Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
5 апреля 2016 28 просмотров

Организация применяет УСНО 15%. Случается, что за какие-либо услуги (вывоз снега со склада, услуги рабочих, дворник, самосвал, трактор) нужно расплатиться наличными и директору на карту с р/сч переводится небольшая сумма под авансовый отчет (от 15 до 50 тыс. в месяц). Авансовые отчеты я делаю для него со служебной запиской. в налоговый учет такие расходы не принимаю. Чем это может нам грозить?

Как следует из вопроса, средства выдаются сотруднику под отчет. Авансовый отчет затем утверждается без подтверждающих расходы первичных документов.

По правилам, все произведенные расходы должны подтверждаться первичными документами. Так как их нет, может быть признано, что перечисленные на карточку суммы являются доходом руководителя и с них нужно будет удержать НДФЛ. Так как директор не принес первичные документы по расходам, считается, что эти деньги он потратил на личные цели, а следовательно получил доход, с которого должен заплатить налог.

Также проверяющие могут признать, что такая операция является выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений (скрытой выплатой зарплаты) и с нее нужно заплатить страховые взносы.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<...>

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Предприниматель

Предприниматель может снять денежные средства с расчетного счета и потратить на любые цели (для своей деятельности или личных нужд). При этом оформлять авансовый отчет о потраченных суммах ему не нужно. Аналогичные разъяснения даны в письме Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603. В данном письме идет речь о Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П (утратило силу). Но разъяснения актуальны и сейчас.

Ситуация: можно ли составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца. В течение месяца наличные выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го и 15-го числа)

Нет, нельзя.

Выдать наличные деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс. При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется. Это следует из пункта 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок наступает в строго ограниченных случаях. Они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение не предусмотрен. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД

Да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.

Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
– наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
– наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
– наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
– сумму оплаты;
– должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2, от 11 ноября 2009 г. № 03-01-15/10-499, от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470.

Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно. Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет. Таким документом может быть, например, акт закупки у физического лица.

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения). Сделать это нужно в разумный срок, который устанавливает руководитель организации. Так сказано в пункте 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

<...>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 20, Октябрь 2015

Документ

Утверждение авансового отчета без налоговых рисков

Розалина Лахман, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Зачем подотчетнику электронная подпись

На невозвращенные подотчетные суммы начислят страховые взносы

Что важно знать о подотчетной «первичке»

Компания вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но практика показывает, что при осуществлении расчетов с подотчетными лицами организации используют форму авансового отчета по форме № АО-1 или документ, составленный на ее основе (образец авансового отчета приведен ниже).

После отмены командировочного удостоверения авансовый отчет становится основным документом, подтверждающим расходы на служебные поездки (письмо Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169). Мы проанализировали свежие разъяснения чиновников и судебную практику и выяснили, какие нюансы заполнения авансового отчета важно учитывать, чтобы избежать налоговых потерь.

3. Составление авансового отчета с опозданием чревато начислением страховых взносов на подотчетные суммы

Средства под отчет можно перевести по безналу на карту сотрудника

Отчитаться по полученным под отчет деньгам сотрудник должен в течение трех дней по истечении срока, на которые средства выданы. Иначе полученные суммы признаются задолженностью работника перед работодателем. Организация может удержать сумму невозвращенных подотчетных средств из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Если она этого не сделает, то спорные подотчетные суммы ей придется включить в базу для расчета страховых взносов. Поскольку, по мнению Минтруда России, невозвращенные подотчетные деньги являются выплатами в пользу работников в рамках трудовых отношений (письмо от 12.12.14 № 17-3/В-609). Аналогичные выводы сделал ФСС РФ в пункте 5 приложения к письму от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250 «Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат».

Хотя есть мнение, что начислять страховые взносы во внебюджетные фонды не нужно до тех пор, пока задолженность сотрудника по подотчетным суммам не станет безнадежной. Подробнее аргументы в пользу обеих позиций читайте в статье «Начислять ли страховые взносы на подотчетные средства, по которым работник не отчитался?» // РНК, 2015, № 4.

4. Если к авансовому отчету не приложена «первичка», безопаснее удержать у работника НДФЛ

По мнению Минтруда России, невозвращенные подотчетные деньги — это выплаты в пользу работников

Доходом физлица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). Налоговики настаивают, что если подотчетное лицо не представило первичные документы, подтверждающие понесенные расходы, полученные средства сотрудник истратил на личные нужны. И такие суммы являются доходом подотчетного лица.

Правда, суды с инспекторами на местах не соглашаются и считают спорные деньги собственностью компании. Несмотря на то что документы, подтверждающие их расходование, подотчетное лицо в бухгалтерию не принесло (постановления ФАС Волго-Вятского от 03.02.12 № А82-3116/2011, Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3, Центрального от 27.11.09 № А36-681/2009 и Северо-Западного от 29.01.09 № А05-6350/2008 округов). В частности, если отсутствует кассовый чек (постановления ФАС Московского от 24.02.10 № КА-А40/669-10 и Поволжского от 15.07.09 № А55-16949/2008 округов).

5. Трату подотчетных сумм с банковской карты подтвердит соответствующая «первичка», приложенная к авансовому отчету

В последнее время все чаще деньги под отчет компания переводит на корпоративную банковскую карту или на личную карту сотрудника. Делать это не запрещено, и даже поощряется ведомствами (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288 и совместное письмо от 10.09.13 Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554).

Финансовое ведомство полагает, что в этом случае к авансовому отчету сотруднику нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата проездных билетов и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то у налоговиков не будет оснований считать, что расходы понес не командированный сотрудник (письмо Минфина России от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106). А следовательно, спорные расходы обоснованны в налоговом плане и уменьшают базу по налогу на прибыль работодателя.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка