Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
18 апреля 2016 11 просмотров

Должна ли электронная почта, которая указывается в письмах организации и в карточке предприятия проходить какую-то регистрацию? где? в каком органе? каким документом это регламентируется?

Регистрация электронного почтового ящика организации не требуется. Нормы действующего законодательства не содержать ограничений и запретов на использование электронной почты.

Обоснование

Из рекомендации

Анастасии Надеждиной, директора по юридическим вопросам России и стран СНГ ООО «Валеант», член совета директоров

Сергея Аристова, шеф-редактора ЮСС «Система Юрист»

Андрея Яковлева, заместителя председателя Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда

Как поставщику заключить договор поставки путем обмена письменными документами

<…>

Как заключить договор посредством электронной почты

Заключать договоры путем обмена электронными сообщениями очень удобно. Достаточно обменяться с контрагентом отсканированными документами с подписями сторон.

Главный вопрос при этом – «как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим», ведь пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ ставит соответствующее условие.

Сделать это можно тремя способами.

1. Придать переписке юридическую силу в самом договоре, прописав в нем или дополнительном соглашении соответствующее условие. При этом нужно указать:

  • сведения о контактных лицах (Ф. И. О., должности);
  • адреса электронной почты, которые будут использовать стороны при заключении договора;
  • действия, которые стороны будут осуществлять посредством электронной переписки (заключение договора и его изменений, ведение переговоров, согласование приложений).

Примеры формулировки соглашения сторон договора поставки о юридической силе переписки по электронной почте*

Пример 1.

«Обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении положений настоящего Договора имеет силу договора, если данные документы направлены с использованием адресов электронной почты, указанных в реквизитах Сторон, представителями Сторон, указанными в пункте ____ настоящего Договора, которые, соответственно, уполномочены на заключение, изменение, прекращение и исполнение настоящего Договора».

Пример 2.

«1. Стороны договорились, что обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении условий настоящего Договора может осуществляться с использованием электронных средств связи (электронные сообщения). При этом обязательным условием является подтверждение получения документа в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «Получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения поэлектронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

2. Сообщения направляются по следующим адресам электронной почты:

а) в адрес Поставщика: _______________;

б) в адрес Покупателя: _______________.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления сообщения электронной почты.

4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или форс-мажорных обстоятельств».

Совет

Как и в случае с обменом документами через факс, имеет смысл согласовать с покупателем соответствующий порядок подтверждения заключения договоров. В частности, можно установить, что обмен документами по электронной почте всегда сопровождается одновременной почтовой отправкой их оригиналов.*

Пример формулировки соглашения сторон договора поставки о подтверждении переписки сторон

«Письма, сообщения, спецификации и уведомления, отправленные по электронной почте, признаются Сторонами, но должны дополнительно подтверждаться в течение ___ рабочих дней курьерской или заказной почтой».

Совет

Если поставщик регулярно заключает договоры поставки с одним и тем же покупателем по электронной почте, то, как и в случае с обменом документами через факс, имеет смысл ввести дополнительные условные обозначения (коды). Это позволит со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя электронного документа.*

2. Использовать электронную подпись. Обмен электронными сообщениями с электронной подписью в целях заключения договоров рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). То есть достаточно иметь два сообщения (по одному от покупателя и поставщика) с электронной подписью, содержащие оферту и акцепт, чтобы договор поставки считался заключенным. Никаких дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору, не требуется.

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. В рамках Закона № 63-ФЗ созданы новые специально уполномоченные организации – удостоверяющие центры. Они выдают сертификаты ключей, устанавливают сроки их действия, ведут реестр выданных и аннулированных ключей. Весь перечень полномочий удостоверяющих центров указан в статье 13 Закона № 63-ФЗ.

Чтобы при заключении договора поставки использовать электронную подпись, поставщику необходимо четко согласовать с покупателем условия и порядок использования такой подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Примеры формулировки соглашения сторон договора поставки об использовании электронной цифровой подписи

Пример 1.

«Обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении положений настоящего Договора имеет силу договора, если данные документы направлены с использованием адресов электронной почты, указанных в реквизитах Сторон, и заверены электронной цифровой подписью представителей Сторон, указанных в пункте ____ настоящего Договора, которые, соответственно, уполномочены на заключение, изменение, прекращение и исполнение настоящего Договора».

Пример 2.

«1. Настоящий Договор, а также любые изменения и дополнения к нему действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством электронных средств связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных представителей Сторон, указанных в настоящем Договоре.

2. Уполномоченные представители и адреса электронной почты Сторон:

а) от Поставщика: _____________________________________________;

б) От Покупателя: _____________________________________________.

3. Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными представителями Сторон и обмена подписанными экземплярами электронных документов.

4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или форс-мажорных обстоятельств.

В случае возникновения спора между Сторонами о действительности электронной цифровой подписи или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет Сторона, сделавшая подобное заявление».

Подробнее об изложенных способах индивидуализации электронных сообщений см. Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства.

3. Получить письменные доказательства заключения договора поставки

Этот способ очень полезен, если поставщик и покупатель пришли к соглашению о поставке товаров с помощью электронныхсообщений, которые заранее не были индивидуализированы.

Чтобы получить письменные доказательства заключения договора, нужно:

  • либо подтвердить содержание электронных писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке;

Для этого стоит написать покупателю бумажное письмо (несколько писем). В нем среди прочего необходимо упомянуть о предыдущей электронной переписке, например, в качестве аргументации какого-либо значимого условия поставки (адрес доставки, вид упаковки, количество товара). Упоминание может быть таким: «...как Вы сообщали в электронных письмах от _______ 20__ г., подписанных ____________ и адресованных _________».

Если покупатель ответит на такое письмо (письма) и не оспорит факта направления (получения) электронных сообщений, то на них можно будет ссылаться как на доказательство заключения договора.

  • либо обратиться к нотариусу для осмотра интернет-страниц и составления соответствующего протокола.

Это самый надежный способ формализации цифровых доказательств.

Право производить осмотр письменных и вещественных доказательств предоставлено нотариусу статьями 102 и 103 Основ законодательства о нотариате.

Он должен удостоверить факт наличия электронной переписки, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий. Сами электронные письма должны быть распечатаны и подшиты к протоколу.

В итоге будет получен документ (протокол), подтверждающий, что на определенную дату в конкретном почтовом ящике действительно имелись электронные сообщения, полученные с определенных адресов. Часто этого бывает достаточно, чтобы суд принял электронную переписку в качестве доказательства.

Пример из практики: суд не признал договор купли-продажи незаключенным, так как он подписан путем обмена документами по электронной почте, содержит подписи руководителей сторон, скрепленные их печатями

ООО «У.» (продавец) и ООО «С.» (покупатель) заключили договор купли-продажи винтового блока и эластичного кольца общей стоимостью 880 553 руб. с условием о предварительной оплате.

Продавец выставил счет, а покупатель перечислил ему 300 000 руб.

Так как ООО «С.» не произвело окончательный расчет, ООО «У.» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании 580 552 руб. долга и 75 837 руб. процентов за пользование чужими денежными средствами.

Покупатель, в свою очередь, предъявил встречный иск о признании договора незаключенным, а также о взыскании 300 000 руб. неосновательного обогащения и 43 787 руб. 55 коп. процентов за пользование чужими денежными средствами.

В подтверждение довода о заключенности договора продавец представил составленный нотариусом протокол осмотра доказательств. Из него следовало, что «в электронной переписке, сохраненной в электронном виде в почтовом ящике... в папке [с наименованием покупателя] за 17.06.2008, 24.07.2008, 28.06.2008, 24.07.2008, содержатся следующие текстовые документы: приложение... к договору..., дополнительное соглашение... к договору..., счет..., договор..., письмо [продавца].

Оценив представленные в материалы дела доказательства с учетом наличия в договоре и дополнительном соглашении к нему подписей руководителей сторон и печатей, а также принимая во внимание осуществление обществом действий по частичной оплате подлежащего поставке оборудования, суды пришли к правильному выводу о заключенности договора».

Суд отказал в удовлетворении первоначального иска, по встречному иску взыскал 300 000 руб. неосновательного обогащения (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А63-4698/2010).

Поставщик согласовал с покупателем условия договора поставки путем обмена документами через факс (или электронную почту) без соответствующей оговорки в соглашении сторон. Есть ли риск признания договора незаключенным, если поставщик уже отгрузил часть товара, а покупатель его принял

В такой ситуации риск признания договора поставки незаключенным минимальный.

То же касается и ситуации, если покупатель оплатит счет, содержащий информацию, идентичную отраженной в переписке (наименование, ассортимент, количество, стоимость товара).

Дело в том, что сторона не сможет требовать признания договора незаключенным, если:

  • она приняла от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердила действие договора;
  • заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств противоречит принципу добросовестности (п. 3 ст. 1 ГК РФ).

Соответствующее правило содержится в пункте 3 статьи 432 Гражданского кодекса РФ.

Если стороны исполнили или исполняют условия договора поставки, то суд признает переписку сторон подтверждающей его заключение, даже если отсутствует соглашение об использовании факсимильной илиэлектронной связи (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 4 мая 2010 г. № Ф09-2953/10-С3 по делу № А07-14233/2009Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12 мая 2009 г. № 17АП-3077/2009-АК по делу № А60-337/09).

Пример из практики: суд отказал покупателю в требовании признать договор поставки незаключенным, так как фактические действия истца указывают на заключенность договора

ООО «П.» (продавец) посредством электронной почты направил в адрес индивидуального предпринимателя П. (покупатель) проект договора на поставку продукции швейного производства (верхнюю одежду).

Позднее на основании счета покупатель перечислил в адрес продавца денежную сумму 2 250 149 руб. 00 коп.

Так как ООО «П.» товар не поставило, ИП П. обратился в арбитражный суд с исковым заявлением к ООО «П.» о признании договора поставки незаключенным и о взыскании 2 250 149 руб., уплаченных по договору.

Суд указал: «...возникшие между сторонами правоотношения сложились в результате обмена текстом договора... посредством электронной почты».

«Оценив совокупность представленных доказательств, фактические действия истца, направленные на исполнение договора, в частности, то, что им произведена предварительная оплата по договору, суд посчитал, что договор является заключенным в порядке, предусмотренном статьей 434 ГК РФ».

Руководствуясь пунктом 3 статьи 487 Гражданского кодекса РФ, суд взыскал с поставщика 2 250 149 руб. предварительной оплаты. В удовлетворении требования о признании договора поставки незаключенным было отказано (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 июня 2013 г. по делу № А75-6967/2012).

Кроме того, даже если стороны не приступили к исполнению договора, но покупатель какими-либо письменными документами одобрил сделку, то договор поставки также будет считаться заключенным. Такими документами могут быть, например, акты сверки, ответы на претензию, подписанные руководителем покупателя.

Об общих правилах заключения договора см. также Как заключить договор: оферта, акцепт, протокол разногласий, подписание единого документа и Можно ли заключить договор путем обмена письмами.

О других способах заключить договор поставки см.:

  • В какой форме можно заключить договор поставки: риски для поставщика;
  • Как поставщику заключить договор поставки в виде единого документа, подписанного обеими сторонами;
  • Как поставщику заключить договор поставки путем конклюдентных действий.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка