Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
18 мая 2016 12 просмотров

Организация на балансе (в собственности) имеет 7 легковых автомобилей. 2 из которых управляются сотрудниками - водителями, развозящими документацию и мелкий груз, остальные используются высшим составом руководства и лично этими сотрудниками управляются. Просим ответить на вопросы: 1. Нужно ли организации иметь договор или иное свидетельство расположения парка наших автомобилей на профильном автопредприятии? 2. обязательно ли иметь профосмотры всех водителей на каждый день? 3. Стоянка авто вне автопредприятия возможна? например, у дома генерального директора и не будет ли в этом случае проблем с признанием расходов по ГСМ и т.п. на такое авто?

Заключать договор о расположения парка Ваших автомобилей на профильном автопредприятии или нет, это Ваше право. Действующее налоговое законодательство не содержит такого требования.

Предрейсовые медосмотры проводить обязательно для всех, кто управляет автомобилем, т.е. и водителей и руководством, управляющими авто. Послерейсовые - нет (п. 1 ст. 20, п.3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, п. 4 Порядка проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302Н, письмо Росздравнадзора от 12.03.2014 № 01И-271/14).

Кроме того, п. 7 разд. 2 «Порядок заполнения путевых листов» предусматривает, что в путевом листе (без оформления которого запрещается осуществление перевозок легковыми автомобилями) должны быть, в том числе, содержаться отметки о проведении предрейсового медицинского осмотра водителя. Если в путевом листе не т такой отметки, при налоговой проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Кроме того, за нарушение порядка проведения обязательных медицинских осмотров водителей предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа по статье 11.32 Кодекса РФ об административных правонарушениях составляет:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;

• для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

За отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС также может оштрафовать: руководителя – на 5000 руб.; организацию – на 30 000 руб. Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Стоянка авто вне автопредприятия, например, у дома генерального директора возможна, однако, если в путевом листе будет указан путь от дома до работы и обратно, расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы признают необоснованными. Следовательно, при налогообложении прибыли их учитывать нельзя (п. 1 ст. 252 НКРФ).

Обоснование

1.Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд
Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые нет.*

Организации, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовые медосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

При этом обязательные предрейсовые медосмотры организация обязана проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя (кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб). А обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, но только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Об этом сказано в пункте 3 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.

Таким образом, поскольку использование машины для управленческих нужд не связано с перевозкой пассажиров и опасных грузов, послерейсовые медосмотры водителей не проводятся.*

Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров утвержден приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.*

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, а также за нарушение порядка проведения обязательных осмотров водителей предусмотрена административная ответственность.*

2.Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника

<…>


Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность.

Трудовая инспекция может оштрафовать:

  • организацию на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
  • должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 15 000 до 25 000 руб.;
  • предпринимателя на сумму от 15 000 до 25 000 руб.

Повторное нарушение влечет:

  • для организации – штраф в размере от 100 000 до 200 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • для должностных лиц организации – штраф в размере от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • для предпринимателя – штраф в размере от 30 000 до 40 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Основание – части 3 и 5 статьи 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

О нарушении инспекторы могут узнать из жалобы сотрудника или в ходе проверки.

За нарушение порядка проведения обязательных медицинских осмотров водителей предусмотрена административная ответственность. Например, если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку об осмотре водителя в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой.*

Размер штрафа по статье 11.32 Кодекса РФ об административных правонарушениях составляет:*

  • для граждан – от 1000 до 1500 руб.;
  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

– руководителя – на 5000 руб.;

– организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*

3.Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

При расчете налога на прибыль сумму полученных доходов можно уменьшить на сумму понесенных расходов (ст. 247 НК РФ). Расходы учтите в денежной форме (п. 3 ст. 274 НК РФ).

Условия признания расходов

Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:

Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

<…>

4. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса


В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.*

Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.

Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).* Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.

Так, есть примеры из арбитражной практики, когда судьи поддержали организацию (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3).

Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).

5.Из статьи журнала «Вмененка» № 4 2014

Росздравнадзор пояснил, когда надо проводить медицинские осмотры водителей

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в ДТП.

Указанные изменения в Федеральный закон от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и КоАП РФ внесены Федеральным законом от 28.12.2013 № 437-ФЗ и вступают в силу с 31 марта 2014 года.*

Обязательные предварительные медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принимаемых на работу в качестве водителей транспортных средств. Обязательные периодические медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства.

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.*

Обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если указанная работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Об этом сказано в письме Росздравнадзора от 12.03.2014 № 01И-271/14.

6.Из статьи журнала «Трудовые споры» № 5 май 2013

Решение рабочих ситуаций

<…>

Нужно ли проводить предрейсовый медосмотр в отношении водителя руководителя*

– В организации имеется один автомобиль, используемый для перевозок руководителя, некоторых других работников и корреспонденции. Обязан ли работодатель проводить медицинский осмотр единственного водителя?*

– Проводить предрейсовый медицинский осмотр необходимо в отношении любого водителя организации.*

В соответствии со ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей. Ссылка на эту же норму закреплена в абз. 9 введения к Методическим рекомендациям «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств», утвержденными Министерством здравоохранения совместно с Министерством транспорта (письмо Минздрава 21.08.2003 № 2510/9468-03-32).*

Какие именно виды деятельности можно отнести к деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств, законодатель не раскрыл, однако в абз. 4 разд. 1 Методических рекомендаций разъяснено, что организовывать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей необходимо в каждой организации, имеющей автотранспорт. В соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н, к работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) относятся также и управление наземными транспортными средствами. Кроме того, п. 7 разд. 2 «Порядок заполнения путевых листов» (приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152) предусматривает, что в путевом листе (без оформления которого запрещается осуществление перевозок легковыми автомобилями) должны, в том числе, содержаться отметки о проведении предрейсового медицинского осмотра водителя.

Учитывая отсутствие иных официальных разъяснений по рассматриваемому вопросу, отсутствие исключений из вышеупомянутых норм, можно сделать вывод, что указанные положения распространяются не только на специализированные организации, чья деятельность, прежде всего, подразумевает эксплуатацию большого количества автотранспорта, но также на все организации, эксплуатирующие хотя бы один автомобиль.* Отметим, что проводить подобные медосмотры могут медицинские организации, имеющие лицензию, которая дает право на выполнение работ (услуг) по указанным осмотрам, а также на экспертизу профессиональной пригодности (п. 4 Порядка проведения медицинских осмотров, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011). Таким образом, чтобы исполнить предусмотренную законодательную обязанность, у организации есть альтернатива – получить лицензию, организовать медицинский кабинет и содержать в штате медицинских работников или же заключить гражданско-правовой договор с медицинским учреждением, имеющим право оказывать соответствующие услуги.

<…>

7. Из статьи журнала «Упрощенка» № 7 Июль 2012

Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

Н.А. Кулюкина, эксперт журнала «Упрощенка»

При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НКРФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 №20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее —постановление №78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.01.2008 №А56-15033/2007 .

Для справки*

По мнению налоговиков и специалистов Минфина России, путевые листы нужны, даже если служебные поездки совершаются на арендованном авто или на личном транспорте работника

А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях (ст. 188 ТКРФ). Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 13.04.2007 №14-05-07/6 . На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 №А40-152815/10-116-694 и ФАС Центрального округа от 25.05.2009 №А62-5333/2008).*

<…>

Суть вопроса

Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца.

Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (письма Минфина России от 07.04.2006 №03-03-04/1/327 иот 16.03.2006 №03-03-04/2/77). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист

<…>

Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения автомобиля. Тем не менее мы рекомендуем включить их в разрабатываемую форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованы.*

Отметим, что в путевом листе нужно указывать конкретный адрес следования автомобиля. При общих фразах: «по городу» или «до клиента» налоговики могут не признать расходы на покупку топлива (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 №20-12/064123.2). Лучше фиксировать точный маршрут служебного транспорта. Если адресов много и изо дня в день они повторяются, можно издать приказ руководителя, в котором им будут присвоены номера. Тогда в путевом листе вы сможете писать не полный адрес, а маршрут №1, маршрут №2 и т. д.* Нумерация маршрутов в приказе может быть зафиксирована, например, как показано на рисунке.

Рисунок. Выдержка из приказа

Если поездки планируются по служебным запискам, то в путевом листе допускается написать: «по маршруту согласно служебным запискам». В этом случае записки следует приложить к листам.

Оформленные листы нужно регистрировать в журнале, унифицированная форма которого утверждена постановлением №78 . Использованные журналы не выбрасывают, а хранят пять лет.

И еще один важный момент. Минфин России в письме от 16.06.2011 №03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т. д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка