Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
22 апреля 2016 32 просмотра

У нас была проведена проверка ИФНС. В акте указали, что мы неверно создали резерв на оплату отпусков и неверно оформляются графики отпусков, не все графы заполнены, нет заявлений сотрудников и приказов на перенос отпуска предыдущих лет. Права ли ИФНС? Где мы можем посмотреть образец заполнения графика отпусков, наиболее полно отражающий все возможные ситуации?

Да, права.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Будет лучше, если заявление на отпуск будут писать все сотрудники (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику). Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

Основанием для переноса отпуска по инициативе сотрудника может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме.

Основанием для переноса отпуска по инициативе работодателя будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

Это следует из совокупности положений статей 123 и 124 ТК РФ.

При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.

Пример заполнения графика отправляем во вложении к файлу ответа.

Обоснование

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

Необходимый минимум документов

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:*

Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали – типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.*

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:*

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

<…>

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

Составляя график, учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), специфику деятельности и пожелания сотрудников.

Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.


График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.*

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.*

Главбух советует: Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:*

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.*

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Уведомление об отпуске

За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.*

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме).* Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Главбух советует: Лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.*

<…>

Перенос отпуска

Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.

По инициативе сотрудника:*

  • если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;
  • при болезни сотрудника;
  • в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.

В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме.* На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

По инициативе работодателя – в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.*

Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.*

<…>

Приказ на отпуск

Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

Приказ об отпуске составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример составления приказа по унифицированной форме.*

Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

<…>


Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.*

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Все это следует из положений статей 122123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Кондратьев был в отпуске:

с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней;

с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней;

с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

с 3 по 30 апреля 2016 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;

с 1 по 14 июля 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;

с 5 по 18 ноября 2016 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

<…>


Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, если отпуск предоставляется сразу за несколько лет

Если за предыдущие годы у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска или сотрудник вообще не использовал отпуск несколько лет и в текущем году решил ими воспользоваться, то приказ о предоставлении отпуска нужно заполнить в общем порядке. При этом в форме № Т-6 следует указать:*

  • период соответствующей продолжительности, если отпуск предоставляется за несколько лет, следующих подряд (например, с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2016 года);
  • отдельно (через запятую) указать несколько периодов, если они идут непоследовательно (например, с 3 сентября 2013 года по 2 сентября 2014 года, с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года).

В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие периоды эти дни предоставляются.

Пример оформления предоставления отпуска сотруднику за несколько лет сразу

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации с 3 сентября 2013 года. Она не полностью использовала отпуск за предыдущий 2015 год. В текущем 2016 году она использует накопившиеся дни отпуска за 2015 год – 5 календарных дней и за 2016 год – 28 календарных дней. Общая продолжительность отпуска составляет 33 (5 + 28) календарных дня.

Заполняя форму № Т-6, бухгалтер указал следующие периоды работы:

с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2015 года – 5 календарных дней;

с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года – 28 календарных дней.

<…>

Из форм

Приказ о переносе даты отпуска

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 3
о переносе отпуска

г. Москва 16.11.2015

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск экономиста А.С. Кондратьева
продолжительностью 14 календарных дней (с 1 декабря по 14 декабря 2015 года включительно) на период – февраль 2016 года.

2. Кадровой службе в лице Е.Э. Громовой обеспечить своевременное и полное внесение
изменений в личную карточку А.С. Кондратьева и в график отпусков от 17 декабря 2014 г. № 113.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Экономист А.С. Кондратьев
16.11.2015

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
16.11.2015

Из форм

Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска

Директору
«Альфы»
А.В. Львову
от кассира
А.В. Дежневой

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск со 2 сентября 2015 года на 28 календарных дней.

14.08.2015 А.В. Дежнева

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка