Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24
19 апреля 2016 186 просмотров

Работник ездил в командировку и в документе на проживание от ИП написано " аренда квартиры по адресу,,, Сумма..." как правильно в учете отразить данные расходы. То что договор не заключен с ООО для своего сотрудника на аренду квартиры на время командировки это не влияет на налогообложение? Если я правильно поняла, то если сотрудник от своего имени заключил договор аренды на проживание в квартире во время командировки, значит всю сумму расходов на проживание мы отнесем на затраты и включим в расходы по налогу на прибыль, и эта сумма не будет облагаться НДФЛ.

В бухгалтерском учете такие расходы отражаются на затратных счетах 20,26,44.. В налоговом учете документально подтвержденные расходы учитываются в расходах. Страховые взносы и НДФЛ на сумму документально подтвержденных расходов не начисляются.

Обоснование

Из рекомендации Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.*

Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета). О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

  • с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • с дополнительным обслуживанием в номере;
  • с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

Кроме того, в составе расходов по найму жилого помещения можно дополнительно учесть расходы на оплату коммунальных услуг за период командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Поскольку в бухучете расходы по аренде отражаются в полной сумме, возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении платы за аренду частной квартиры для проживания командированных сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения

ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, имеет производственный филиал в г. Владимире. Для координации работ по внедрению новых технологий сотрудники «Альфы» систематически приезжают в филиал в командировки. Для их проживания организация арендует во Владимире частную квартиру. По договору с ее собственником арендная плата составляет 7000 руб. в месяц. Ежемесячно стороны сделки подписывают акт об оказании услуг по аренде.

Владелец квартиры не является предпринимателем. Поэтому при перечислении арендной платы «Альфа» удерживает из нее НДФЛ по ставке 13 процентов.

В марте в арендованной квартире проживали направленные в командировку:
– менеджер организации А.С. Кондратьев (7 дней);
– генеральный директор А.В. Львов (10 дней).

В учете «Альфы» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 76
– 7000 руб. – учтена плата за аренду квартиры для проживания командированных сотрудников;*

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 910 руб. – удержан НДФЛ с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51
– 6090 руб. (7000 руб. – 910 руб.) – перечислена арендная плата.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» включил в расходы арендную плату за фактические дни проживания. Сумма расходов составляет:
7000 руб. : 31 дн. х (7 дн. + 10 дн.) = 3839 руб.

В учете организации возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 632 руб. ((7000 руб. – 3839 руб.) х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с арендной платы, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

<…>

НДФЛ

Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.*

В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:

  • 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.

С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. Так предусмотрено подпунктом 3 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику. Это следует из пунктов 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Страховые взносы

Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*

О том, нужно ли начислять страховые взносы на сумму компенсации, если расходы на наем жилья документально не подтверждены, см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим.

О начислении налогов с компенсации расходов на оплату дополнительных услуг гостиницы см. Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка