Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24
12 апреля 2016 17 просмотров

На основании каких документов можно компенсировать сотруднику стоимость годового проездного билета на общественный транспорт (разъездной характер работы).Какими проводками отражать выплату компенсации (сотрудник приобретает билет на свои день, затем предприятие ему компенсирует).

Размер и порядок выплаты компенсации за разъездной характер работы устанавливается локальными нормативными актами организации. Поэтому если сотруднику установлен разъездной характер работы, пропишите в трудовом или коллективном договоре с ним, либо в приказе руководителя о компенсации стоимости годового проездного билета.

Так как проездной билет действует год, его стоимость должна быть учтена в расходах будущих периодов. В момент передачи в бухгалтерию поездного билета для оплаты сотруднику начисляется компенсация Д 97 - К 73. После того, как компенсация выплачена - Д 73 К 50 (51). Ежемесячно делается проводка Д 26(44) К 97.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии

Да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.

Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

<...>

Бухучет

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

Ситуация: можно ли выплатить компенсацию за разъездной характер работ авансом

Да, можно.

Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах (ст. 168.1 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе прописать в своих внутренних документах условие о том, что компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом.

При этом такую операцию следует рассматривать как выдачу денег под отчет.

В бухучете расчеты с сотрудниками, связанные с выдачей подотчетных сумм, отражайте с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция к плану счетов).

В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебными поездками.

Если компенсация выплачивается авансом, расходы, связанные со служебными поездками, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

На дату утверждения авансового отчета сделайте проводку:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 71
– отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).

Пример, как отразить в бухучете выплату компенсации за разъездной характер работы из кассы авансом

16 августа водителю-экспедитору ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову поручено доставить товары покупателям в Санкт-Петербург. Работа Колесова носит разъездной характер (это отражено в трудовом договоре с сотрудником). На оплату расходов, связанных со служебной поездкой, кассир выдал Колесову 5000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Гермеса» отразил проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебной поездкой.

Колесов провел в рейсе два дня и по возвращении из поездки представил в бухгалтерию авансовый отчет на 5000 руб. и приложил оправдательные документы (путевой лист, счет из гостиницы, отчет о выполненном задании и т. п.).

20 августа руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет Колесова.

Бухгалтер в учете сделал следующую проводку:

Дебет 44 Кредит 71
– 5000 руб. – отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).

Выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом можно не только наличными из кассы, но и с использованием корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П), а также на зарплатную карту.

Входной НДС по расходам

Некоторые услуги, которыми пользуется сотрудник во время разъездов (например, аренда жилья или проезд), могут облагаться НДС. И тогда возникает вопрос, как учитывать этот входной налог. Решение зависит от того, каким способом организация оплачивает или компенсирует такие расходы сотруднику. Об этом ниже. Но сначала сразу исключим те ситуации, когда входного НДС не будет вовсе.

Вопросов с НДС у вас точно не будет, если речь идет о расходах на проезд на общественном транспорте или пригородных электричках. Первый вид услуг перевозки не облагается данным налогом (подп. 7 п. 2 ст. 149 НК РФ). А поездки на пригородных электричках облагаются НДС в 2015–2016 годах по нулевой ставке (подп. 9.2 п. 1 ст. 164 НК РФ). Так что ставить к вычету или учитывать в расходах НДС не нужно.

Теперь перейдем к тем случаям, когда в подтверждающих документах будет выделен входной налог.

Надбавка к зарплате

Организация может установить сотрудникам надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая не зависит от размера фактических расходов. Раз надбавка включена в состав зарплаты, она не может быть объектом обложения НДС (ст. 129 ТК РФ, ст. 146 НК РФ). Надбавку учитывайте в составе расходов на оплату труда. Соответственно, и входной НДС учитывать не нужно.

Компенсация

Если организация компенсирует сотрудникам их расходы во время поездок, саму компенсируемую сумму можно учесть в прочих расходах организации (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 15 сентября 2014 г. № 03-03-06/4/46131 и от 14 июля 2014 г. № 03-03-06/4/34093). А вот порядок учета НДС по сути такой, как при выдаче денег под отчет.

Оплата услуг напрямую исполнителям

Организация может сама оплатить услуги по проживанию и ГСМ или проездные карты в безналичном порядке на основании договора. Тогда на основании документов и счетов-фактур НДС можно принять к вычету в общем порядке (ст. 169, 171, 172 НК РФ).

Подотчетные суммы

Организация может компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебными поездками, авансом, то есть выдать под отчет. Такие суммы можно учесть в прочих расходах организации.

А вот учет входного НДС такой. Применить правило для расходов на командировки, сославшись на пункт 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ, не получится. Дело в том, что служебные поездки сотрудников с разъездным характером работы командировками не являются (абз. 1 ст. 166 ТК РФ).

Поэтому действуйте так же, как при покупке ГСМ за наличные. То есть все зависит от того, есть в наличии счет-фактура или нет. Если есть, то налог можно принять к вычету. Если счета-фактуры нет и НДС упомянут в чеках, налог нельзя принять к вычету и учесть в расходах.

Ну и третий вариант. Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, в котором указана стоимость ГСМ, а НДС не упоминается. В этом случае материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме, указанной в чеке.

Подробнее об этом см. Как при налогообложении учесть НДС, предъявленный продавцом ГСМ. Организация приобретает ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо.

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14, постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. по делу № А65-12595/2013).

Налог на прибыль

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии со статьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).

Стоит отметить, что ранее в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302, от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250, от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.

Главбух советует: при расчете налога на прибыль определиться со статьей затрат по оплате расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, важно, в частности:

Поэтому если, например, организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то суммы компенсаций за разъездной характер работы целесообразно относить на расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).

Если затраты на оплату труда включены состав в прямых расходов, то расходы, связанные с разъездным характером, лучше списывать по статье прочих производственных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Момент включения расходов, связанных с разъездным характером работы, в состав затрат при расчете налога на прибыль зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

В частности, если компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом (то есть сотруднику выдаются деньги под отчет), то моментом ее начисления будет дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Подтверждает это и письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.

Подробнее о признании расходов при методе начисления см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации за разъездной характер работ (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль, и в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (ст. 252 НК РФ, п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении затрат, связанных с разъездным характером работы сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления)

В ноябре по приказу руководителя ООО «Торговая фирма "Гермес"» компенсировало курьеру А.С. Кондратьеву стоимость единого проездного билета (2400 руб.). Работа Кондратьева носит разъездной характер, поэтому для организации такие расходы являются экономически обоснованными.

Организация применяет метод начисления и платит налог на прибыль помесячно.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 2400 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 50
– 2400 руб. – выдана из кассы компенсация расходов на проезд.

НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации бухгалтер не начислял.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» в ноябре включил в состав расходов сумму компенсации (2400 руб.).

Ситуация: как авиаперевозчику отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на оформление виз экипажам самолетов сроком от шести месяцев до двух лет. Членам экипажей установлен разъездной характер работы

Расходы на оформление визы сроком от шести месяцев до двух лет относятся к нескольким отчетным периодам. Они осуществлены в рамках деятельности, доходы от которой будут поступать в течение всего срока действия виз, то есть на протяжении нескольких отчетных периодов. Поэтому в бухучете расходы на оформление виз экипажам самолетов нужно распределять равномерно по месяцам в течение срока, на который оформлены визы сотрудникам (п. 19 ПБУ 10/99).

Расходы на оплату виз отражайте с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов». Несмотря на то что такие затраты прямо не названы в качестве расходов будущих периодов в действующих ПБУ, они отвечают следующим критериям:

  • организация понесла расходы, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
  • данные расходы не формируют стоимость материально-производственных запасов или показатель производственной себестоимости и не связаны с продажей товаров текущего периода;
  • расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов и не влияют на финансовый результат текущего периода.

Таким образом, в бухучете расходы на оформление виз следует распределять равномерно по месяцам в течение срока, на который оформлена виза летного экипажа, и учитывать на счете 97 «Расходы будущих периодов».

При этом делаются такие проводки:

Дебет 97 Кредит 51
– перечислены денежные средства на оплату расходов на оформление виз;

Дебет 26 Кредит 97
– списаны расходы на оформление виз (равными долями, ежемесячно).

В налоговом учете расходы на оформление виз также нужно признавать с учетом принципа равномерности. При этом методику признания (распределения) расходов на оформление виз организация должна определить самостоятельно и закрепить ее в учетной политике для целей налогообложения.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка