Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
21 апреля 2016 51 просмотр

На предприятии генеральный директор (учредитель) имеет карту к расчету счету предприятия, этой картой он рассчитывается при покупке ТМЦ в различных магазинах и т.д. Деньги списываются с расчетного счета предприятия. Директор приобретает не только необходимые ТМЦ для производственного процесса, но и товары для личного потребления (продукты питания, лекарства, сигареты, пиво и т.д.). Как проводить суммы этих экономически не обоснованных расходов по бухгалтерскому и налоговому учету? Необходимо ли включать в доход директора эти суммы? Облагаются ли эти суммы НДФЛ и другими «зарплатными налогами»? Просьба составить необходимые проводки.

1. Снятие денег или оплата корпоративной картой приравниваются к выдаче подотчетных. А значит, директор должен подтвердить свои расходы авансовым отчетом.

Поскольку при выдаче директору денег под отчет предприятие не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если директор не вернул в срок израсходованные на личные нужды подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты директора (ст. 137 ТК РФ).

2. Да, необходимо. Если директор своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012).

3. Если подотчетные суммы, по которым директор не отчитался, не будут удержаны из его заработной платы, то эти суммы облагаются:

- страховыми взносами (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609);

- НДФЛ (ст. 210 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45-25321/2012).

4. В случае, если не возвращенная подотчетная сумма не будет удержана из заработной платы директора, сделайте следующие проводки:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

— отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя;

Дебет 91.2 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— списана на прочие расходы задолженность директора перед компанией;

Дебет 99 субсчет "ПНО" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль
- начислено постоянное налоговое обязательство на сумму не принимаемых для налогового учета расходов;

Дебет 20 Кредит 70

— начислена зарплата с учетом невозвращенной подотчетной суммы;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— начислен НДФЛ;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с заработной платы;

Дебет 91.2 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с суммы невозвращенного аванса.

Обоснование

1. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

<…>

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.*

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

<…>

2. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

<…>

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.*

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Бухучет

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71
– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 94
– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

<…>

Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).*

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок

В марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. х 13%) х 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

В марте:

Дебет 94 Кредит 71
– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

В апреле:

Дебет 44 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94
– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.

<…>

3. Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 9, Сентябрь 2015

<…>

Снятие денег или оплата корпоративной картой приравниваются к выдаче подотчетных. А значит, сотрудник должен подтвердить свои расходы авансовым отчетом.*

При этом вовсе не обязательно, чтобы работник отчитался в течение трех дней после того, как истекло время, на которое выданы деньги. Этот срок действует при расчете наличными. Его установил Центробанк в пункте 6.3 Указаний № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. Расчеты корпоративными картами – безналичные. На них указания ЦБ РФ не распространяются.

Этот же принцип можно применить и к другим правилам. Компания не может выдавать наличные подотчетные сотруднику, который не отчитался по прежним суммам. Это правило также из пункта 6.3 Указаний № 3210-У. Получается, что работнику, который в срок не отчитался по корпоративной карте, выдать деньги можно.

Подотчетные наличными компания выдает по заявлению сотрудника. А если работник будет платить за покупки картой, можно обойтись без заявления. Только не путайте это с ситуацией, когда подотчетные перечисляют на личную карту работника. Тут заявление необходимо. Минфин России указал на это в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288.

Правда, инспекторы на местах думают иначе. При проверке они могут оштрафовать компанию, которая использует корпоративные карты, но не соблюдает порядок кассовых операций из Указаний Центробанка № 3210-У.

Штрафы можно оспорить в суде. Есть решения в пользу компаний: постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. по делу № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 г. по делу № А03-6142/2012.

Как отразить операции по карте в учете

Итак, вы получили карты. Надо ли отражать сам пластик на счетах учета? Есть две точки зрения.

Согласно первой, карты отражать на счетах не нужно.

Сторонники второй точки зрения считают, что карты надо отражать на счете 002 « Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по символической оценке. Например, 1 руб. Эта точка зрения вполне логична. Карта – это собственность банка. Об этом написано на ее оборотной стороне. Иногда банк даже прописывает в договоре условие о возврате карты с истекшим сроком действия. Правда, обычно клиенты карты не возвращают, ну, а банкиры не настаивают.

Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке (подп. 15 п. 1 ст. 265, подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51.*

О ЛЕКТОРЕ

Ольга Анатольевна Бондаренко – кандидат юридических наук, доцент, аудитор и консультант по налогам и сборам, член Научно-экспертного и Учебно-методического совета Палаты налоговых консультантов, аттестованный преподаватель Палаты налоговых консультантов России, ведущий специалист консалтинговой фирмы «Ависта консалтинг», автор ряда публикаций и учебно-методических пособий.

Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
– выданы деньги под отчет с карточного счета.

А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».

Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71.

Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
– сняты деньги со счета и выданы под отчет;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
– отражены расходы на основании авансового отчета.

А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
– списаны деньги со счета;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
– учтена в расходах комиссия банка.

Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66. Посмотрим на примере.

Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
– 15 000 руб. – получены кредитные деньги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
– 15 000 руб. – сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 15 000 руб. – отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
– 750 руб. – учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;

ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51
– 15 750 руб. – оплачен долг и проценты по нему.*

<…>

4. Из статьи журнала «Учет в туристической деятельности» № 12, Декабрь 2014

<…>

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).*

<…>

5. Из статьи журнала «Зарплата» № 6, Июнь 2015Работник не сдал авансовый отчет вовремя: начислять ли НДФЛ и взносы

<…>

Работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался.

В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются:

<…>

Пример 2

С работника не удерживают подотчетную сумму

Изменим условие примера 1. В ООО «Полет» трудится А.И. Стриж с зарплатой 32 500 руб. Сотрудник не отчитался до 27 июня 2015 года включительно об использовании подотчетной суммы 5400 руб.

29 июня директор издал приказ не удерживать ее из зарплаты сотрудника.

Зарплата А.И. Стрижа — 32 500 руб. Детей у сотрудника нет. Зарплата за первую половину июня выплачена работнику в размере 13 900 руб.

Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма — 0,2%.

Какую сумму А.И. Стриж получит на руки в зарплату? Какие проводки сделает бухгалтер?

Решение

Бухгалтер сделает следующие проводки:

27 июня 2015 года

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

— 5400 руб. — отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя;

29 июня 2015 года

Дебет 91 субсчет 2 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 5400 руб. — списана на прочие расходы задолженность работника перед компанией на основании приказа директора;

30 июня 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

— 32 500 руб. — начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 4927 руб. [(32 500 руб. + 5400) х 13%] — начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51

— 13 673 руб. (32 500 руб. – 13 900 руб. – 4927 руб.) — перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину июня, НДФЛ;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 9815 руб. [32 500 руб. х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с заработной платы за июнь;

Дебет 91 субсчет 2 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

— 1630,8 руб. [5400 руб. х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с суммы невозвращенного аванса.*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка