Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 апреля 2016 1 просмотр

Просим вас разъяснить ситуацию по льготному отпуску.Организация находится в ХМАО-Югре г.Нижневартовск.Работнику нашей организации был предоставлен льготный отпуск. По возвращении из отпуска работник предоставил ж/д билеты по маршруту Нижневартовск-Тюмень, Тюмень-Чита, билеты на обратный путь утеряны.Правомерна ли оплата льготного отпуска, если работник напишет заявление об утере ж/д билетов на обратный путь, возьмет справку о стоимости билета по маршруту Чита-Тюмень, Тюмень-Нижневартовск?Или организация не имеет право оплатить льготный отпуск, так как билеты утеряны?Какие наши действия? Что можно предложить работнику?

Да, оплата будет правомерна, если такого запрета не содержит внутренний локальный акт общества.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

При этом размер, порядок и условия оплаты проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты включаются в состав расходов на оплату труда:

– в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;

– при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Такие выводы следуют из положений пункта 7 статьи 255 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697, от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614.

Определением Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 28.01.2003 № 61-ВО2-6 установлено, что сотрудник обратился к организации о взыскании стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно. По приезду из отпуска работник представил заявление об оплате ему проезда к месту проведения отпуска и обратно, однако ему была оплачена только половина указанной суммы в связи с тем, что работником были утрачены проездные билеты по возвращении из отпуска. Определением Судебной коллегии установлено, что сотрудник вправе в случае утраты проездных документов подтвердить использование им отпуска за пределами места постоянного проживания иными документами, свидетельствующими о его выезде к месту отпуска и обратно.

Из вынесенного судебного определения можно сделать вывод, что в случае утери проездных билетов оплата стоимости проезда производится при представлении им документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности (билеты в один конец, например) с предоставлением справки о стоимости на путь обратно.

Обоснование

Из рекомендации Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и учесть стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и учесть стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Порядок и условия выплаты компенсаций

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам не реже чем раз в два года проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Это следует из части 1 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, но не меньше, чем для бюджетных организаций. Таковы требования части 4 статьи 8 Трудового кодекса РФ.

Это следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у сотрудника одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы. В дальнейшем возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы у данного работодателя – начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы – начиная с пятого года работы и т. д.

Так предусмотрено пунктом 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Данными правилами должны руководствоваться все организации, хотя само постановление Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 адресовано бюджетным организациям (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Да, коммерческие организации устанавливают порядок выплаты компенсации в своих внутренних локальных актах (например, в коллективном договоре). Но этот утвержденный порядок не может ухудшать положения сотрудников по сравнению с сотрудниками бюджетных учреждений (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Например, сотрудник использовал свое право на оплату стоимости проезда за два рабочих года (2015–2016 годы) в 2016 году. Тогда ему полагается компенсация за следующие два рабочих года непрерывной работы начиная с 2017 года. Это подтверждает Казначейство России в письме от 18 августа 2010 г. № 42-7.4-05/8.2-525.

<…>

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Это следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

<…>

ОСНО: налог на прибыль

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.

Это следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

При этом размер, порядок и условия оплаты проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты включаются в состав расходов на оплату труда:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации.

Такие выводы следуют из положений пункта 7 статьи 255 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697, от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614.

Добавим, что вид транспорта также не важен. То есть даже если сотрудник использовал разные виды транспорта (туда на самолете, обратно поездом либо наоборот), учесть расходы можно. Главное, чтобы человек представил правильно оформленные проездные документы. Данный вывод есть в письме Минфина России от 8 мая 2015 г. № 03-03-07/26687.

Ситуация: можно ли учесть в расходах оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно (в пределах России) неработающих членов семьи сотрудника. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно, но только при соблюдении определенных условий.

К расходам на оплату труда относятся фактические расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно (в пределах территории России) сотрудников и лиц, находящихся у них на иждивении (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Факт иждивения подлежит доказательству за исключением иждивения детей (в возрасте до 18 лет) умерших родителей (п. 4 ст. 9 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Нахождение нетрудоспособных членов семьи на иждивении подтверждается документами, выданными жилищно-эксплуатационными организациями или органами местного самоуправления, документами о доходах всех членов семьи и иными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации (п. 82 Перечня, утвержденного приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 г. № 958н).

Таким образом, при расчете налога на прибыль можно учесть компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно неработающих членов семьи сотрудника, находящихся на его иждивении. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/300 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/1/240.

Кроме того, расходы на проезд к месту отдыха и обратно можно учесть при расчете налога на прибыль, только если неработающие члены семьи сотрудника проводят отпуск в том же месте и в то же время, что и он сам. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 8 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/245. Свою позицию специалисты финансового ведомства аргументируют пунктом 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455. В нем предусмотрено, что оплата стоимости проезда членам семьи сотрудника производится при условии, что они выезжают к месту использования отпуска вместе с сотрудником организации. Несмотря на то что постановление Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 адресовано федеральным государственным органам и учреждениям, Минфин России рекомендует применять данный нормативный акт и коммерческим организациям.

Главбух советует: организация может учесть в расходах стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно неработающих членов семьи сотрудника вне зависимости от места и времени использования отпуска самим сотрудником.

В коммерческих организациях, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностям), порядок, размеры и условия выплаты компенсаций сотрудникам расходов на проезд к месту отдыха и обратно устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда членам семьи сотрудника вне зависимости от места и времени проведения отпуска самим сотрудником. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ. Это подтверждает судебная практика (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1052/2008(761А-75-27), Восточно-Сибирского округа от 6 декабря 2007 г. № А58-7943/06-Ф02-9004/07). Поэтому возможность признания таких расходов не зависит от места и времени проведения отпуска самим сотрудником. Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался аналогичной позиции (письмо от 24 августа 2004 г. № 03-03-01-04/1/13).

Ситуация: можно ли учесть в расходах компенсацию проезда к месту проведения отпуска за границу и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно, но только в пределах стоимости проезда по территории России.

При расчете налога на прибыль можно учесть предусмотренную коллективным (трудовым) договором компенсацию расходов на проезд сотрудников к месту отдыха на территории России и обратно (п. 7 ст. 255 НК РФ). Соответственно, при следовании в отпуск за рубеж, компенсацию расходов на проезд можно признать только до пересечения границы России.

О том, какие расходы можно считать произведенными на территории России, Минфин России пояснил в письмах от 19 декабря 2014 г. № 03-03-06/1/66014, от 12 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/72, от 23 октября 2009 г. № 03-03-06/1/689. При расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника:

  • до пункта пропуска через государственную границу России (например, российского аэропорта, в котором сотрудник совершил пересадку к месту следования);
  • до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России, даже если сотрудник из него фактически не отбывал (если сотрудник направляется в отпуск воздушным транспортом);
  • до места пересечения границы России (например, если сотрудник следует в отпуск за рубеж воздушным транспортом без остановки в российском аэропорту).

Документальным подтверждением понесенных затрат являются:

  • копия заграничного паспорта с отметкой пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения границы России;
  • перевозочные документы (например, авиабилет).

При этом стоимость проезда могут подтвердить:

  • перевозочный документ;
  • справка транспортной организации (например, авиакомпании) о стоимости перевозки до ближайшего к месту пересечения границы пункта пропуска (например, аэропорта) или до государственной границы России, включенной в стоимость перевозочного документа.

Подтверждает правомерность такой позиции арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 4 марта 2011 г. № А40-51805/2009, Западно-Сибирского округа от 27 июня 2007 г. № Ф04-4290/2007(35713-А75-40), Северо-Западного округа от 22 августа 2007 г. № А42-328/2007).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка