Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Какие люди в нашей бухгалтерии!

Подписка
Срочно заберите все!
№24
21 апреля 2016 18 просмотров

Сотрудница организации принята на работу 01.02.2012г. с начала работы был использован отпуск частично 2 дня, с 25.06.12 по 26.06.12г.начиная с 01.10.21012 сотрудница предоставляет больничные листки по 31.05.2013г. Отработанных дней за этот период у нее нет. С 01.04.2013г. сотрудница находится в отпуске по беременности и родам, 140 календарных дней, с 19.2013 по 03.09.2013 дополнительный отпуск по беременности и родам. С 04.08.2013г. по 26.05.2016г. отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет.Сегодня, 21.04.2016г. организация курьерской доставкой получает заявление от сотрудницы о предоставлении оплачиваемого отпуска на 42 календарных дня.Во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, однако предоставить данные своего нового паспорта отказывается.Вопросы следующие:1. Как обязать сотрудницу предоставить данные нового паспорта, ведь при начислении дохода появиться обязанность налогового агента по удержанию НДФЛ и предоставление сведений в ИФНС, обязательная информация в которой - данные паспорта сотрудников. 2. Обязана ли организация предоставить оплачиваемый отпуск сотруднице по ее заявлению? Можно ли обязать сотрудницу выйти на рабочее место, в связи с производственной необходимостью?3. Как в данном случае происходит исчисление количества оплачиваемых дней отпуска?4. В заявлении сотрудницы не указаны способы получения отпускных, наличными в кассе организации или заявления о перечислении на банковскую карту, как в данном случае поступать бухгалтерии?

1) если у сотрудницы изменилась фамилия, она должна подать работодателю письменное заявление с просьбой внести изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт). Если сотрудница отказывается принести паспорт, можно предупредить ее, что если она не принесет новый паспорт, организация не сможет заказать ей новое пенсионное свидетельство. В результате могут возникнуть проблемы с назначением пенсии;

2) в данном случае в отпускной стаж включается период работы, болезни и отпуска по беременности и родам. Таким образом, если за все это время сотрудница отгуляла только 2 дня, организация обязана ей предоставить очередной отпуск после отпуска по уходу за ребенком. Перенести ежегодный отпуск на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности организации, можно с согласия сотрудника;

3) расчет количества неиспользованных дней отпуска представлен в рекомендации №5 в полном ответе. Правильно рассчитать количество дней неиспользованного отпуска на своих цифрах вы можете на безошибочном расчетчике зарплат http://rz.glavbukh.ru/. Доступ к нему имеют все подписчики БСС «Система Главбух» http://www.1gl.ru/#/document/11/11616/?step=13;

4) как перечислить отпускные – наличными или безналом зависит от условий выплаты зарплаты, предусмотренных в коллективном или трудовом договоре. Учитывая, что у сотрудницы изменилась фамилия, она скорее всего поменяла банковскую карту. Поэтому, до того как она принесет реквизиты новой карты делать выплаты нужно через кассу.

Обоснование

1.Из ситуации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ.

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:*

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗп. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

2.Из статьи журнала «УПРОЩЕНКА», № 8, АВГУСТ 2015

О каких событиях своей жизни работник должен рассказать бухгалтеру

П.А Лисицына, эксперт журнала «Упрощенка»

Вопрос сотрудника. Последний год в моей жизни был богат событиями. Я вышла замуж, поменяла фамилию, а потом переехала в другую квартиру. Должна ли я об этих событиях проинформировать бухгалтера?
Ответ бухгалтера. Да, нужно сообщать бухгалтеру обо всех значительных событиях в своей жизни. И приносить копии документов, подтверждающих эти изменения. Это поможет бухгалтеру правильно рассчитать полагающиеся вам выплаты, сформировать базу по НДФЛ, без ошибок заполнить отчетность. Кроме того, если бухгалтер одновременно является и кадровиком, то ему в связи с вашими изменениями в жизни нужно будет внести корректировки и в кадровые документы.

Событие №1 Сотрудница вышла замуж

Если сотрудница вышла замуж, то ей нужно принести в бухгалтерию и (или) в кадровую службу копию свидетельства о регистрации брака. На основании этого документа обычный бухгалтер и бухгалтер-кадровик проделают следующие действия.

Бухгалтер скорректирует вычеты по НДФЛ. Это потребуется сделать только в том случае, если выходит замуж сотрудница, которая была матерью-одиночкой. Дело в том, что единственным родителям полагается вычет по НДФЛ за каждого ребенка в двойном размере (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). А замужняя женщина уже не единственный родитель. И с месяца, следующего за месяцем регистрации брака, ей полагаются обычные вычеты (письмо Минфина России от 20.05.2013 № 03-04-05/17775). На основании полученной копии свидетельства о регистрации брака бухгалтер перестанет предоставлять работнице повышенные вычеты, конечно, если такие вычеты были. Если нет, то ничего корректировать не требуется.

А вот если работница вышла замуж за мужчину, с которым проживает его сын или дочь от предыдущего брака, ей полагается стандартный вычет на ребенка мужа. Для получения вычета она должна написать соответствующее заявление в бухгалтерию и приложить к нему следующие документы:

—копию свидетельства о рождении ребенка мужа;

—копию свидетельства о браке;

—справку жилищно-коммунальной службы о совместном проживании ребенка с супругой родителя;

—заявление родителя ребенка об участии супруги в обеспечении ребенка (письма Минфина России от 23.06.2014 № 03-04-05/29908 и от 21.02.2012 № 03-04-05/8-209). Таким образом, бухгалтер на основании этих бумаг начнет предоставлять сотруднице вычет по НДФЛ. В связи с чем налог с заработка получится меньше, а сумма на руки — больше.

Бухгалтер-кадровик внесет данные о регистрации брака в личную карточку сотрудницы. Если бухгалтер, кроме своих непосредственных обязанностей, занимается еще и кадрами, он должен вести личные карточки по всем работникам (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Они составляются по унифицированной форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по бланкам, разработанным самостоятельно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ). Так вот, в форме № Т-2 предусмотрены поля, где нужно записать, состоит ли работник в браке, а также указать состав его семьи. В карточке, которую организация или бизнесмен разработали самостоятельно, также прописывается аналогичная информация. Поэтому если сотрудница вышла замуж, то на основании копии свидетельства о регистрации брака бухгалтер укажет в карточке, что она замужем, и впишет нового члена семьи.

Бухгалтер-кадровик расскажет о возможном отпуске. При регистрации брака сотруднице полагается неоплачиваемый отпуск до пяти календарных дней (ст. 128 ТК РФ). Соответственно о такой возможности бухгалтер должен оповестить свою работницу.

Чтобы использовать отпуск, сотруднице нужно написать соответствующее заявление. На основании этого заявления бухгалтер издаст приказ о предоставлении отпуска. Егодолжен подписать руководитель, а работницу следует ознакомить с таким приказом.

Событие №2 Работница сменила фамилию*

При замужестве либо разводе сотрудница может сменить фамилию. В таком случае ей нужно будет заменить старый паспорт на новый. Так вот, копию нового паспорта уже с новой фамилией работница должна принести в бухгалтерию и (или) кадровую службу. На основании этого документа бухгалтер или бухгалтер-кадровик проделают такую работу.

Бухгалтер закажет новое страховое пенсионное свидетельство на работницу. Если сотрудница поменяла фамилию, на нее нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. На этот номер идут все взносы, которые формируют будущую пенсию сотрудницы. Таким образом, чтобы данные о работнице в Пенсионном фонде были достоверны и впоследствии у нее не возникло проблем с назначением пенсии, свидетельство нужно поменять (п. 26 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).* Кроме того, СНИЛС указывается в расчете РСВ-1 ПФР, поэтому, если номер будет оформлен на старую фамилию, сотрудники фонда могут не принять этот расчет, обнаружив ошибку.

Чтобы поменять СНИЛС на сотрудника, бухгалтер заполнит заявление по форме АДВ-2, подписав его у работницы, и подаст его в ПФР вместе с описью по форме АДВ-6-1. Обе формы утверждены постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В заявлении бухгалтер укажет прежние данные сотрудницы, а также новую фамилию и реквизиты нового паспорта. Данные, которые не меняются, вносить в форму не нужно. Оставьте эти поля пустыми. Фрагмент заполненной формы АДВ-2 представлен ниже.


После того как новое свидетельство будет готово, бухгалтер его получит и выдаст работнице.

А вот новое свидетельство об ИНН при смене фамилии заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 приказа ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).

Бухгалтер напомнит, что нужно сменить банковскую карточку. Если заработная плата в вашей организации или у предпринимателя перечисляется на карту работника, то при смене фамилии эту карту следует поменять. Ведь карточка со старой фамилией недействительна. Поскольку при перечислении денег на карту работодатель подает в банк платежное поручение на общую сумму и представляет реестр получателей (п. 1.17Положения, утвержденного ЦБ РФ от 19.06.2012 № 383-П). В этом реестре он указывает фамилию, имя, отчество работников, суммы и реквизиты карточных счетов. Так вот, если в реестре и банковской карте будут разные фамилии, банк не сможет зачислить деньги. Соответственно карту надо сменить.

Обычно сотрудники обращаются в банк за новой картой самостоятельно. Однако бухгалтер может помочь работнице заполнить нужные для смены карты документы. Пока банк не выпустит для сотрудницы новую карту, заработную плату придется выплачивать наличными.

Бухгалтер-кадровик исправит внутренние кадровые документы по работнице, данные в компьютерной базе и трудовую книжку. В большинстве кадровых документов содержатся личные данные работников, в том числе и фамилия. Соответственно если эти данные изменились, то нужно подкорректировать и сами внутренние бумаги. Например, личную карточку сотрудницы, график отпусков, табель учета рабочего времени и пр. (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Кроме того, изменения следует внести и в компьютерную базу, где отображается информация по работнице. Это поможет впоследствии правильно формировать отчеты, например справки 2-НДФЛ.

Чтобы подкорректировать сведения, работодатель издаст соответствующий приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работницы. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью бухгалтера-кадровика. Вообще законодательство не обязывает это делать, тем не менее, чтобы избежать недоразумений с проверяющими, лучше внести коррективы.

В трудовую книжку исправительные записи делаются так (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). На титульном листе зачеркивается одной чертой прежняя фамилия и рядом записывается новая. Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты свидетельства о браке, на основании которого изменена фамилия или реквизиты паспорта. Бухгалтер-кадровик поставит свою подпись и печать организации. Образец такой записи дан ниже.

<…>

3.Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

Возникновение права на первый отпуск

По общему правилу право на первый ежегодный отпуск (на новом месте работы) возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). При этом некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом. Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.*

Отпуск авансом

Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Это право организации, а не ее обязанность.

Некоторым сотрудникам (по их просьбе) организация обязана предоставить отпуск авансом:

<…>

Время, включаемое в стаж

В стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит:*

  • время фактической работы;
  • время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, праздничные дни, медосмотр, отпуск по беременности и родам и т. д.);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в рабочем году;
  • другие периоды времени, предусмотренные трудовым (коллективным) договором или локальным актом организации.

Об этом сказано в статье 121 Трудового кодекса РФ.

Время, исключаемое из стажа

В стаж, дающий право на основной отпуск, не входит:

  • время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
  • время отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 календарных дней в рабочем году.

Об этом говорится в статье 121 Трудового кодекса РФ.

<…>

Перенос и продление отпуска

Ежегодный отпуск можно перенести или продлить. Сделать это можно как в течение текущего года работы (рабочего года), так и на следующий год.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях:

  • временной нетрудоспособности сотрудника;
  • исполнения сотрудником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации.

Также отпуск нужно перенести:

  • если сотруднику своевременно (не позднее чем за три дня до начала отпуска) не выплатили отпускные;
  • если сотрудника своевременно (не позднее чем за две недели до начала) не предупредили о дате начала отпуска.

Такой порядок установлен частями 12 статьи 124 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1.

Кроме того, ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. То есть перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.*

<…>

Ответственность

Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск:

  • в течение двух лет подряд;
  • сотрудникам в возрасте до 18 лет;
  • сотрудникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда.

Такие требования предусмотрены в части 4 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Внимание: Если работодатель не предоставит сотруднику отпуск, то его может оштрафовать трудовая инспекция.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

О правонарушении инспекторы труда могут узнать при проверке или из жалобы сотрудника.

<…>

5. Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Определив размер среднего дневного заработка, рассчитайте количество неиспользованных дней отпуска. Тех самых, за которые необходимо выплатить компенсацию при увольнении сотрудника.

Расчет количества неиспользованных дней отпуска*

Чтобы посчитать количество неиспользованных дней отпуска, за которые полагается компенсация, воспользуйтесь формулой:

Количество неиспользованных дней отпуска = Продолжительность полного ежегодного отпуска х Количество полных отработанных месяцев - Количество использованных дней отпуска
12

Во внимание берите каждый год, в котором сотрудник не отгулял отпуск либо отгулял его частично. Ведь отдыхать он был вправе ежегодно (ст. 114 ТК РФ). При этом речь идет не о календарном, а о рабочем годе. То есть неиспользованные дни отпуска считайте за каждые 12 рабочих месяцев, начиная со дня трудоустройства (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169; далее – Правила).

В такой отпускной стаж не включайте:

  • время, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
  • отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
  • отпуска без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 календарных дней.

Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 28 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, истатьи 121 Трудового кодекса РФ.

За полный отработанный месяц принимайте период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключите. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.

Важно: есть случаи, когда сотруднику надо выплатить компенсацию как за полный год работы, даже если на самом деле он числился в организации меньший период. В частности, так надо сделать, когда увольняется сотрудник, проработавший в организации меньше 12 месяцев, но как минимум 10,5. Дело в том, что за 11 месяцев положена полная компенсация, а отработанные 10,5 месяца надо округлять до 11.

Также полная годовая компенсация полагается и отработавшим в организации от 5,5 до 11 месяцев, если причиной столь раннего увольнения стали:

  • сокращение штата;
  • ликвидация организации;
  • призыв на военную службу;
  • признание сотрудника полностью неспособным к труду согласно медицинскому заключению.

Такие нормы прописаны в пункте 28 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169. Причем правила о выплате полной компенсации следует применять в отношении всех сотрудников. То есть как тех, которые в общей сложности отработали в данной организации менее одного года, так и тех, кто проработал больше одного года.

Так нужно действовать при условии, что за последний рабочий год они отработали 5,5 месяца (и более) стажа, который дает право на ежегодный отпуск. Аналогичную позицию занимают и суды (см. кассационное определение Свердловского областного суда от 14 июля 2009 г. № 33-7241/2009).

Если же сотрудник в своем первом и единственном в данной организации рабочем году (кроме случаев, перечисленных выше) был занят менее 11 месяцев, то за этот год ему положена компенсация пропорционально отработанному времени (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). То есть количество неиспользованных дней отпуска в этом случае определяйте по формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска = Продолжительность полного ежегодного отпуска х Количество полных отработанных месяцев
12

Во всех остальных случаях выплатите:

  • полную годовую компенсацию за каждые отработанные 12 месяцев рабочего года;
  • пропорциональную компенсацию, если сотрудник отработал меньше 12 месяцев.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка