Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 апреля 2016 9 просмотров

Наш поставщик, оказывающий услуги по поддержке веб-сайта удаленно, находится в другом городе. Он выслал приглашение обмениваться документами в электронном виде, в бумажном высылать отказывается. В распечатанном акт оказанных услуг фигурирует информация,что документ передан через оператора ЭДО...., есть идентификатор документа, серийный номер ключа и ФИО руководителя поставщика. Достаточно ли такого оформления акта для принятия к учету? нужно ли с графе заказчика (т.е. нашей компании) проставлять живую подпись руководителя и печать компании? нужно ли делать доп.соглашение к договору о возможности обмена документами в электронном виде?

Вы должны со стороны заказчика проставить также усиленную квалифицированную подпись. Живую подпись руководителя и печать организации ставить не нужно.

Дополнительное соглашение к договору о возможности обмена документами в электронном виде делать нужно.

Организация вправе перейти на электронный документооборот как только с одним контрагентом, так и с несколькими контрагентами.

Обоснование

Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

1.Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

<…>

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена статьей 4 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605.*

<…>

ИЗ СТАТЬИ ЖУРНАЛА «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 11, НОЯБРЬ 2014

2.Подтверждение расходов электронными документами

Многие компании в отношениях с партнерами давно перешли на электронный документооборот – это удобнее и быстрее. Но вот вопрос о том, какой именно подписью заверять первичные электронные документы, чтобы их оформление не вызвало нареканий у контролирующих органов, до сих пор остается открытым. Причем позиции налоговиков и финансистов не совпадают…

Подписи различаются

В настоящее время электронные подписи делятся на два вида – простую и усиленную. При этом усиленная подпись в свою очередь подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается тем, что заверяется аккредитованным удостоверяющим центром, поэтому ее получение стоит дороже.

Усиленная неквалифицированная подпись также является кодированной, просто ее подлинность не удостоверяется третьей стороной.

К сожалению, в Налоговом кодексе РФ и в бухгалтерском законодательстве тонкости с использованием разных видов электронной подписи никак не учитываются. В пункте 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. И здесь не уточняется, какой именно должна быть эта электронная подпись.

Позиция Минфина неизменна

В Минфине России считают, что для признания расходов электронный первичный документ должен быть подписан только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Так как, по мнению специалистов данного ведомства, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно. Об этом свидетельствуют письма от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 20 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/710от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1.

Аргументация чиновников

В статье 313 Налогового кодекса РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, включая справку бухгалтера.

Как уже отмечалось, бухгалтерское законодательство допускает возможность составления первичного учетного документа в электронном виде.

Отношения в области использования электронных подписей в настоящее время регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ› |

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумаге (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Таким образом, первичный учетный документ, составленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы.

В пункте 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ предусмотрено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, составленному на бумаге, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, в Налоговом кодексе РФ не определены.

На этом доводы финансового ведомства заканчивались.

Уточнение

В недавнем письме Минфина России от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43920 финансисты подтвердили свою позицию, уточнив цепочку своих рассуждений. Выглядит она так.

Однозначно документом, приравненным к бумажному документу, подписанному собственноручно, признается лишь документ в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Это установлено в пункте 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ.

Другие же электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, согласнопункту 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ, признаются документами, равнозначными собственноручно подписанному бумажному документу, лишь в отдельных случаях. А именно: если это специально установлено:

  • федеральным законом или принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом;
  • соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Вывод: так как в главе 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ указанных особенностей не установлено (в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумаге или составленные в электронной форме документы могут подписываться простой электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью), то электронные первичные учетные документы могут подтверждать расходы для целей налогообложения прибыли при условии их надлежащего подписания усиленной квалифицированной подписью.

Логика понятна, но обязательно ли с ней соглашаться?

Да, законом № 63-ФЗ (п. 3 ст. 19) установлено, что в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись. То есть, с одной стороны, это относится и к закону № 402-ФЗ, который вступил в силу с 1 января 2013 года.

С другой стороны, в статье 6 закона № 63-ФЗ прямо сказано, что простая и усиленная неквалифицированная электронные подписи признаются равнозначными собственноручной подписи, если об этом есть соглашение между участниками электронного взаимодействия.

Точка зрения налоговиков

Налоговая служба не столь категорична, как Минфин России, и его позицию не разделяет.

В частности, вопрос о признании первичных документов соответствующими требованиям о документальном подтверждении расходов в целях применения налога на прибыль рассмотрен в письме ФНС России от 24 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19693@. В нем изложен иной подход.

Учитывая, что положениями закона № 402-ФЗ не предусмотрена обязанность составлять первичные документы исключительно на бумаге, организация вправе подписывать документы электронной подписью в соответствии с положениями статьи 6 закона № 63-ФЗ. Виды электронных подписей, использование которых допускается при составлении первичных документов, законом № 402-ФЗ не определены. В связи с этим, как полагают налоговики, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено, в частности, подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.

Как видим, из одних и тех же норм законодательства чиновники сделали совершенно противоположные выводы.

Выводы

Проверки проводит налоговая служба, а не Минфин России. И если налоговики на местах будут относиться к простой электронной и усиленной неквалифицированной подписям достаточно лояльно, такие виды подписи можно использовать при составлении первичных документов в электронном виде.

Было бы оптимально, если бы точку в споре поставил суд. Но пока арбитражной практики нет. Так что во избежание налоговых рисков строительной компании предварительно все-таки целесообразно выяснить позицию своей налоговой инспекции по данному вопросу.

Важно запомнить
В целях признания расходов в налоговом учете безопаснее подписывать электронные первичные документы (акт, накладную и т. п.) усиленной квалифицированной электронной подписью.*

ИЗ СТАТЬИ ЖУРНАЛА «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 1–2, ЯНВАРЬ 2016

3.Пять шагов для перехода на электронный документооборот без проблем с налоговой

Нужно ли компании получить согласие контрагента на ЭДО

Что важно учесть при выборе оператора

Как правильно подписать электронный документ

Число документов зависит от вида сделки. Оформляют договор, акт, счет-фактуру, накладные, сметы, допсоглашения и т. п. Обмен электронной «первичкой» сэкономит трудозатраты и время бухгалтера на подготовку бумаг (см. также схему ниже).

СХЕМА. ОТЛИЧИЯ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОТ ЭЛЕКТРОННОГО

Компании вправе обмениваться электронными документами по ТКС, если отправителя и адресата можно идентифицировать как стороны сделки (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен электронными сообщениями рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149?ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронные документы подписывают электронной подписью (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Причем одной электронной подписью организация вправе подписать несколько электронных документов (п. 4 Федерального закона от 06.04.11 № 63?ФЗ «Об электронной подписи»).

Суды принимают в качестве письменных доказательств распечатки электронной «первички» и документов, полученных в электронном виде (п. 3 ст. 75 АПК РФ и п. 1 ст. 71 ГПК РФ) (подробнее читайте во врезке ниже).

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Документ в формате Word не является электронной «первичкой»

Первичный электронный документ подтверждает расходы компании, если он заверен электронной подписью. Заполненный в формате Word или Excel документ, полученный от поставщика по e-mail, доказательством не является. Подробнее о том, почему бумаги в формате Word носят информационный характер, читайте в статье «Про расходы на годовые премии, электронные документы и НДФЛ со штрафов» // РНК, 2015, № 24

Партнеры вправе присылать друг другу электронные счета-фактуры и «первичку», если они договорились об этом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Если покупатель не согласен на электронные документы, поставщику придется оформлять счета-фактуры и «первичку» на бумаге.

Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В частности, составить отдельное соглашение об электронном документообороте (образец такого соглашения приведен в статье «Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь» // РНК, 2014, № 12), обменяться электронными документами или выполнить иные действия, которые подтвердят право использования электронных счетов-фактур (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26).

Организации, которые отчитываются в инспекции и фондах в электронном виде, уже имеют электронную подпись. Остальным компаниям придется ее оформить.

Для документов, которые компания представляет в госорганы, и счетов-фактур обязательна квалифицированная электронная подпись. Подписать «первичку» контрагенту организация вправе простой или неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 02.06.15 № 03-01-13/01/31906, см. также таблицу ниже). Об этом безопаснее заранее договориться с контрагентом (письма ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489 и Минфина России от 05.05.15 № 07-01-06/25701).

Электронную «первичку» суд принимает как доказательство

ТАБЛИЦА. КАКОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ ПОДПИСАТЬ ДОКУМЕНТ

Вид документа Вид электронной подписи
простая неквалифицированная квалифицированная
Отчетность и документы, которые организация представляет по требованию контролирующих органов (ИФНС России, ПФР, ФСС)     x
Документы, представленные в арбитражный суд x x x
Бумаги для электронных торгов    x x
Внутренние документы организации x x x
Первичные документы x x x
Счета-фактуры     x

Сканы бумажных документов, которые компания отправляет через оператора ЭДО, заверяются электронной подписью. Поэтому на них печать можно не ставить (письмо ФНС России от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421). Такие выводы ФНС России сделала в отношении документов, направленных по требованию в инспекцию. Полагаем, логику ведомства можно распространить и на электронный документооборот с контрагентами.

Если организация уже отправляет электронную отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, обмениваться электронной «первичкой» с партнерами она вправе через ту же компанию.

На выбор оператора ЭДО влияет привычный для компании документооборот, ценовая политика оператора и выбор контрагента.

Стоимость обслуживания

Порядок ЭДО пропишите вучетной политике

Есть два вида тарифов на отправку электронных документов. Если организация планирует постоянно обмениваться электронными бумагами с партнером, лучше заключить договор с абонентским обслуживанием. Месячная плата включает в себя определенный объем отправленных документов. Например, отправка 10 000 исходящих документов стоит 5000 руб., а 100 000 исходящих документов — 25 000 руб. Стоимость исходящего документа сверх пакета — 5 руб. Входящий трафик не тарифицируется.

Компании, которая отправляет мало документов по ТКС, выгоднее платить за каждую отправку. Допустим, организация ежемесячно отправляет каждому из трех покупателей счет-фактуру, счет на оплату и коммерческое предложение. То есть в месяц организация отправляет всего 9 документов. Стоимость услуг оператора ЭДО составит 45 руб.1

Совместимость с бухгалтерской программой

Операторы ЭДО предлагают ознакомиться со своими услугами в тестовом режиме. Это позволяет выбрать оператора с программным обеспечением, которое совместимо с бухгалтерской программой организации.

Возможность отправлять электронные документы сразу всем контрагентам

Через одного оператора организация вправе обмениваться документами и с госорганами, и с контрагентами (подробнее читайте во врезке ниже). Поэтому, если компания уже сдает отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, после подписания с партнерами соглашений об электронном взаимодействии ей выгодно обмениваться с ними «первичкой» через того же оператора.

ДЛЯ СПРАВКИ

Операторы ЭДО, которым доверяет ФНС России

ФНС России рекомендует выбирать оператора из сети доверенных операторов ЭДО. Список компаний, входящих в сеть доверия ФНС России, опубликован на официальном сайте налоговой службы по адресу:https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/el_count/#t2.

Оператор электронного документооборота располагает достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями, чтобы обеспечивать обмен электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1.2 Временного положения о сети доверенных операторов электронного документооборота, утв. приказом ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). Кроме того, оператор ЭДО уплачивает налоги в соответствии с общим режимом налогообложения (п. 2.1 Временного положения) и имеет соответствующие лицензии (п. 2.2 Временного положения)

Если организация ранее не пользовалась услугами оператора, ей лучше поинтересоваться, с какими операторами сотрудничает ее контрагент. Обмениваться электронными документами через одного оператора проще. Тем более что не все операторы могут обмениваться электронными документами между собой. Кроме того, компании стоит поинтересоваться, сможет ли она через выбранного оператора ЭДО сдать отчетность в госорганы.

Нужно утвердить внутренний порядок организации электронного документооборота и назначить ответственных лиц за его исполнение. Этот порядок компания прописывает в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете»).*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка