Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
11 марта 2016 157 просмотров

Корпоративная карта оформлена на организацию, но также на руководителя (он является держателем карты). Может ли пользоваться картой другой сотрудник организации (снимать наличные или расплачиваться картой.)?

Да, может. Однако отчитаться за произведенные расходы необходимо тому сотруднику, на которого оформлена банковская карта, то есть руководителю организации.

Обоснование

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 9, Май 2014
Оформляем корпоративную банковскую карту на сотрудника: порядок действий и налоговые нюансы

Использование корпоративных пластиковых карт выгодно и для самой компании, и для ее работников. Для последних удобство заключается в возможности оперативного доступа к денежным средствам. Кроме того, удобно использовать карты за рубежом (не нужно заранее обменивать валюту). Для компании плюс в том, что выдача средств под отчет на корпоративную карту снижает риск их кражи и утери.

Что нужно сделать Описание действий Налоговые и правовые последствия, порядок учета
Выбрать вид открываемой корпоративной карты (дебетовая или кредитная) Банки осуществляют эмиссию банковских карт (дебетовых, кредитных, предоплаченных), держателями которых являются физические или юридические лица, а также индивидуальные предприниматели (Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.04 № 266-П, далее — Положение № 266-П). Дебетовая карта используется для совершения операций ее держателем в пределах суммы, которая перечислена на счет.
Кредитная карта используется для совершения ее держателем операций за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией-эмитентом клиенту в соответствии с условиями кредитного договора.
Также карты могут предусматривать определенные условия. К примеру, предоставление овердрафта (кредитование дебетовой карты в пределах установленного лимита) или условие cashback (возврат части денежных средств на счет держателя)
Нюансы по НДФЛ могут возникнуть в случае, если корпоративная карта предусматривает условие cashback или условие о льготном периоде кредитования. В отношении первого условия Минфин России в письме от 19.04.12 № 03-04-08/0-78, доведенном до налоговиков на местах письмом ФНС России от 23.09.11 № ЕД-4-3/15678@, разъяснил, что возврат клиенту части затраченных средств на приобретение товаров предоставляется ему при соблюдении определенных условий. Одно из таких условий — оплата покупок с использованием банковских (платежных) карт (совершение физическим лицом расходных операций по оплате банковских услуг). Следовательно, возврат держателю карты части средств от суммы произведенных операций с использованием банковских (платежных) карт можно рассматривать как скидку, предоставленную со стоимости услуг банка. Такая скидка не приводит к возникновению объекта обложения НДФЛ.
В отношении второго условия налоговые последствия следующие. У держателя карты дохода в натуральной форме не возникает, если бонусная программа в рамках обслуживания банковской карты предусматривает льготное обслуживание. Президиум ВАС РФ в постановлении от 09.04.13 № 13986/12 сделал такие выводы в отношении бесплатного пользования клиентом банка VIP-зоны в аэропорту. А Минфин России подтвердил отсутствие налогового дохода в случае установления банком льготного периода кредитования по кредитной карте (письмо от 18.04.12 № 03-03-10/38)
Определить, какие работники будут пользоваться корпоративной картой

Компания может открыть как именную корпоративную карту, держателем которой выступает конкретный сотрудник, так и обезличенную. В последнем случае передача карты сотруднику осуществляется на основании приказа руководителя.

На практике нередко сотрудники передают друг другу именные карты для оплаты. Обращаем внимание, что в этом случае отчитаться за произведенные расходы необходимо тому сотруднику, на которого оформлена банковская карта. Отметим также, что к одному банковскому счету может быть выпущено несколько банковских карт, держателями которых будут разные лица — работники компании (п. 2.1 Положения № 266-П)

На данном этапе возникают трудовые нюансы.Трудовой кодекс не содержит такого условия для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты. Следовательно, в случае недостачи денежных средств на корпоративной карте сотрудник, являющийся держателем карты, несет ответственность перед работодателем в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 НК РФ). Если же с работником заключен договор о полной материальной ответственности по иным основаниям (должность сотрудника включена в Перечень, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85), то компания вправе истребовать у сотрудника, виновного в недостаче средств по карте, возмещение полного действительного ущерба (ст. 242 ТК РФ)
Открыть отдельный карточный счет Порядок открытия счета предусмотрен, как правило, в договоре с конкретным банком. Чтобы открыть счет, в частности, нужно:
—написать заявление на открытие счета;
—оформить карточку образцов подписей;
—подписать договор банковского счета для расчетов по операциям с использованием корпоративных карт;
—оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.
После оформления всех необходимых документов и открытия второго счета организация представляет в банк:
—реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
—заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
—приказы на выдачу карт подотчетным лицам, указанным в реестре.
Отметим, что карту можно выпустить к действующему расчетному счету компании
Об открытии счета необходимо в течение семи дней уведомить:
—налоговый орган (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ, постановления Президиума ВАС РФ от 21.09.10 № 2942/10 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.06.08 № А33-2910/07-03АП-234/08-Ф02-2360/08).
На практике есть мнение, что при открытии карточного счета договор банковского счета не заключается. Следовательно, спорный счет не является счетом по смыслу пункта 2 статьи 11 НК РФ и сообщать о нем в налоговую обязанности нет (постановления ФАС Уральского округа от 09.06.09 № Ф09-3786/09-С3 и от 09.06.09 № Ф09-3782/09-С3).
Сообщение в налоговую инспекцию необходимо представить по форме № С-09-1 (утв. приказом ФНС России от 09.06.11 № ММВ-7-6/362@);
—орган контроля за уплатой страховых взносов (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Уведомление в ФСС РФ подается по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 12.04.11 № 67. Форма подачи сведений в ПФР приведена на официальном сайте фонда.
Если компания открывает корпоративную карту к существующему расчетному счету, уведомлять налоговый орган и страховые фонды не требуется
Сообщить об открытии счета в налоговый орган и страховые фонды
Составить внутренний порядок (регламент) по работе (обращению) с корпоративными картами Такой регламент необходимо утвердить приказом руководителя. В нем целесообразно прописать, в частности:
—должности сотрудников, которые имеют право на получение корпоративной (в том числе именной) карты;
—порядок составления реестра держателей корпоративных карт с указанием лимитов по карте;
—перечень случаев, когда сотруднику выдается корпоративная карта (выдача подотчетных средств для оплаты товаров, работ или услуг, направление сотрудника в командировку и пр.);
—порядок использования карты (для оплаты товаров, работ или услуг, для снятия наличных средств через банкомат и пр.);
—порядок взыскания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
—ответственность за сохранность карты, а также за расходованием средств по ней в пределах установленных расходных лимитов
Как правило, снятие наличных денег с карты через банкомат того банка, в котором открыта карта, осуществляется без комиссии. Однако в регионе, куда командирован сотрудник, такого банкомата может не быть. Комиссию банка, удержанную при снятии наличных через банкомат, можно учесть при налогообложении прибыли. Такие суммы образуют командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) или прочие расходы на оплату услуг банков, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ)
Утвердить порядок передачи карты сотруднику Факт передачи корпоративной карты сотруднику целесообразно зафиксировать в акте приема-передачи ТМЦ. Разработать форму такого акта компания может самостоятельно (с учетом обязательных для первичных документов реквизитов).
В частности, в акте лучше прописать:
—ФИО работника и его должность;
—реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты);
—остаток денежных средств на карте (в том числе кредитный лимит);
—расходный лимит по карте (величину денежных средств, которые сотрудник вправе расходовать);
—цели расходования денежных средств в соответствии с приказом руководителя;
—факт передачи сотруднику конверта с PIN-кодом.
Если сотруднику выдается обезличенная корпоративная карта, целесообразно составлять такой акт каждый раз, когда карта выдается сотруднику. Передачу именной карты можно оформить единовременно в момент ее получения, поскольку иные лица, кроме ее держателя, указанного на лицевой стороне, не вправе осуществлять операции по карте.
Отметим, что большинство платежных карт имеет код CCV — код, запрашиваемый при оплате через интернет (указан на оборотной стороне карты). Во избежание мошеннических действий сотрудниками компании целесообразно не указывать этот код в акте приема-передачи карты
Если сотрудник своевременно не отчитался по расходованию денежных средств (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012 и Восточно-Сибирского от24.01.14 №А19-2278/2013 округов) или не вернул полученные под отчет средства (постановления ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012 и Восточно-Сибирского от24.01.14 №А19-2278/2013 округов) у него возникает доход, с которого работодатель удерживает НДФЛ.
Кроме того, облагаемый НДФЛ доход возникнет и в том случае, если работник снимет денежные средства с корпоративной карты на личные нужды и не возвратит их.
Может случиться ситуация, когда именной корпоративной картой сотрудник оплачивает услуги в пользу иных сотрудников. К примеру, в командировку направлены три менеджера, при этом карта выдана только ведущему менеджеру. Он со счета карты оплачивает гостиницу, питание и проезд на всю группу командированных сотрудников. Контролеры в этом случае указывают на нарушение порядка ведения кассовых операций — передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. И настаивают на том, что спорные суммы являются налоговым доходом физлиц. Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 08.10.07 № 09АП-12853/2007-АК пришел к выводу, что денежные средства, полученные работником от работодателя под отчет, не являются его доходом (ст. 41 НК РФ). Наличие дефектов в оформлении первичных документов не свидетельствует о том, что работник получил экономическую выгоду.
А целевой характер средств подтверждает пояснительная записка сотрудника — держателя карты (ФАС Московского округа постановлением от 23.01.08 № КА-А40/14448-07 оставил решение суда апелляционной инстанции в силе)
Определить перечень документов, подтверждающих расходные операции по карте Начиная с 1 января 2013 года сотрудник может отчитаться за расходование подотчетных средств в произвольной форме. При этом такой авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В таком отчете целесообразно отразить следующие сведения:
—реквизиты корпоративной карты (ФИО держателя, тип, номер и срок действия);
—остаток денежных средств на карте на момент ее получения;
—остаток денежных средств на карте на момент ее возврата;
—информацию о пользовании кредитным лимитом.
Чтобы подтвердить перечень осуществленных операций по карте, целесообразно приложить к авансовому отчету:
—слип-чеки по всем покупкам (п. 3.3 Положения № 266-П). Обращаем внимание, что, если форма чека предусматривает место для подписи кассира, безопаснее, чтобы такая подпись была проставлена;
—чеки терминала, если сотрудник получал наличные деньги через банкомат или, наоборот, пополнял карту наличными.
Проверить реальность операций компания может, обратившись в банк за выпиской по счету (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории РФ, утв. Банком России 16.07.12 № 385-П). Перечень операций и суммы должны точно соответствовать представленным чекам или квитанциям
Компания вправе заявить к вычету НДС по товарам, работам или услугам, оплаченным подотчетным лицом корпоративной картой, в общем порядке. При этом документом, дающим компании право на такой вычет, будет надлежаще оформленный счет-фактура или чек ККТ, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой (письмо Минфина России от 20.05.05 № 03-04-11/116, постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.08 № 17718/07, ФАС Северо-Западного от03.09.13 №А56-4764/2013 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 26.12.13 № ВАС-18613/13), Западно-Сибирского от 20.07.09 № Ф04-4134/2009(10406-А67-42) и Московского от 23.08.11 № КА-А41/7671-11 округов). Порядок оплаты (наличный или безналичный) при этом значения не имеет.
Расходы компании, произведенные с карточного счета, можно учитывать при налогообложении прибыли. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 29.05.06 № КА-А40/4677-06 пришел к выводу, что фактическая оплата представительских расходов кредитными картами VISA подтверждается приложенными к авансовым отчетам слипами и расходными кассовыми ордерами, которые свидетельствуют о фактическом списании денежных средств с карточного счета
Закрепить порядок бухгалтерского учета операций с корпоративной банковской картой Снятие денежных средств с корпоративной карты приравнивается к выдаче подотчетных сумм. Следовательно, в учете необходимо отразить все расходные и приходные операции по карте.Аналитический учет целесообразно вести в разрезе держателей карт. Если компания открыла отдельный счет на каждого держателя корпоративной карты — то по каждому счету. Если несколько карт привязано к одному счету — вести несколько субсчетов.
Также обособленно ведут операции по валютным картам или в случае конвертации денежных средств.Компания не приходует в кассе денежные средства, полученные сотрудником на корпоративную карту, поэтому отражать соответствующие операции в кассовой книге не нужно.
Налоговики считают иначе и взыскивают с компаний штрафы за грубые нарушения порядка ведения кассовых операций. Но суды на стороне компаний (постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.13 № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.12 № А03-6142/2012)
Расчеты по корпоративной карте учитывают на счете 55 «Специальные счета в банках».
Операции по карте отражают следующими бухгалтерскими проводками:
Дебет 55 Кредит 51 — зачисление компанией средств на карту;
Дебет 55 Кредит 71 — пополнение карты сотрудником через банкомат;
Дебет 71 Кредит 55 — списание средств с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств через банкомат;
Дебет 26 (60 или 91) Кредит 71 — представление авансового отчета;
Дебет 50 Кредит 73 — внесение работником денежных средств для возмещения личных расходов;
Дебет 70 Кредит 73 — удержание из зарплаты работника средств, потраченных им на личные цели.
Если стоимость товаров, работ или услуг выражена в иностранной валюте (оплата происходит за границей), а корпоративная карта оформлена в рублях, пересчет происходит по курсу (внутреннему курсу Visa или MasterCard, действующему на дату совершения операции (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. приказом Минфина России от 27.11.06 № 154н)


<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка