Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
24 марта 2016 0 просмотров

Организация ведет зарплату в ПК 1С 3.8. При начислении отпуска или увольнении существует печатная форма Т-60 и Т-61 "Записки-расчеты". Необходимо ли их печатать, сшивать и хранить если они есть в программе- в электронном виде? Спасибо.

Формы № Т-60 и № Т-61 могут быть составлены в электронном виде и храниться в программе 1С 8.3. Для этого формы должны быть подписаны электронной цифровой подписью уполномоченных лиц - работника кадровой службы и бухгалтера (ч. 1ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Указания по заполнению форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 не регламентируют в какой форме должны составлять указанные документы- в электронной или бумажной. Хранение документов на машинных носителях следует осуществлять с соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отсутствии ЭЦП, формы Т-60 и Т-61 нужно распечатывать и хранить в бумажном виде.

Обоснование

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 8, Август 2013

Особенности работы с электронными документами

<…>

Требования к электронному документу

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
– основываться на нормах действующего законодательства;
– создавать документы в пределах своей компетенции;
– соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде

Документ Основание
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора Часть пятая ст. 64 ТК РФ
Трудовой договор Часть первая ст. 67, ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ
Трудовая книжка Статья 66, ч. седьмая ст. 312.2 ТК РФ, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)
Личная карточка работника Пункт 12 Правил № 225
Договор о материальной ответственности Часть первая ст. 244 ТК РФ
Больничный лист Часть 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора Статьи 72, 72.1, 74, 306, 332, 344 ТК РФ
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников) Часть первая ст. 128 ТК РФ
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни Часть восьмая ст. 113 ТК РФ
Ученический договор Статья 200 ТК РФ
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба Часть вторая ст. 247 ТК РФ
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок Часть первая ст. 193 ТК РФ
Предупреждение работника о расторжении трудового договора Статьи 71, 79, 180, 288, 292, 296 ТК РФ
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора Статьи 80, 280, 292, 296, 348.2, 348.12 ТК РФ
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора Часть вторая ст. 84.1, ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ

Электронная подпись в трудовых отношениях

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в отраслевом законодательстве (Трудовом кодексе) обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом1.

Совет

Заранее предусмотрите границы компетенции работника, который подписывает электронные документы, – что он вправе подписывать. В этом случае без ведома руководства сотрудники не превысят свои полномочия

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может (ч. пятая ст. 312.1, ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ):
– знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
– заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
– обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:
– экземпляр трудового договора – не позднее трех календарных дней с момента его заключения (ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ);
– бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе – в день прекращения трудового договора (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

Исправляем ошибку

Ошибка
Некоторые работодатели считают, что они могут принимать от работников заявления и необходимые для назначения детских пособий документы (сведения) в электронном виде при условии, что они заверены квалифицированной электронной подписью (п. 5.1 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее – Порядок)).
Как правильно
Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что сотрудник по почте направляет в организацию, назначающую пособия, копии документов, заверенные в установленном законом порядке, например, нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверж денных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1; Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X).
Что будет если...
Если компания оплатит пособие по отсканированным и незаверенным в установленном порядке копиям документов, ФСС России не примет его к зачету.

Как получить усиленную квалифицированную подписьВ разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что трудовые отношения могут быть подтверждены содержанием электронной переписки, которая велась в процессе приема на работу (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № ».

Совет

Организация вправе не создавать собственный архив, а передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Важно обеспечить такой режим хранения, который исключает:
– утрату, уничтожение или искажение информации. Например, проводить перезапись документов на новые носители по мере устаревания прежних и др. (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов);
– несанкционированный доступ к персональным данным. Например, назначить сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности личных данных в информационной системе и др. (п. 13–16 Требований, утвержденных постановлением Правительством РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Сроки хранения бумажных и электронных типовых архивных документов одинаковы. Они установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка