Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 апреля 2016 9 просмотров

Когда мы делаем отгрузочные документы покупателям (УПД), должна ли нумерация идти в хронологическом порядке? Является ли это грубейшей ошибкой при сдачи книги продаж и выездной проверки?

Да, УПД должны нумероваться в хронологическом порядке. Номер им присваивается в соответствии с хронологией:

- счетов-фактур, если у УПД статус «1»

- первичных документов, если у УПД статус «2».

Вместе с тем, нарушение в хронологии в нумерации УПД не является основанием для отказа в приеме декларации по НДС и вычете налога по таким УПД у покупателя. Инспекторы могут потребовать пояснения к выявленному нарушению.

Обоснование

1.Из рекомендации

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

<…>

Регистрация универсальных документов у продавца

86.72238 (6,9)

УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, независимо от статуса, присвоенного документу, продавец должен зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур и книге продаж за тот квартал, в котором состоялась реализация товаров (работ, услуг). При этом под периодом реализации следует понимать квартал, в котором определяется налоговая база по НДС. Он может определяться по факту:

  • отгрузки (например, при реализации товаров);
  • приемки (например, при сдаче заказчику выполненных работ).

УПД, которые решили использовать в качестве счетов-фактур, можете нумеровать в единой хронологии с обычными счетами-фактурами.*

УПД, в котором обязательные реквизиты счета-фактуры не заполнены, выполняют роль только первичного документа. Они не могут быть использованы в качестве счета-фактуры, поэтому регистрировать их не требуется. Такие документы нужно нумеровать обособленно.*

Если УПД составили в день отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав), то при регистрации в части 1 журнала учета счетов-фактур в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» укажите, соответственно:

  • даты, приведенные в строках 1 «Счет-фактура» и 11«Дата отгрузки, передачи (сдачи)» УПД, – если реализация определяется фактом отгрузки;
  • дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки), и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом приемки.

Если оформить документы в день совершения хозяйственной ситуации не удалось, то при регистрации УПД в части 1 журнала учета счетов-фактур в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» журнала учета укажите, соответственно:

  • дату, приведенную в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)», и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом отгрузки;
  • дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки), и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом приемки.

Независимо от того, когда был составлен УПД, при его регистрации в книге продаж в графе 1 «Дата и номер счета-фактуры продавца» укажите дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура» УПД.

Об этом сказано в приложении 5 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

УКД регистрируйте по правилам, установленным для регистрации корректировочных счетов-фактур. При этом дату регистрации определяйте как дату выставления УКД.

Особенности регистрации УКД в книге продаж и журнале учета счетов-фактур приведены в приложении 5 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

<…>

2.Из статьи газеты «Учет. Налоги.Право», № 15, апрель, 2014

Четыре новых мифа об универсальном передаточном документе

В октябре прошлого года ФНС России разработала рекомендованную форму универсального передаточного документа, объединившего счет-фактуру и первичку*. Но, по опросу «УНП» на сайте gazeta-unp.ru, лишь 12 процентов компаний стали использовать гибрид от налоговой службы. Возможно, одна из причин в том, что документ уже оброс невыгодными мифами.

Миф № 1

Нельзя дополнять универсальный передаточный документ

На самом деле. Компании могут по своему усмотрению усовершенствовать бланк универсального документа. ФНС не против дополнительных реквизитов в нем (письмо от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@). Главное, чтобы дополнительные реквизиты не нарушали последовательность обязательных внутри жирной рамки. То есть в той части документа, которая предназначена для счета-фактуры (письмо от 20.07.12 № 03-07-09/87). Дополнительные сведения надо отражать после всех строк и граф с пометкой «Справочно». А вот в часть универсального передаточного документа, относящуюся к первичке, можно внести любые дополнительные реквизиты и расположить их как угодно.

Миф № 2

Применять универсальный документ можно только с начала года

На самом деле. С 1 января 2013 года компании вправе составлять первичку в свободной форме (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Сами формы необходимо утвердить в учетной политике. Но если компания не утвердила универсальный бланк в политике в начале года, использовать его все равно можно с любой даты. Достаточно приложить бланк к договору с контрагентом. А в политике можно записать, что организация использует первичку, согласованную в договорах. Так же считает и Минфин (письмо от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261).

Миф № 3

Хранить документ надо отдельно от другой первички и счетов-фактур

На самом деле. Компания вправе сама решить, как ей хранить УПД — вместе со всей первичкой, со счетами-фактурами или отдельно от всех бумаг (письмо ФНС России от 24.01.14 № ЕД4-15/1121@). Но документы со статусом 1 безопаснее хранить вместе со счетами-фактурами. Ведь у них единая хронология и нумерация.*

Миф № 4

Универсальный документ нельзя исправлять

На самом деле. Универсальный передаточный документ, в котором поставщик допустил ошибку, можно исправить. Если ошибка была в реквизитах счета-фактуры, то необходимо выставить исправленный УПД, а если в реквизитах первички, то можно зачеркнуть неверные данные и вписать правильные. Как и в других первичных документах (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Исправления надо заверить подписью с расшифровкой. А вот при изменении цены (например, после предоставления скидки) действительно не получится выставить корректировочный УПД. В этом случае надо составить обычный корректировочный счет-фактуру.

Письмо от 21.10.13 № ММВ-20-3/96.

3. Из книги БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». СЧЕТ-ФАКТУРА + НАКЛАДНАЯ: ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ДЛЯ БЕЗОПАСНОЙ РАБОТЫ С УПД

2.5. Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ – это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД* Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД* Хранение УПД
Статус «1»* Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур* По выбору организации, закрепленному в учетной политике:
– или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
– или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения – не менее пяти лет после года составления
Статус «2»* Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях исчисления налога на прибыль, при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)*

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, – не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

4.Из рекомендации

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оформить счет-фактуру для покупателя

<…>

Номер счета-фактуры и дата, когда она составлена

Номер и дату составления счета-фактуры указывайте в строке 1.

86.78156 (6,9)

Нумеровать счета-фактуры можно в том порядке, который удобен вам. Пропишите его в учетной политике. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания с начала каждого календарного года. Но может быть предусмотрен и другой порядок. Главное, чтобы нумерация была возрастающей и сквозной.

Возможность возобновлять нумерацию счетов-фактур с первого порядкового номера законодательством не предусмотрена. Однако из письма Минфина России от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466 можно сделать вывод, что отступление от установленного порядка не является ошибкой, из-за которой покупателя могут лишить права на налоговый вычет. Главное, не нарушать хронологию (подп. «а» п. 1 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Главбух советует: если организация нарушила нумерацию счетов-фактур, то такую ошибку можно не исправлять. Данное нарушение не является основанием для отказа в вычете НДС.*

Главное, чтобы в остальном счет-фактура был составлен правильно. И чтобы счет-фактура с «неверным» номером был указан в разделе 9 декларации по НДС с тем же номером.

Ошибка в номере счета-фактуры не мешает определить:

  • продавца и покупателя или исполнителя и заказчика;
  • наименование и стоимость реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав;
  • налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.

А раз так, то налоговые инспекторы не вправе отказать покупателю в вычете НДС по такому счету-фактуре.

Это следует из абзаца 2 пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

<…>

5.Из рекомендации

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Порядок регистрации

86.70997 (6,7,8,9,21)

Счета-фактуры регистрируйте в книге продаж в хронологическом порядке в том квартале, в котором возникает налоговое обязательство* (п. 2 приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

По общему правилу счет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней:

  • со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав);
  • со дня получения предоплаты (полной или частичной) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.

С учетом этого правила если отгрузка (поступление предоплаты) происходит в последние дни одного налогового периода (квартала), то счет-фактура может быть выставлен в первые дни следующего налогового периода. Например, если товары были отгружены 31 марта, счет-фактуру продавец может выставить до 5 апреля включительно. В подобных случаях выставленный счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге продаж – в том квартале, в котором состоялась отгрузка или была получена предоплата.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 февраля 2011 г. № 03-07-09/02 и ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769.

6.Из рекомендации

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как составить и сдать декларацию по НДС

Ольга Цибизова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

<…>

Разделы 8 и 9

3В разделе 8 отражают сведения из книги покупок. То есть данные о полученных счетах-фактурах. Но только тех, по которым право на вычет возникло в отчетном квартале.

Этот раздел заполняют налогоплательщики и налоговые агенты. Исключение – налоговые агенты, которые реализуют по решению суда арестованное имущество, а также товары работы, услуги, имущественные права иностранных организаций, не состоящих в России на налоговом учете (п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ). Они раздел 8 не заполняют.

В разделе 9 отражают сведения из книги продаж. То есть данные о выставленных счетах-фактурах.* Но только по тем операциям, которые увеличивают налоговую базу отчетного квартала.

1Это раздел заполняют налогоплательщики и налоговые агенты. В полях ИНН и КПП укажите соответственно ИНН и КПП организации. В поле «Стр.» – порядковый номер страницы.

1Порядок заполнения строк разделов 8 и 9 приведен в таблице.

<…>

Ошибки в декларации, выявленные при камеральной проверке

86.78610 (6,7,8,9,21)

Если в ходе камеральной проверки декларации будут обнаружены ошибки, налоговая инспекция направит организации:
– требование о представлении пояснений;*
– приложение к требованию с кодами ошибок.

Получив требование, бухгалтер должен:

1. Подтвердить, что требование получено.

Для этого отправьте в инспекцию электронную квитанцию о приеме требования. Срок отправки – шесть рабочих дней с даты получения требования (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Нарушение этого срока может обернуться блокировкой банковского счета (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Если требование отправлено по ошибке (например, адресовано другому налогоплательщику), откажитесь от его приема.

Главбух советует: в сервисе Отчеты подтвердить прием требования или отказаться от приема можно одним щелчком мыши.


2. Проверить декларацию.

Перечень операций, по которым выявлены ошибки, инспекция направит в приложении к требованию. По каждой операции будет указан один из следующих кодов возможной ошибки:

Код возможной ошибки Что означает
1 Счет-фактура, отраженный в вашей декларации, отсутствует в декларации контрагента. Такая ошибка может возникнуть, например, в следующих случаях:
– контрагент не указал счет-фактуру с аналогичными реквизитами в декларации либо указал с неверными реквизитами;
– контрагент не сдал декларацию либо сдал нулевую декларацию;
– в вашей декларации указаны некорректные реквизиты счета-фактуры, из-за чего невозможно сопоставить их с данными контрагента
2 Выявлены расхождения между взаимосвязанными показателями внутри декларации в разделах 8 и 9. Например, при принятии к вычету НДС, уплаченного ранее с авансов
3 Выявлены расхождения между показателями разделов 10 и 11. Такие ошибки могут возникнуть только у посредников. Например, посредник, реализующий товары от своего имени, регистрирует полученный от заказчика счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур. Одновременно реквизиты этого счета-фактуры посредник должен указать в графе 12 части 1 журнала учета счетов-фактур. Если данные по счетам-фактурам будут расходиться, это будет ошибкой
4 Ошибка в сведениях, указанных в той или иной графе таблицы, которую инспекторы отправят вместе с требованием (приложения к письму ФНС России от 16 июля 2013 г. № АС-4-2/12705). Номер этой графы будет указан в скобках рядом с кодом «4». Например, к требованию прилагается таблица к разделу 8 (приложение № 2.1 к письму ФНС России от 16 июля 2013 г. № АС-4-2/12705). Если рядом с кодом «4» указана графа 18, нужно проверить стоимость покупок. А если графа 19 – сумму НДС к вычету. Скорее всего, эти данные расходятся с показателями, указанными в разделе 9 декларации по НДС у продавца

По каждому коду ошибки проведите проверку соответствующих разделов декларации. Например, если инспекция выявила ошибку с кодом «1», сверьте записи в разделе 8 (или разделе 9) с оригиналом счета-фактуры, полученного или выставленного конкретному контрагенту. Проверьте номер и дату счета-фактуры, суммовые показатели, а также корректно ли заполнены реквизиты контрагента. Возможно, в вашей декларации ошибки нет, а неверные реквизиты счета-фактуры указал ваш контрагент.

3. Направить в инспекцию пояснения либо подать уточненную декларацию.

Если при проверке декларации ошибки не обнаружены, направьте в инспекцию соответствующие пояснения.

Если все же обнаружилась ошибка, порядок действий зависит от того, привела ли эта ошибка к занижению налоговых обязательств. Если привела, сдайте уточненную декларацию.

Если ошибка не повлияла на сумму налоговых обязательств, представьте пояснения с указанием корректных сведений. Пояснения можно представить на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае бухгалтер сам должен решить, будет ли он сдавать уточненную декларацию. Налоговые инспекторы рекомендуют сдавать, однако это не обязательно. Следует отметить, что сдача декларации с ошибками, которые не повлияли на сумму налога к уплате, не влечет за собой никаких санкций.

Пояснения или уточненную декларацию нужно представить в течение пяти рабочих дней (ч. 6 ст. 6.1абз. 2 п. 3 ст. 88 НК РФ).

Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 6 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19395.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка