Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Все ли вы делаете правильно в годовой отчетности

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
28 апреля 2016 22 просмотра

Какой срок хранения приказа о привлечении работника к работе в выходной день и приказа о привлечении работника к сверхурочной работе? И какой срок хранения данных приказов при привлечении работника, работающего во вредных условиях?

Приказ о привлечении работника к работе в выходной день, приказ о привлечении работника к сверхурочной работе относятся к приказом по личному составу. Приказы по личному составу документируют трудовые отношения - прием, увольнение, перемещение, отпуска и т.п. Срок хранения таких приказов - 75 лет, если они созданы до 2003г. или 50 лет, если созданы после 2003г. Это следует из ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ и ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558.

Обоснование

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

1. Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

2.Как хранить документы в кадровой службе

<…>

Сроки хранения документов

Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Вопрос из практики: Где хранить заявления сотрудников

Ответ на этот вопрос зависит от порядка хранения документов по личному составу в каждой организации.

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне.

На практике организации либо хранят все заявления сотрудников в их личных делах, в случае если они ведутся, либо в отдельных делах, либо группируют с приказами, для которых они являются основаниями. При этом необходимо учесть, что в зависимости от выбранного способа у заявлений получаются различные сроки хранения. Так, заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их личных делах, нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года, или не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года. А если они хранятся отдельно, то только пять лет. Такой вывод следует из статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и пункта 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Таким образом, каждая организация самостоятельно выбирает способ хранения заявлений сотрудников, за исключением организаций, в которых такой порядок закреплен законодательно.

Вопрос из практики: в течение какого срока организация обязана хранить справки с места работы второго родителя о неполучении пособия

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а также единовременное пособие при рождении ребенка выплачивают за счет средств ФСС России (ст. 4 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ). Они уменьшают сумму страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащую перечислению в фонд (ч. 2 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). При этом одним из необходимых документов для начисления пособия является справка с места работы второго родителя о неполучении указанных пособий.

Организация обязана сохранять документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Таким образом, справки о неполучении пособий вторым родителем необходимо хранить в течение шести лет.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Из-за чего у вас бывает переплата по НДФЛ?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка