Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 апреля 2016 5 просмотров

Предприятие арендовало офис (2кабинета) у другой организации в здании. 26.12.2015г. в этом здании случился пожар, выгорело почти все. У нас сгорели все документы и компьютер с бухгалтерской программой. за 2015 год документов никаких нет. Сейчас налоговая прислала 2 запроса:10:50:31, 20 апр.1. дать расшифровку затрат по декларации по налогу на прибыль за 9 мес. 2015 года, т.к. сумма исчисленного налога (по их мнению) мала. и второй запрос на встречную проверку по одному из наших контрагентов за период с 01.01.2014г. по 31.12.2015г. Данных у нас никаких нет совсем. Что нам теперь делать?

Для начала необходимо собрать доказательства, подтверждающие случившийся пожар. Такими доказательствами могут быть:

1) справка Государственной противопожарной службы или МЧС, подтверждающая факт пожара;

2) акт инвентаризации имущества, проведенной сразу после пожара. Перечислите в нем, какие бумаги утрачены;

3) справка о служебном расследовании по факту пожара;

4) приказ о необходимости получить копии документов от контрагентов, банка, налоговиков. Составьте его сразу после инвентаризации. Назначьте ответственного;

5) акт о причинах, по которым невозможно восстановить какие-то из отсутствующих документов;

6) вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки, восстановленная первичка, выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП).

Затем необходимо ответить в налоговую об отсутствии возможности представить необходимые документы по причине чрезвычайного обстоятельства. К ответу обязательно приложите копии документов, подтверждающих случившееся.

Затем как можно быстрее займитесь восстановлением первички. Начните с банковских выписок, одновременно обращаясь с запросами к своим основным партнерам, которых вспомните. Для этих же целей может могут подойти данные почтовой переписки в интернете (почтовые сервера и иные программы общения с контрагентами).

Если контролеры назначат проверку, то, скорее всего, размер доходов контролеры возьмут из декларации, а вот расходы будут «убирать» вплоть до того размера, который сможете подтвердить восстановленной первичкой.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Главбух» № 9, Май 2016

По вашим письмам

Будет ли штраф за отсутствие документов, которые сгорелиВажная деталь

Могут ли за отсутствие документов оштрафовать директора или главбуха, читайте в следующем номере.

Могут ли налоговики оштрафовать организацию за непредставление документов на камералке, если они сгорели?

НАТАЛЬЯ АЛЕКСЕЕВА, гл. бухгалтер (г. Калуга)

Да, есть риск, что налоговики оштрафуют компанию на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но этого можно избежать, если убедить инспекторов, что в нарушении нет вины компании. Для этого надо собрать доказательства того, что:

— компания предприняла все меры, чтобы восстановить отсутствующие документы;

— на момент получения требования у компании не было этих бумаг по объективным причинам.

Такими доказательствами могут быть:

1) справка Государственной противопожарной службы или МЧС, подтверждающая факт пожара;

2) акт инвентаризации имущества, проведенной сразу после пожара. Перечислите в нем, какие бумаги утрачены;

3) справка о служебном расследовании по факту пожара;

4) приказ о необходимости получить копии документов от контрагентов, банка, налоговиков. Составьте его сразу после инвентаризации. Назначьте ответственного;

5) акт о причинах, по которым невозможно восстановить какие-то из отсутствующих документов;

6) вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки, восстановленная первичка, выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП).

Часто инспекторы формально подходят к вопросу и штрафуют независимо от причин, по которым не представлены документы. Тогда штраф можно отменить в суде (постановление ФАС Московского округа от 26 сентября 2011 г. № А40-151887/10-90-904). В большинстве случаев суды встают на сторону налогоплательщика.*

<…>

2. Из статьи журнала «Учет в строительстве» № 1, Январь 2016

Вопрос – ответ

Сгоревшие документы надо восстановить

У нас произошел пожар в архиве. Сгорело кое-какое имущество и первичные документы. Как в случае проверки к такой ситуации отнесутся налоговики? Потребуют восстановить документы, иначе снимут расходы? Или все-таки мы избежим ответственности за недостающие документы в связи с чрезвычайной ситуацией?

Отвечает Лариса КОНДРАШОВА, заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО «Аудит-Эскорт»

Утраченные документы вам придется восстановить.

Расходы надо подтвердить документально — это требование НК РФ (п. 1 ст. 252). Исключений для пожара и других чрезвычайных ситуаций он не предусматривает.

Так что, если документов не будет, при проверке налоговики пересчитают налоговую базу. В частности, определят налоги исходя из предполагаемых доходов и расходов расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Важно запомнить!

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Когда в результате этого занижена налоговая база, штраф — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ)

Механизм восстановления документов для таких случаев нормативно не установлен. Поэтому, даже если в восстановленных документах будут отдельные недостатки, спор с ИФНС в суде можно выиграть. Это подтверждает, например, постановление ФАС Московского округа от 9 февраля 2009 г. № КА-А40/80–09.

А вот штрафа за то, что вы не представите документы при проверке, можно избежать. Только надо подтвердить, что вы не виноваты в том, что бумаги сгорели. Например, постановлением органа пожарного надзора об отказе возбудить уголовное дело в связи с пожаром.

Пока ИФНС не докажет вину организации в уничтожении документов, она считается невиновной (п. 6 ст. 108 НК РФ). А без вины наказать компанию нельзя. Такой вывод содержит постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2008 г. по делу № А56-2606/2008.*

<…>

3. Из статьи журнала «Упрощенка» № 6, Июнь 2012

Проблема

Что предпринять, если вы утратили бухгалтерские документы

В. А. Синицина, эксперт журнала «Упрощенка»

Из этой статьи вы узнаете:
В течение каких сроков документы нужно хранить
В каких случаях необходимо создать комиссию по восстановлению документов
С чего следует начать восстанавливать утраченную документацию

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Сроки хранения документов должны соблюдать все. Поэтому вам, как и другим «упрощенцам», при утрате документов придется выполнить описанные в статье действия

О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый. Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Наиболее важные выдержки из этого документа мы привели на с. 91. А в статье расскажем, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. Общая схема действий приведена ниже.

Схема. Как восстановить утраченные документы

Какие документы нужно восстановить при их пропаже

Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек. В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень. Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.

Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НКРФ)? Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами — остатки числятся, а что за объекты — неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы.

Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.

Что предпринять, если документы утраченыПамятка

Если документы утеряны из-за чрезвычайного обстоятельства, обязательно получите справку уполномоченного органа о происшествии.

Чаще всего масштабные потери документов происходят из-за чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж и т. д.). Оказавшись в подобной ситуации, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.). В случае если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам нужно будет объяснить причину потери и подтвердить ее соответствующими справками. Тогда уважительная причина может быть принята во внимание, и это позволит вам получить отсрочку или избежать штрафа.

После того как справки о происшествии получены, нужно выяснить, какие именно документы утрачены.

Для справки

Чтобы определить, какие документы необходимо восстановить, создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию и составит список утраченной документации.

Для этого приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов, а по ее завершении составит акт, в котором укажет состав комиссии, потерянные документы и причину их утраты. После этого организация сможет приступать к их восстановлению.

Отметим, если известно, какие документы отсутствуют, организовывать комиссию не нужно. Допустим, утеряна определенная папка с «первичкой». Тогда сразу же, как вы это обнаружили, займитесь восстановлением утраченной документации.

Не понадобится инвентаризация и в случае, если утеряны документы на бумаге, но сохранились регистры в электронном виде. Для «упрощенцев» главным регистром является Книга учета, и многие заполняют ее именно на компьютере. А значит, велика вероятность, что при утрате бумажной документации она окажется в порядке. В ней будут отражены все хозяйственные операции, и вы не только сможете определить, каких документов не хватает, но и когда и на какую сумму они были составлены.

Как бумаги восстановить

Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» — постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.

Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.

Рисунок 1. Образец запроса в банк о предоставлении копий платежных поручений и выписок

Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.

Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.

«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов. Образец запроса приведен на рис. 2. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.

Рисунок 2. Образец запроса контрагенту для получения копий первичных документов

Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.

Нюансы, требующие особого внимания

Обратите внимание на сроки хранения, указанные в приказе Минкультуры России. Для многих документов они превышают срок в пять лет.

Документы, утраченные до того, как истек срок их хранения, целесообразно восстановить.

Если никакой информации о «первичке» не сохранилось, восстановление лучше начать с обращения в банк. С помощью копий выписок вы сможете определить хотя бы те операции, которые были проведены по безналу.*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка