Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
16 апреля 2016 5 просмотров

Возможно мы не точно выразились - речь идет о ситуации, когда Акт, смета и приказ есть, но работник ПОТЕРЯЛ все подтверждающие документы, кроме слипа с корпоративной карты. Т.е потерял чек ККМ, счет ресторана и/ил накладную?

В такой ситуации учитывать расходы очень рискованно. Суды допускают учет расходов исходя из документов, косвенно подтверждающих понесенные расходы. Минфин России неоднократно подчеркивал, что первичка по представительским расходам должна быть в полном объеме.

В Вашей ситуации для того чтобы попытаться учесть расходы необходима объяснительная сотрудника с приложением слипа о понесенных расходах, но этого может не хватить для косвенного подтверждения, так как по слипу невозможно определить за что была произведена оплата. И если, например, при покупке ТМЦ, у организации есть само ТМЦ, и можно увязать оплату и наличие ТМЦ, то в случае с осуществленными расходами, да еще представительского характера, которые всегда вызывают повышенный интерес налоговых органов, доказать, что была произведена оплата именно представительского мероприятия будет очень сложно и отстаивать позицию придется в суде. Причем, предугадать чью сторону в такой ситуации займет суд не представляется возможным.

В связи с вышесказанным, безопаснее не учитывать данные расходы.

Обоснование

1. Из статьи

ЖУРНАЛ «СЕМИНАР ДЛЯ БУХГАЛТЕРА», № 5, МАЙ 2014

По представительским расходам достаточно отчета и первички

Компаниям больше не нужно оформлять кипу документов, чтобы обосновать представительские расходы. Для этого вполне достаточно отчета, который утвердит руководитель организации. Главное, чтобы на все перечисленные там траты у компании была подтверждающая первичка. Такой вывод представители Минфина России сделали в письме от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288.

Напомню, что в налоговом учете компании включают представительские расходы в прочие. Основание – подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Правда, учесть такие траты без ограничений нельзя. Списать получится лишь ту сумму, которая не больше 4 процентов расходов на оплату труда. Об этом сказано в пункте 2 статьи 264 НК РФ.

Так что компании должны нормировать представительские расходы. Это главное правило. Но есть еще одно: все расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вот здесь как раз и были сложности. Ведь конкретного списка документов, которыми компания может обосновать и подтвердить представительские расходы, в законе нет.

Зато разъяснения по этому вопросу не раз давали чиновники. Примеры тому – письма Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26 и от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807. В них финансисты настаивали: подойти к оформлению документов нужно очень серьезно. И чтобы не было проблем с налоговиками, придется оформить приказ руководителя с планом встречи и списком участников, смету затрат и отчет о проведенном приеме. Ну и конечно, обязательно понадобятся товарные чеки, накладные и другая первичка, которая подтвердит, что организация действительно потратилась на мероприятие. Следуя официальной позиции, компании вынужденно оформляли кипу бумаг. Иначе проверяющие снимали затраты со всеми вытекающими.

Однако сейчас чиновники всерьез нацелены сократить число документов, которыми организации подтверждают расходы. Такой вывод следует из «дорожной карты» по улучшению налогового администрирования. Правительство РФ утвердило ее в феврале.

Реализация не заставила себя долго ждать. В письме от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288 финансисты заявили, что обосновать представительские затраты компания вполне может отчетом о мероприятии, который утвердит руководитель. Ну, а дополнительные бумаги можно не составлять. Главное, чтобы на все траты, перечисленные в отчете, у компании была подтверждающая первичка.

Что делать

Чтобы подтвердить представительские расходы, достаточно оформить отчет о мероприятии и утвердить его у руководителя. План мероприятий, смету и другие бумаги составлять не нужно. Главное, чтобы по всем перечисленным в отчете затратам у компании была подтверждающая первичка. Об этом –письмо Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288.

2. Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

<…>


Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-Попределение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документподтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка