Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
22 марта 2016 30 просмотров

"Спецодежда – это средство индивидуальной защиты. Ее выдают сотрудникам, которые заняты на работах, связанных с загрязнением" (какого рода загрязнения подразумеваются: пыль-грязь или химические?).Подскажите пожалуйста, одежда с логотипом компании (организация занимается производством и реализацией окон ПВХ) будет являться спецодеждой или форменной одеждой, если выдается:1) производственным рабочим в цеха, грузчикам2) монтажникам окон3) замерщикам, сотрудникам отдела рекламации4) сотрудникам АХО

Выдаваемая вами работникам одежда с логотипом компании признается форменной одеждой, т.к. выдавать сотрудникам спецодежду надо по Правилам, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. При этом типовыми отраслевыми нормами установлены профессии, для которых спецодежда обязательна, а также виды такой одежды и сроки использования.

Указанные Вами профессии в такой перечень не попадают.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам

Когда и кому выдавать спецодежду

Спецодежда – это средство индивидуальной защиты. Такую одежду обязательно надо выдавать тем сотрудникам, которые заняты на работах:

  • с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • в особых температурных условиях;
  • связанных с загрязнением.

Об этом сказано в абзаце 6 части 2 статьи 212 и статье 221 Трудового кодекса РФ.

Выдавать сотрудникам спецодежду надо по Правилам, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. При этом типовыми отраслевыми нормами установлены профессии, для которых спецодежда обязательна, а также виды такой одежды и сроки использования.

Бывает также, что сотрудникам выдают одежду, не предназначенную для защиты от каких-либо вредных факторов. Лишь с той целью, чтобы продемонстрировать принадлежность к конкретной организации или соблюсти фирменный стиль. Такую одежду считают форменной. Ее выдают определенным категориям сотрудников – по перечню, предусмотренному законодательством или локальными документами работодателя. В отношении такой одежды правила для спецодежды не действуют, ее учитывайте по-другому. *

Можно ли выдавать сверх отраслевых норм

Для улучшения условий работы сотрудников можно отступить от отраслевых правил. Так, по своей инициативе можно:

  • чаще менять спецодежду, ведь отраслевыми нормами установлены только предельные сроки ее использования;
  • заменить спецодежду другим ее видом. Для этого в региональную инспекцию труда направьте письменный запрос. В нем обоснуйте, чем вызвана такая необходимость. И только после того как получите положительный ответ, можно будет выдать сотрудникам другую спецодежду. Если замена не носит принципиального характера, например вместо куртки выдаете ветровку, то согласовывать ее не нужно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/320);
  • выдать спецодежду сотрудникам, для которых типовыми нормами она не предусмотрена. Для этого придется провести специальную оценку условий труда. Если по ее результатам условия работы будут признаны вредными, опасными или связанными с загрязнением, то выдача спецодежды будет обоснована. Порядок проведения такой оценки установлен Законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Если в организации есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами.

Все это следует из части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ, пунктов 6, 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Где закрепить порядок выдачи спецодежды

Порядок выдачи спецодежды закрепите в локальных документах. Например, в коллективном или трудовом договоре или Правилах трудового распорядка. При этом нужно утвердить следующие данные:

  • перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда, с загрязнением;
  • нормы выдачи спецодежды по каждой должности;
  • срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.

Такой вывод позволяют сделать пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н, а также часть 4 статьи 189 и абзац 9 части 2 статьи 41 Трудового кодекса РФ.

По каким правилам выдавать спецодежду

Работодатель должен приобретать спецодежду за счет собственных средств и выдавать ее сотрудникам бесплатно. Такое требование установлено в части 3 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункте 4 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

В некоторых случаях спецодежду можно приобрести за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Комбинезоны, каски, сапоги, противогазы и прочая спецодежда и средства индивидуальной защиты должны быть сертифицированы. Поэтому, приобретая их, нужно убедиться в наличии сертификатов соответствия. Выдавать сотрудникам несертифицированные средства индивидуальной защиты нельзя. Это следует из части 6 статьи 215, части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункта 8 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Если не обеспечить сотрудников спецодеждой, когда это необходимо, они вправе прекратить работу. В этом случае наказать их в рамках дисциплинарной ответственности не получится. Более того, работодатель обязан оплатить сотрудникам время простоя. Об этом сказано в части 6 статьи 220 Трудового кодекса РФ и пункте 11 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Спецодежду сотрудники должны носить только в рабочее время. Они не вправе выносить ее за пределы рабочего места. Исключение предусмотрено для отдельных случаев, когда по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден. Например, на лесозаготовках. Тогда спецодежда может оставаться в нерабочее время у сотрудника. Об этом сказано в пункте 27 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Для хранения спецодежды оборудуйте специальные помещения – гардеробные. Такое указание есть в пунктах 30, 31 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Зимнюю спецодежду выдавайте с наступлением холодов. С наступлением теплого времени года ее нужно собрать и определить на хранение до следующего сезона. При этом в нормативные сроки носки сезонной одежды включено время ее хранения. Убедиться в этом вы можете в пункте 21 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Например, вот какой порядок предусмотрен в Москве и Московской области в электротехническом производстве для водителей электротележки при наружных работах зимой. Им нужно выдать дополнительную куртку на утепляющей прокладке. Срок использования такой куртки установлен в 2,5 года. В этот срок входит время, в течение которого спецодежда находится на хранении. Таким образом, если куртка была выдана сотруднику 16 ноября 2015 года, то заменить ее нужно 16 мая 2018 года. Такие указания есть в типовых отраслевых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63, и типовых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 31 декабря 1997 г. № 70.

Ответственность за нарушение правил выдачи спецодежды

Если не обеспечить сотрудников средствами индивидуальной защиты, последует административная ответственность.

Предпринимателей, организации и их руководителей могут серьезно оштрафовать за такое нарушение. Но только если средства индивидуальной защиты отнесены ко 2-му классу риска в соответствии с техническим регламентом, утвержденным решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 г. № 878. Например, это может быть обувь от проколов и порезов, каски защитные, щитки или очки сварщика и т. п.

Размеры штрафов в таком случае составят:

  • от 130 000 до 150 000 руб. – для организаций;
  • от 20 000 до 30 000 руб. – для должностных лиц или предпринимателей.
  • от 100 000 до 200 000 руб. – для организаций;
  • от 30 000 до 40 000 руб. – для должностных лиц или предпринимателей.

Кроме того, за неоднократное нарушение вместо штрафа могут быть применены более жесткие меры административного наказания в виде:

  • приостановления деятельности на срок до 90 суток – для организаций и предпринимателей;
  • дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет – для должностных лиц.

Такой порядок установлен частями 4, 5 и Наказать руководителя может трудовая инспекция или суд по ее заявлению. Инспекторы могут обнаружить нарушение в ходе проверки или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Поскольку право собственности на спецодежду остается за работодателем, сотрудник обязан вернуть ее:

Об этом сказано в пункте 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Если сотрудник не вернет спецодежду, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду. Подробнее об этом см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

Как вести учет спецодежды

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды можно:

Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице. Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета.

Главбух советует: по возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у вас не возникнут временные разницы и отложенные налоговые активы.

В учетной политике для целей бухучета запишите:
«Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».

В результате временные разницы могут возникать только по спецодежде со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб. Ведь в налоговом учете организация вправе самостоятельно определить порядок списания спецодежды. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов по мере выдачи сотрудникам одежды (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Если в налоговом учете спецодежду вы спишете единовременно, то бухучете такие расходы отражайте равномерно в течение срока использования спецодежды.

Отложенное налоговое обязательство, рассчитанное с временной разницы, отразите проводкой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
– отражено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

Ежемесячно по мере списания стоимости спецодежды в бухучете делайте проводку:

Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– погашено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

Бухучет спецодежды в составе материалов

Спецодежду, учтенную в составе материалов, отражайте на счете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и счете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (п. 11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Подробнее об этом см.: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении поступление материалов.

Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
– выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

Выдав сотрудникам спецодежду, учтенную в составе материалов, можете оформить:

Все эти формы есть в указаниях, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Сам же порядок их применения установлен в пунктах 19 и 20 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
– списана стоимость спецодежды.

Если стоимость спецодежды списываете единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования. Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику. Такие правила установлены в пунктах 21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации. Если же будет выявлена недостача, необходимо взыскать ущерб с виновного. О бухучете такой операции см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации.

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:

Дебет 10-10 Кредит 10-11
– возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).

Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.

При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт. Унифицированной формы не установлено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты, кроме того, руководитель должен утвердить его приказом к учетной политике. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Пример отражения в бухучете операций по приобретению, выдаче и списанию спецодежды

В декабре 2014 года ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства:
– куртку на утепляющей подкладке (срок носки – 24 месяца) стоимостью 2832 руб. (в т. ч. НДС – 432 руб.);
– брезентовый костюм (срок носки – 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.).

В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.

В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью не более 40 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет не более 40 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 10-10 Кредит 60
– 3400 руб. (2832 руб. – 432 руб. + 1180 руб. – 180 руб.) – приобретена спецодежда;

Дебет 19 Кредит 60
– 612 руб. (432 руб. + 180 руб.) – учтен НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 612 руб. – принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 10-11 Кредит 10-10
– 3400 руб. – выдана спецодежда сотруднику;

Дебет 20 Кредит 10-11
– 1000 руб. – списана стоимость брезентового костюма.

Стоимость куртки бухгалтер «Мастера» списывает равномерно в течение 24 месяцев с момента выдачи сотруднику. Ежемесячно начиная с декабря 2014 года он делает проводку:

Дебет 20 Кредит 10-11
– 100 руб. (2400 руб. : 24 мес.) – стоимость куртки учтена в составе расходов.

Поскольку в ноябре 2015 года нормативный срок носки брезентового костюма истек, сотруднику был выдан новый комплект. При этом поношенный брезентовый костюм списан на основании акта. Куртка на утепляющей подкладке будет списана в ноябре 2015 года.

Бухучет спецодежды в составе ОС

Спецодежду, учтенную в составе основных средств, отражайте на счете 01 – на одном из двух субсчетов: «Основные средства на складе» или «Основные средства в эксплуатации». При выдаче спецодежды сотрудникам составьте акт по форме № ОС-1 и сделайте проводку:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
– передана в пользование сотрудникам спецодежда.

Списание стоимости спецодежды через амортизацию отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 02
– начислена амортизация по спецодежде.

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:

Дебет 01 субсчет «Основные средства на складе» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– возвращена спецодежда на склад.

Когда будете списывать спецодежду, учтенную в составе основных средств, можете составить акт по форме № ОС-4. Она есть в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Списание спецодежды, учтенной в качестве основных средств, отразите проводкой:

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана спецодежда.

По истечении срока носки старую спецодежду можно списать. При этом проводки зависят от того, как вы учитываете спецодежду – в составе материалов или основных средств.

Сотруднику при этом выдается новый комплект. Однако, если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки, стирки, ремонта и т. д., ее можно вновь выдать сотрудникам. Такой порядок следует из пункта 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Срок носки такой спецодежды не регламентируется. Его может определить служба охраны труда.

Ситуация: как отразить в бухучете стоимость спецодежды, которую не успели полностью списать в расходы из-за увольнения сотрудника. Сотрудник вернул спецодежду на склад

Если она полностью изношена – спишите единовременно. Если нет – приостановите списание до момента выдачи спецодежды новому сотруднику.

Такой случай не предусмотрен в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н. Поэтому нужно ориентироваться на правила и порядки, предусмотренные другими нормативными документами.

Для спецодежды, годной к использованию, можно применить порядок, который действует для основных средств, законсервированных на срок более трех месяцев. То есть приостановить списание расходов вплоть до того, как бывшую в употреблении спецодежду выдадут новому работнику. Для основных средств это предусмотрено в пункте 23 ПБУ 6/01.

Для изношенной же спецодежды можете воспользоваться другими нормами. Так, если инвентаризационная комиссия установит, что возвращенная спецодежда изношена и непригодна для дальнейшего использования, то остаточную стоимость можно единовременно списать на счет 94. И если виновные лица не будут установлены – списать на прочие расходы на счет 91-2. Такой порядок следует из положений пунктов 34 и 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункта 11 ПБУ 10/99.

О том, как поступить и отразить возмещение ущерба за счет виновного, см.: Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

Ситуация: как отразить в бухучете реализацию сотруднику ранее выданной ему спецодежды

Доходы и расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в отчетном периоде, к которому они относятся.

Об этом сказано в пункте33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Выручку от продажи сотруднику спецодежды отражайте в бухучете в сумме, указанной в договоре купли-продажи. Такой порядок прописан в пункте 32 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Реализацию сотруднику отразите по кредиту субсчета 91-1 в корреспонденции со счетом 73. При этом остаточную стоимость спецодежды спишите в дебет субсчета 91-2 (Инструкция к плану счетов).

Если спецодежду учитываете в составе материалов, то сделайте следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 91-1
– отражена выручка от реализации спецодежды;

Дебет 91-2 Кредит 10-11
– списана остаточная стоимость спецодежды;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с реализации спецодежды;

Дебет 50 Кредит 73
– внесены деньги в кассу сотрудником.

Если выкупленная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты сотрудника, то сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость спецодежды.

Если спецодежда учитывалась в составе основных средств, то реализацию спецодежды отразите так:

Дебет 73 Кредит 91-1
– отражена реализация спецодежды сотруднику;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с реализации спецодежды;

Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана первоначальная стоимость спецодежды, учитываемой в качестве основного средства;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– отражена остаточная стоимость спецодежды;

Дебет 50 (70) Кредит 73
– оплачена стоимость спецодежды сотрудником.

Это следует из Инструкции к плану счетов.

Ситуация: как отразить в бухучете списание спецодежды, если она износилась раньше установленного для нее срока

Стоимость такой одежды в бухучете спишите в прочие расходы.

Такой порядок предусмотрен в пункте 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

При этом определить непригодность спецодежды и принять решение о ее списании должна инвентаризационная комиссия (п. 34 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

Затраты, связанные со списанием с баланса спецодежды, также отражайте в составе прочих расходов. Сделайте это в том отчетном периоде, к которому они относятся. Об этом сказано в пункте 33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 11 ПБУ 10/99.

При списании спецодежды сделайте проводки:

Дебет 94 Кредит 10-11
– списана спецодежда с учета по остаточной стоимости;

Дебет 91-2 Кредит 94
– отражена в составе прочих расходов списанная спецодежда.

Такой порядок установлен пунктом 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 19, Октябрь 2015

Униформа и спецодежда: в чем разница и как это влияет на налоговый и бухгалтерский учет

Термины «специальная одежда» и «форменная одежда» не являются синонимами. Хотя их часто путают. А путаница в понятиях спецодежды и униформы может привести к ошибкам в налоговом и бухгалтерском учете. *

Разберемся, чем специальная одежда отличается от форменной. Ведь расходы на спецодежду и униформу отражаются в налоговом учете по разным правилам. Для учета форменной одежды важно, переходит она в собственность работников или предоставляется им во временное пользование. Кроме того, рассмотрим проводки по отражению специальной и форменной одежды в бухгалтерском учете.

Главное отличие спецодежды от униформы — ее функциональное назначение

Бесплатная выдача сотрудникам спецодежды — это обязанность работодателя (ст. 212 и 221 ТК РФ). Но не каждого. Обеспечивать работников спецодеждой обязаны немногие организации. В основном производственные. Спецодежда положена лишь тем сотрудникам, которые заняты на вредных, опасных или грязных работах либо трудятся в особых температурных условиях (ст. 209, 212 и 221 ТК РФ). *

Основное назначение спецодежды — защитить работника от неблагоприятных условий труда, вредных или опасных производственных факторов, загрязнения, высоких или низких температур (см. таблицу ниже).

Таблица. Чем спецодежда отличается от униформы 

Критерий Спецодежда Форменная одежда (униформа)
Функциональное назначение Защита работника от неблагоприятных условий труда, вредных или опасных производственных факторов, загрязнения, высоких или низких температур Повышение узнаваемости бренда, демонстрация принадлежности работника к конкретной организации, улучшение деловой репутации компании
Обязательность предоставления работникам Установлена законодательством (ст. 212 и 221 ТК РФ) Установлена законодательством только для некоторых видов деятельности. Для большинства организаций униформа необязательна
Нормы выдачи Установлены Типовыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (утв. приказом Минтруда России от 09.12.14 № 997н), а также отраслевыми нормами по видам деятельности Законодательством не установлены. Каждый работодатель утверждает собственные нормы выдачи *

У форменной одежды иная функция. Работодатели выдают сотрудникам униформу, чтобы продемонстрировать их принадлежность к конкретной организации, повысить узнаваемость бренда, улучшить деловую репутацию компании. Обычно форменная одежда имеет определенную цветовую гамму и единый стиль, содержит изображение товарного знака, фирменную символику или название компании.

Большинство организаций сами решают, нужна ли их сотрудникам униформа. Решение об этом необходимо прописать в локальном нормативном акте. Например, в положении об обеспечении сотрудников форменной одеждой. Лишь для некоторых видов деятельности обязательное наличие форменной одежды предусмотрено законодательством. Например, для ведомственной охраны (абз. 5 ст. 6 Федерального закона от 14.04.99 № 77-ФЗ «О ведомственной охране»). У таких работодателей нет выбора. Они обязаны приобрести для работников форменную одежду. *

В налоговом учете стоимость спецодежды включается в материальные расходы, даже если она выдается по повышенным нормам

Организация выдает спецодежду по нормам, установленным законодательством

При расчете налога на прибыль работодатель вправе учесть расходы на покупку спецодежды, если выполнены два условия (ч. 1 ст. 221 ТК РФ, письма Минфина России от 25.11.14 № 03-03-06/1/59763, от 11.12.12 № 03-03-06/1/645 и от 16.02.12 № 03-03-06/4/8):

Стоимость дорогой спецодежды или униформы списывается на расходы через амортизацию

—?в организации проведена специальная оценка условий труда или аттестация рабочих мест по условиям труда (подробнее читайте во врезке ниже). Ее результаты подтвердили наличие вредных или опасных условий труда. То есть обосновали необходимость выдачи спецодежды;
—?спецодежда выдается работникам в пределах норм, установленных законодательством. Межотраслевые нормы выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты утверждены приказом Минтруда России от 09.12.14 № 997н. Кроме того, для разных видов деятельности предусмотрены внутриотраслевые нормы.

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

Понятие специальной оценки условий труда появилось в законодательстве с 1 января 2014 года. До этой даты работодатели обязаны были проводить аттестацию рабочих мест по условиям труда.

Порядок проведения спецоценки установлен Федеральным законом от 28.12.13 № 426?ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон о спецоценке). Периодичность ее проведения на конкретном рабочем месте — не реже чем один раз в пять лет (п. 4 ст. 8 Закона о спецоценке).

Если до начала 2014 года организация провела аттестацию рабочих мест, она вправе в течение пяти лет со дня ее завершения не проводить специальную оценку условий труда (п. 4 ст. 27 Закона о спецоценке). Результаты аттестации рабочих мест также действительны в течение пяти лет.

При необходимости и наличии ресурсов работодатель вправе досрочно переоценить условия труда на рабочих местах. То есть может проводить спецоценку чаще чем один раз в пять лет (п. 4 ст. 27 Закона о спецоценке). Подробнее о том, как грамотно провести спецоценку, читайте в статье «Алгоритм действий: проводим специальную оценку условий труда» // РНК, 2014, № 11.

Часть расходов на проведение спецоценки организация вправе возместить из бюджета ФСС РФ. Правила финансирования этих и других мероприятий по сокращению производственного травматизма утверждены приказом Минтруда России от 10.12.12 № 580н. Подробные рекомендации, с помощью которых организация сможет вернуть израсходованные на спецоценку деньги, размещены в статье «Что важно сделать компании, чтобы ФСС РФ возместил ей расходы на проведение спецоценки условий труда» // РНК, 2014, № 13-14

Обычно стоимость спецодежды составляет менее 40 000 руб. за единицу. Поэтому при расчете налога на прибыль расходы на ее приобретение относятся к материальным (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Организация включает их в налоговые расходы единовременно на дату выдачи спецодежды работнику (п. 2 ст. 272 НК РФ и письмо Минфина России от 23.04.07 № 03-04-06-01/128).

Если стоимость спецодежды превышает 40 000 руб. (с 2016 года — 100 000 руб.) за единицу и срок службы составляет более 12 месяцев, компания учитывает ее как основное средство (п. 1 ст. 256 НК РФ). Стоимость дорогостоящей спецодежды компания списывает на расходы по мере начисления амортизации (письмо Минфина России от 16.04.09 № 03-03-06/1/244).

Организация выдает спецодежду по повышенным нормам

Компания вправе выдавать спецодежду не по типовым, а по собственным нормам. При условии, что это обеспечивает более эффективную защиту работников от вредных или опасных факторов, загрязнения и т. п. (ч. 2 ст. 221 ТК РФ).

Повышенные нормы выдачи спецодежды утверждает руководитель организации. В их разработке вправе участвовать представители профсоюза. Если он создан в компании (п. 6 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.09 № 290н).

Расходы на спецодежду, выдаваемую по повышенным нормам, организация включает в налоговые расходы. Ведь считается, что эти нормы тоже утверждены в порядке, предусмотренном законодательством (ч. 1 ст. 221 ТК РФ). С этим согласен Минфин России (письма от 25.11.14 № 03-03-06/1/59763, от 11.12.12 № 03-03-06/1/645 и от 16.02.12 № 03-03-06/4/8).

Безопаснее наносить фирменную символику на крупные элементы униформы

В зависимости от стоимости спецодежда, выдаваемая по повышенным нормам, отражается либо как материальные расходы, либо в составе основных средств (подп. 3 п. 1 ст. 254 или п. 1 ст. 256 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы в фонды

У работника, получившего спецодежду, не возникает облагаемого НДФЛ дохода. Так как она не переходит в его собственность (п. 1 ст. 41 НК РФ). Работник получает спецодежду во временное пользование. В течение всего срока службы она остается в собственности работодателя. Значит, основания для начисления НДФЛ отсутствуют (письма Минфина России от 31.08.09 № 03-04-06-01/226, от 23.04.07 № 03-04-06-01/128 и от 04.04.07 № 03-03-06/1/214).

По этой же причине организация не начисляет страховые взносы во внебюджетные фонды. Даже если спецодежда выдается работникам по повышенным нормам, установленным в организации (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 05.08.10 № 2519-19).

Налоговый учет форменной одежды зависит от того, передается ли она в собственность работника

Чтобы у налоговиков не возникло претензий к расходам на униформу, безопаснее предусмотреть ее выдачу в трудовых или коллективном договорах либо локальном нормативном акте. Там же можно установить нормы выдачи.

Налоговики называют еще два важных требования (письмо УФНС России по г. Москве от 18.12.09 № 16-15/133972):

—?униформа должна свидетельствовать о принадлежности работников к конкретной организации. То есть содержать изображение товарного знака, логотип или символику компании и быть выполнена в единой цветовой гамме или едином стиле;
—?отличительная символика (товарный знак, логотип и т. п.) должна быть нанесена непосредственно на одежду. Желательно на ее крупные элементы. Например, на пиджак, рубашку, жакет или платье. Недостаточно отразить фирменную символику только на галстуке, косынке или жилете либо заменить ее фирменным значком (письмо Минфина России от 02.04.09 № 03-03-06/1/207). Есть риск, что налоговики разрешат включить в расходы только стоимость галстука, косынки, жилета или значка. А стоимость остальных предметов униформы исключат из налоговых расходов.

Организация предоставляет форменную одежду в пользование работников

В этом случае организация отражает униформу в налоговом учете так же, как спецодежду. Если стоимость униформы не превышает 40 000 руб. (с 2016 года — 100 000 руб.) за единицу, она включается в материальные расходы (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). С этим согласен Минфин России (письма от 30.10.14 № 03-03-06/1/54958, от 19.07.12 № 03-03-06/1/349 и от 05.07.11 № 03-03-06/2/109).

Форменная одежда, стоимость которой превышает этот предел, является амортизируемым имуществом. Организация списывает ее стоимость на расходы через амортизацию (п. 1 ст. 256 и п. 3 ст. 272 НК РФ).

Поскольку униформа остается в собственности работодателя, при ее выдаче сотруднику не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в фонды (письма Минфина России от 09.02.07 № 03-04-06-02/19 и ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Организация передает форменную одежду в собственность работников

Если униформа выдается сотрудникам бесплатно, компания включает ее стоимость в расходы на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Такой же порядок налогового учета предлагает Минфин России (письма от 18.02.08 № 03-03-06/1/102, от 25.06.07 № 03-03-06/1/394 и от 07.06.06 № 03-03-04/1/502).

Важно, чтобы обязанность работодателя обеспечить персонал форменной одеждой была прописана в трудовых или коллективном договорах. Там же либо в локальном нормативном акте нужно указать, что униформа является собственностью работников. Иначе затраты на униформу не считаются расходами на оплату труда (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

При передаче форменной одежды работникам организация начисляет НДС. Ведь в этом случае происходит ее реализация (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). На этом же настаивает Минфин России (письма от 09.07.13 № 03-07-11/26420 и от 22.04.05 № 03-04-11/87).

При передаче униформы в собственность работников организация начисляет НДС

Стоимость бесплатно полученной униформы является доходом работника. Он получил этот доход в натуральной форме (подп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ и письмо Минфина России от 09.02.07 № 03-04-06-02/19). На дату выдачи униформы организация включает в облагаемый доход сотрудника стоимость ее приобретения с учетом НДС (абз. 2 п. 1 ст. 211 НК РФ). НДФЛ с этого дохода она удерживает при выплате других вознаграждений работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Например, при выдаче зарплаты за ближайший месяц.

Есть одно исключение. У сотрудника не возникает облагаемого НДФЛ дохода, если выдача форменной одежды предусмотрена законодательством (письмо Минфина России от 26.07.10 № 03-04-05/8-418). В этом же случае на стоимость переданной униформы не нужно начислять страховые взносы в фонды (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

В остальных ситуациях при передаче униформы в собственность работников организация начисляет взносы во внебюджетные фонды. База для расчета взносов — стоимость приобретения форменной одежды, включая НДС (ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

В бухучете спецодежда и униформа отражаются либо как материалы, либо как основные средства

Приобретение спецодежды или униформы, срок использования которой не превышает 12 месяцев, организация отражает в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дебет Кредит Содержание операции
10 60 Оприходована спецодежда или униформа
19 60 Отражен «входной» НДС по спецодежде или униформе
68 19 Принят к вычету НДС по спецодежде или униформе
60 50 или 51 Произведен расчет с продавцом спецодежды или униформы

На дату передачи этой спецодежды или униформы в пользование работников компания делает запись:

Дебет Кредит Содержание операции
20, 25, 26 или 44 10 Выдана в пользование работников спецодежда или униформа

Даже если срок использования спецодежды или униформы превышает 12 месяцев, но стоимость единицы составляет не более 40 000 руб., организация вправе учитывать ее как материалы (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01). В этом случае для удобства учета и контроля за сохранностью целесообразно на счете 10 «Материалы» открыть два субсчета:

—?«Спецодежда/Форменная одежда на складе» (например, субсчет 10-10);
—?«Спецодежда/Форменная одежда в эксплуатации» (например, субсчет 10-11).

Приобретение и выдачу спецодежды или униформы со сроком службы свыше 12 месяцев и стоимостью в пределах 40 000 руб. организация отражает в бухучете так (проводки, касающиеся НДС и расчета с продавцом, повторно не приводим):

Дебет Кредит Содержание операции
10-10 60 Оприходована спецодежда или униформа
10-11 10-10 Выдана в пользование работников спецодежда или униформа

Ежемесячно в течение срока службы спецодежды или униформы компания дополнительно делает следующую запись:

Дебет Кредит Содержание операции
20, 25, 26 или 44 10-11 Списана на затраты часть стоимости спецодежды или униформы длительного пользования

Если стоимость униформы включается в доход работника, базу по НДФЛ и взносам определяют с учетом НДС

Если организация решила учитывать спецодежду или униформу как основное средство, она формирует следующие проводки (п. 9 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утв. приказом Минфина России от 26.12.02 № 135н):

Дебет Кредит Содержание операции
08 60 Учтены затраты на приобретение спецодежды или униформы
19 60 Отражен «входной» НДС по спецодежде или униформе
01 08 Принята к учету в составе ОС спецодежда или униформа

Ежемесячно в течение срока использования спецодежды или униформы компания начисляет амортизацию. В бухучете это отражается так:

Дебет Кредит Содержание операции
20, 25, 26 или 44 02 Начислена амортизация спецодежды или униформы

Если форменная одежда переходит в собственность работников, организации необходимо сделать следующие проводки:

Дебет Кредит Содержание операции
91 10 Списана на прочие расходы стоимость униформы
91 68 Начислен НДС со стоимости униформы
70 68 Начислен и удержан из зарплаты НДФЛ со стоимости униформы
91 69 Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка