письма Минфина России от 01.04.14 № 03-07-09/14382, от 23.11.12 № 03-07-09/153 и от 21.11.11 № 03-07-05/38). Поэтому, реализуя товары, работы или услуги физлицам, компания вправе оформить только один экземпляр счета-фактуры, который остается у нее.

Второе — начиная с октября текущего года продавец вправе не выставлять счет-фактуру покупателю, который не является плательщиком НДС или освобожден от обязанностей уплачивать этот налог. Либо если от НДС освобождена реализация товаров, работ или услуг (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). При этом компании необходимо получить от контрагента письменное согласие.

Соглашение об электронном документообороте не мешает выставить счет-фактуру на бумаге

В случае обмена электронными счетами-фактурами компания формирует в специализированной программе документ (подробнее читайте ниже), который направляет контрагенту по ТКС (п. 2.4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н, далее — Порядок оформления электронных счетов-фактур). Кроме того, экземпляр электронного счета-фактуры компания распечатывает на бумаге или хранит в компьютере для собственного учета.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

Для того чтобы выставить электронный счет-фактуру, необходимо договориться с контрагентом и установить специальное ПО. Более того, придется заключить договор с оператором электронного документооборота, который обеспечит онлайн-обмен бумагами между сторонами сделки.

О том, как технически подготовить компанию к электронному обмену счетами-фактурами и почему из бухгалтерской программы направить ЭСФ проще, читайте в статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется»

Комментарий редакции: с одной стороны, выставление электронных счетов-фактур экономит время бухгалтера. Поэтому такой способ оформления документов выгоден.

В то же время не исключены риски, что бухгалтер, направив электронный документ контрагенту, забудет сохранить его для внутреннего учета. Что, наоборот, увеличит трудозатраты на подготовку документа заново.

Кроме того, иногда компаниям, которые выставляют счета-фактуры в электронном виде, все-таки приходится оформлять и бумажные экземпляры. К примеру, если из-за сбоя в работе программы электронный документ утерян или искажен. Напомним, что Минфин России не против оформления бумажных счетов-фактур, если стороны сделки заключили соглашение об электронном документообороте (письмо от 12.09.13 № 03-07-09/37682).

Почему даты выставления электронного и бумажного счетов-фактур различаются и чем это опасно в налоговом плане

Дата выставления бумажного счета-фактуры — это дата оформления самого документа, указанная в соответствующей графе (строка 1 счета-фактуры). А вот в случае составления электронного документа таких дат, по сути, две:

— дата оформления счета-фактуры — это дата, отраженная в строке 1 счета-фактуры;
— дата выставления счета-фактуры — день, когда продавец направил счет-фактуру оператору ЭДО. Эту дату оператор фиксирует и формирует для продавца подтверждение с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры (п. 2.5 Порядка оформления электронных счетов-фактур).

Риски у продавца

В журнале полученных и выставленных счетов-фактур продавец указывает дату выставления счета-фактуры (подп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). А при регистрации документа в книге продаж — дату счета-фактуры, то есть дату отгрузки (подп. «е» п. 7 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Покупатель не теряет право на вычет, если электронный счет-фактура оформлен в июне, а выставлен в июле

Если организация реализовала товар в последний день II квартала, а оператор ЭДО получил счет-фактуру в первый день III квартала, то получится, что организация начислила налог раньше, чем выставила счет-фактуру. Налоговая служба не видит нарушений в рассмотренном порядке оформления регистров (письмо ФНС России от 28.07.14 № ЕД-4-2/14546). Но вероятность претензий инспекторов на местах не исключена.

Риски у покупателя

В рассматриваемой ситуации получится, что покупатель получит электронный счет-фактуру в более позднем периоде, чем он фактически был выставлен. Поэтому есть риск, что налоговики откажут компании в вычете НДС по такому документу (подробнее читайте ниже).

Читайте на e.rnk.ru

Вычет НДС по «опоздавшим» документам

На практике счет-фактура нередко приходит к покупателю с опозданием. Минфин России уверяет плательщиков, что этот факт не лишает их права на вычет НДС (например, письмо от 04.04.13 № 03-07-09/11071). Но налоговики на местах часто придираются к «опоздавшим» документам, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика.

О том, какие аргументы помогут компании отстоять свою позицию, читайте в статье «Нюансы применения вычета НДС в случае, если компания получила счет-фактуру от контрагента с опозданием»

В этом случае организация может заручиться поддержкой Минфина России. В письме от 04.04.13 № 03-07-09/11071 финансисты подтвердили, что покупатель имеет право на вычет НДС в том периоде, в котором он получил счет-фактуру от продавца. Не так давно аналогичные разъяснения привело и налоговое ведомство (письмо ФНС России от 28.07.14 № ЕД-4-2/14546). Напомним, что подобные аргументы справедливы как в отношении электронных, так и «опоздавших» бумажных счетов-фактур.

Комментарий редакции: с учетом разъяснений Минфина России и налоговой службы расхождения в дате составления и выставления электронных счетов-фактур не грозят налоговыми доначислениями ни покупателям, ни продавцам.

<…>

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», № 12, декабрь 2014

БСС «Система Главбух» ВИП-версия
Ответы на главные вопросы про электронный документооборот

Большинство компаний настроили электронный документооборот пока только с налоговиками и внебюджетными фондами. Но в процедуре еще далеко не все так гладко, как хотелось бы. Несмотря на то что утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота между проверяющими и налогоплательщиками (приказ ФНС России от 13 июня 2013 г. № ММВ-7-6/196@. – Примеч. ред.), на практике возникает множество вопросов. Решить их на законодательном уровне пока не удалось.

Рассмотрим наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются компании. Я подскажу, как решить каждую из них самым оптимальным способом.

В каком виде хранить электронные документы

Пожалуй, главная трудность состоит в том, что правила хранения электронных документов пока нигде не прописаны. Даже в законе об архивном деле таких правил нет (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Этот закон ориентирован на бумажные документы. Конечно, можно руководствоваться ГОСТами. Однако они не считаются нормативными актами, обязательными для применения. Как же тогда хранить документы?

Компании ничего не остается, кроме как самой прописать порядок хранения электронных документов во внутреннем акте. Например, в учетной политике или в отдельном положении о документообороте.

Прежде всего, нужно учитывать срок хранения документов. Если он составляет больше 10 лет, то оригиналы безопаснее распечатывать и хранить на бумаге.

Во-первых, потому что со временем меняются форматы документов. И вполне возможно, что в будущем действующие форматы будут несовместимы с операционными системами или возникнут другие сложности с просмотром. Во-вторых, устаревают носители информации. Пример – дискета. Еще лет шесть назад дискеты были у каждого бухгалтера и активно выручали его. Теперь же в редких случаях у компьютера есть подходящий разъем.

Если срок хранения документов меньше – до 10 лет, то компания может хранить их полностью в электронном виде. Но в таком случае надо правильно организовать архив (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Как хранить электронные документы

Критерии Локальное хранилище Облачное хранилище
Место хранения информации Компьютер организации Сервер провайдера (центра обработки данных)
Резервное копирование данных Порядок копирования определяет компания Регулярно осуществляет провайдер
Замена носителей информации За счет средств организации
Доступ к электронным документам Непосредственно с компьютера, на котором хранится информация. Можно настроить удаленный доступ для других устройств Удаленный. Открыть хранилище можно с любого устройства, подключенного к Интернету
Зависимость от качества каналов связи Нет Есть
Защита данных Настраивает компания Предоставляет провайдер

ЛОКАЛЬНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Один из способов хранить электронные документы – выделить отдельный сервер и рассортировать в нем информацию по папкам. При этом очень важно регулярно проводить резервное копирование документов на другие носители (компакт-диски, флешки, съемные жесткие диски). Вдруг сервер по какой-то причине придет в негодность.

Кроме того, сами носители нужно заменять. Ведь они имеют свойство устаревать. И может случиться, например, что с диска, который пролежал три года, уже не получится скопировать понадобившуюся накладную. Он просто не откроется.

Сейчас стали появляться программы, с помощью которых можно организовать архив электронных документов. В таких программах работать удобно: можно воспользоваться поиском документов, отсортировать их, разделить права доступа к информации и т.? д. Такие программы можно купить или бесплатно скачать в Интернете.

ОБЛАЧНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Все большую популярность сейчас приобретают облачные хранилища информации. Такие технологии активно развиваются и уже зарекомендовали себя как удобные и надежные системы хранения данных.

Все вопросы, связанные с резервным копированием и заменой носителей, берут на себя центры обработки данных. Ведь это именно они хранят информацию. Услуги облачного хранения в настоящее время предоставляют многие операторы электронного документооборота.

Как подтвердить электронную подпись

Проверяя документы компании, налоговикам важно знать, что их подписал действительно уполномоченный сотрудник. Поэтому хранить нужно не только документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Кстати, инспекторы потребуют доказать, что на момент подписания сертификат был действительным. А если момент подписания определить нельзя, то проверяют на день ревизии (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Однако век сертификата недолог. В удостоверяющем центре его выдают всего на один год. Тогда как проверку могут назначить несколькими годами позже. Сразу скажу, что компаниям беспокоиться не о чем. Действительность сертификата поможет подтвердить оператор электронного документооборота. Для этого операторы ЭДО используют усовершенствованную электронную подпись, которая содержит так называемые штампы времени. Они и позволяют доказать, что на момент подписания документа электронная подпись существовала, а сертификат был действительным.

Комментарий редакции

Одной подписи в электронном документе достаточно

Многих настораживает тот факт, что электронный документ подписывает всего один человек. Тогда как в бумажной версии этого документа может быть сколько угодно подписантов. Тогда нам задают вопрос: не является ли такое расхождение в правилах оформления документов опасным? Не переживайте, в этом ничего критичного нет.

Вся логика работы с электронными документами построена так: с одной стороны – одна подпись. Если нужно организовать работу так, чтобы подписи ставили ответственные лица, можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить их электронные подписи. Однако в любом случае к контрагенту через оператора документооборота попадет всего одна электронная подпись руководителя или уполномоченного сотрудника.

Каким образом передать документы проверяющим

В ходе налоговой проверки в определенных случаях инспекторы могут провести выемку документов. Во-первых, на такую меру они вправе пойти, если компания отказывается представить документы в добровольном порядке или не представила эти бумаги в назначенный срок (п. 4 ст. 93 НК РФ). Во-вторых, если проверяющим недостаточно копий и у них есть основания полагать, что компания уничтожит, скроет, изменит или заменит документы, свидетельствующие о нарушении (п. 8 ст. 94, п. 14 ст. 89 НК РФ).

Но неясно, как инспекторы должны проводить выемку электронных документов. Более того, у самих проверяющих по этому вопросу нет единого мнения. Например, в некоторых местных инспекциях считают, что нужно забрать из компьютера компании жесткий диск. Но данные, которые содержатся на диске и не относятся к проверке, инспекторы изымать не вправе (п. 5 ст. 94 НК РФ).

В самой ФНС России признают, что порядок выемки электронных документов не урегулирован законом. И соглашаются, что самый оптимальный вариант – это не выемка в ее традиционном понимании, а представление документов по ТКС. То есть скорее всего, если надо проверить документы, инспекция затребует их по ТКС. И компания отправит документы в электронном виде.

Разберем более распространенный случай: как представить электронные документы в рамках выездной проверки? Согласно пункту 12 статьи 89 НК РФ, компания должна организовать для проверяющего рабочее место: подготовить стол, стул, компьютер с доступом в Интернет, выгрузить необходимые электронные документы или открыть к ним доступ. Кроме того, понадобится установить на компьютер программы, которые позволят просматривать документы, проверять их формат и электронную подпись.

Можно договориться о более простом решении. О том, что компания вправе представить документы в инспекцию по ТКС, если их форматы утверждены ФНС России, прямо сказано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Однако сейчас список утвержденных форматов электронных документов весьма невелик.

Поэтому остается непонятным, как представлять документы в электронном виде, если они созданы не по форматам налоговой службы. Например, акты сверки и соглашения о взаимозачете.

В таких случаях можно представить копии документов на бумаге. При этом их надо заверить подписью руководителя и печатью организации с пометкой «копия верна». То есть так же, как и обычные бумажные документы. Добавляется лишь отметка о том, что документ был подписан квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1–2 и ФНС России от 29 июня 2010 г. № МН-37-6/5451).

Чем заменить недопустимые символы

В форматах ФНС России не все символы являются допустимыми. Возьмем для примера такой распространенный символ, как прочерк. Между тем в определенных случаях правила заполнения документов предписывают проставлять такие символы. Например, в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры, если его выставляют на сумму предоплаты или на стоимость оказанных услуг, выполненных работ.

В любом случае безопаснее для налогоплательщика соблюдать формат. То есть оставлять поле пустым. Ведь технически формализованный документ, который отправлен в ФНС, проходит проверку. И если в нем есть недопустимые символы, то проверку документ может не пройти.

Отсутствие прочерка относится к тем недочетам, которые не препятствуют инспекторам определить продавца, покупателя, стоимость товара, сумму, ставку налога. А значит, это не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка