Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
11 марта 2016 16 просмотров

Сотрудники организации периодически по роду своей деятельности посещают выставки и конференции в пределах региона (Москва и Московская область). Транспортные расходы по таким поездкам решено компенсировать сотрудникам. Каким образом документально оформить данные поездки, чтобы можно было затраты по ним учесть расходах по налогу на прибыль?

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того, установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ и предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

Если сотрудникам установлен разъездной характер работ, размеры и порядок возмещения расходов установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально.

Если разъездной характер работ сотрудникам, которым оплачивается проезд, не установлен, чтобы обезопасить себя с налоговой точки зрения, порядок возмещения соответствующих расходов необходимо предусмотреть в трудовом и коллективном договорах, а также прописать в положении о компенсации расходов сотрудников. Подробно об этом – далее в материалах «Системы «Главбух».

Обоснование

1. Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль

<…>


При расчете налога на прибыль сумму полученных доходов можно уменьшить на сумму понесенных расходов (ст. 247 НК РФ). Расходы учтите в денежной форме (п. 3 ст. 274 НК РФ).

Условия признания расходов

Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:

Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

<…>

2. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

<…>

Способы оплаты

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Выдача проездных

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 14 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.


Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником

Нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО?2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– списана стоимость использованных проездных билетов.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте. Разъездной характер работ сотруднику не установлен

Да, нужно.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7ст. 9Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:

  • установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
  • предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

<…>

3. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

<…>

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗписьмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии

Да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.

Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

<…>

Бухучет

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. по делу № А65-12595/2013).

<…>

Ситуация: как учесть при расчете страховых взносов и НДФЛ фиксированную надбавку к зарплате за разъездной характер работы

Начислите страховые взносы. НДФЛ не удерживайте, если надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути.

Страховые взносы

Фиксированная надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, ведь работодатель не возмещает сотруднику фактические расходы на проезд. Такая надбавка является доплатой к зарплате за особые условия труда.

Следовательно, для целей расчета страховых взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такую надбавку нужно рассматривать как вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей. Эта выплата облагается взносами на общих основаниях. Такой порядок следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные выводы подтверждены письмом Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19 и арбитражной практикой (см., например, определения Верховного суда РФ от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889ВАС РФ от 28 февраля 2014 г. № ВАС-1434/14, постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30 июля 2015 г. № Ф02-2769/2015ФАС Западно-Сибирского округа от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012).

НДФЛ

Надбавки можно считать компенсацией, которая не облагается НДФЛ. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (п. 4Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г.определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).

Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается НДФЛ.

ФНС России письмом от 3 ноября 2015 г. № СА-4-7/19206@ направила нижестоящим инспекциям Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Значит, инспекторы не будут требовать удерживать НДФЛ с надбавки, которая выплачена за фактические дни в пути.

А если речь идет о фиксированной надбавке, которая выплачена независимо от количества дней в режиме разъездов? Тогда это вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей, НДФЛ удерживайте по общим правилам (ст. 210 НК РФ).

Аналогичные выводы подтверждены в письме Минфина России от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76.

<…>

Налог на прибыль

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии со статьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).

Стоит отметить, что ранее в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.

Главбух советует: при расчете налога на прибыль определиться со статьей затрат по оплате расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, важно, в частности:

Поэтому если, например, организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то суммы компенсаций за разъездной характер работы целесообразно относить на расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).

Если затраты на оплату труда включены состав в прямых расходов, то расходы, связанные с разъездным характером, лучше списывать по статье прочих производственных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Момент включения расходов, связанных с разъездным характером работы, в состав затрат при расчете налога на прибыль зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

В частности, если компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом (то есть сотруднику выдаются деньги под отчет), то моментом ее начисления будет дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Подтверждает это и письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.

Подробнее о признании расходов при методе начисления см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации за разъездной характер работ (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль, и в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (ст. 252 НК РФ, п. 4 и7 ПБУ 18/02).

<…>

4. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», №6, март 2014


Как правильно с налоговой точки зрения составить положение о компенсации проезда сотрудников

(статья доступна в vip-версии «Системы «Главбух»)

<…>

В штате большинства компаний есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами (курьеры, водители). Таким сотрудникам работодатель возмещает расходы на проезд на основании трудового законодательства (ст. 168.1 ТК РФ). На практике нередко служебное задание вне офиса выполняют и другие сотрудники, работа которых не носит разъездной характер. К примеру, бухгалтеру необходимо лично отвезти документы в инспекцию. Или руководитель отправляется в офис контрагента для обсуждения условий договора.

При этом Трудовой кодекс относит деловые поездки «неразъездных» сотрудников к служебным командировкам, а это означает, что на каждую такую поездку необходимо составлять документы. Однако на практике разовые поездки редко оформляют командировочным удостоверением и иными командировочными документами (см. врезку ниже). Ведь это нецелесообразно с точки зрения документооборота, да и проблематично, например, потребовать от директора отчет о его деловой поездке.

Чтобы обезопасить себя с налоговой точки зрения, порядок возмещения соответствующих расходов необходимо предусмотреть в трудовом и коллективном договорах, а также следует прописать в положении о компенсации расходов сотрудников (см. образец справа).

1. В положении целесообразно указать должности сотрудников, на которых оно распространяется. Это обоснует расходы на служебные поездки как генерального директора, так и штатного курьера.

По мнению Минфина России, сумму возмещения, выплачиваемую сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, компания вправе учесть в налоговых расходах (письмо от 13.05.13 № 03-04-06/16384). При этом понятие разъездного характера работ в законодательстве не закреплено (письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.09 № 22-2-3644).

Соответственно каждая компания вправе самостоятельно определить, какие должности в штатном расписании являются «разъездными» (письмо ФНС России от 06.08.10 № ШС-37-3/8488). Прописать это можно в том числе в положении о компенсации сотрудникам расходов на проезд.

2. В документе лучше разграничить возмещение командировочных расходов и затрат на служебные поездки сотрудников. Дело в том, что служебную поездку сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя квалифицировать в качестве командировки (ст. 166 ТК РФ). Минфин России в письме от 25.10.07 № 03-03-06/1/735 уточняет, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения.

Кроме того, служебная командировка и краткосрочная деловая поездка сотрудника оформляются разными документами. Ведь, например, отчет о командировке не составляется при поездке в банк кассира, поскольку фактически такая поездка входит в его функциональные обязанности согласно должности и трудового контракта.

Наконец, в налоговом учете организация по-разному отражает затраты на проезд командированного и «разъездного» сотрудника. Расходы на разовые поездки в рамках командировок относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А компенсация расходов на проезд сотрудника, работа которого осуществляется в пути, признается расходом организации на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ и письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061153).

Отметим также, что Минфин России в отличие от столичных налоговиков также считает спорную компенсацию прочим расходом, связанным с производством и реализацией (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.11 № 03-03-06/1/341 и от 18.08.08 № 03-03-05/87).

Более того, документально подтвержденное возмещение расходов на проезд сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не является оплатой периода командировки. Следовательно, облагаемого НДФЛ дохода у сотрудника не возникает (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@ и Минфина России от 05.07.13 № 03-04-06/25956от 07.06.11 № 03-04-06/6-131).

3. В положении целесообразно перечислить перечень документов, на основании которых работник направляется в поездку. Поскольку при краткосрочной поездке командировочные документы не составляются, организации необходимо в положении о компенсации расходов на проезд привести перечень документов, которые оформляются при поездке сотрудника. В частности, такими документами могут выступать:

— маршрутный лист (оформляется курьеру для доставки продукции по адресам покупателей);
— обходной лист (составляет торговый представитель с указанием адресов розничных торговых точек, где он представляет продукцию компании);
— приказ руководителя (для обоснования поездки сотрудника для оформления сделки с контрагентом);
— пояснительная записка сотрудника (в частности, бухгалтер обоснует необходимость личного присутствия в инспекции) и пр.

В подтверждение этой позиции можно привести разъяснение Минфина России от 04.06.08 № 03-03-06/1/344. В этом письме финансовое ведомство подтвердило право компании самостоятельно разработать первичный документ, которым она подтвердит выплату возмещения расходов на проезд «разъездного» сотрудника.

4. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо предусмотреть порядок выплаты такой компенсации. Дело в том, что оплачивать служебные поездки сотрудников компания может как авансом (к примеру, до начала отчетного периода), так и постфактум, компенсируя собственные средства сотрудников, затраченные ими на проезд. Если организация периодически выплачивает работникам денежные средства, за счет которых последние приобретают проездные документы (проездной билет на метро или единый билет на общественный транспорт на месяц), велика вероятность возникновения фактических расхождений.

Например, компания выплатила работнику 1000 руб. Работник приобрел единый проездной билет на месяц стоимостью 800 руб. и 300 руб. потратил на проезд на пригородной электричке. В этом случае разницу в 100 руб. организация по окончании месяца возместит сотруднику на основании его письменного заявления с приложенными проездными документами. Но возможна и обратная ситуация — затраты работника составили лишь 800 руб. на единый проездной билет. В этом случае оставшиеся 200 руб. сотрудник должен возвратить в кассу организации.

По мнению налоговиков, если за выданные под отчет денежные средства сотрудник не отчитался (не подтвердил свои расходы на приобретение проездных документов кассовыми чеками или иной «первичкой»), такие суммы признаются его доходом, с которого работодатель как налоговый агент обязан удержать НДФЛ (письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263, УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487).

При этом суды в большинстве случаев поддерживают контролеров (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 , от 05.03.13 № 13510/12 и ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013). Вместе с тем ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 14.09.09 № А32-27520/2008-19/520 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.01.10 № ВАС-17159/09) пришел к иному выводу — тот факт, что директор компании не вернул выданные под отчет суммы, не изменяет целевой характер таких средств. Соответственно спорные денежные средства не являются налоговым доходом физлица и обложению НДФЛ не подлежат.

Учитывая неоднозначную позицию судов и мнение налоговиков, компании целесообразно заранее не выдавать денежные средства на оплату проезда работникам в рамках их трудовых обязанностей, а компенсировать фактически понесенные сотрудниками расходы. Такой порядок безопаснее закрепить в положении о компенсации расходов на проезд.

5. Указание в документе видов транспорта и суммы компенсации обоснует понесенные расходы. Использование некоторых видов транспорта при выполнении служебных заданий нередко вызывает претензии контролеров. В частности, рискованно включать в налоговые расходы стоимость проезда сотрудника на такси (см. врезку ниже), расходы на аренду автотранспорта (письмо Минфина России от 29.11.10 № 03-03-06/1/742) или возмещать затраты на ГСМ по личному транспорту сотрудника. Напомним, что независимо от условий положения о компенсации расходов на проезд в налоговые затраты компания вправе включить сумму компенсации ГСМ по личному автотранспорту сотрудника только в пределах установленных законодательством норм (письмо Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239).

Отметим также, что, помимо перечисления видов транспорта, проезд на котором подлежит возмещению, целесообразно запросить у сотрудника пояснительную записку, объясняющую такой выбор. К примеру, из-за отсутствия сообщения общественного транспорта или нарушения движения по маршрутам (вследствие дорожно-транспортного происшествия) сотрудник отправился на переговоры на такси, курьеру вместо передвижения на общественном транспорте удобнее использовать собственный автомобиль для доставки габаритных товаров клиентам и пр.

6. В положении компания вправе прописать возможность компенсации сопутствующих транспортных расходов сотрудника. В частности, деловые поездки сотрудников могут быть международными или междугородними. В этом случае у них возникают дополнительные расходы в виде аэропортовых платежей, консульских или визовых сборов, а также пошлин за оформление загранпаспортов. Такие сборы направленный в служебную поездку сотрудник не может не оплатить, а их размер зависит от выбранного транспорта.

ФНС России в письме от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@ согласилась, что компания вправе включить в налоговые расходы:

— плату за оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.

Поскольку несение таких расходов обусловлено исполнением постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

По мнению автора, если обязанность возместить работнику подобные затраты, сопутствующие оплате проезда, предусмотрена в положении о компенсации расходов на проезд, компания сможет учесть их и в том случае, если поездки работника за границу являются не командировками, а обусловлены разъездным характером работы.

7. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо закрепить перечень документов, которые подтвердят понесенные расходы. В частности, это билеты на оплату проезда в общественном транспорте, квитанции на оплату услуг такси и посадочные талоны. Так, Минфин России подтвердил, что расходы на покупку электронного билета подтверждает:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
— контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (письмо от 29.08.13 № 03-03-07/35554).

Отметим также, что работник может представить в бухгалтерию квитанцию о выписанном ему штрафе за безбилетный проезд. Даже если компания в положении о компенсации расходов на проезд предусмотрит возмещение такого штрафа, выплатить соответствующую сумму ей придется за счет чистой прибыли. Поскольку административные штрафы при расчете базы по налогу на прибыль не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка