Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 мая 2016 29 просмотров

Сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации. и если документ потерян, какой штраф за его непредоставление?

Срок хранения документов регулирует:
- налоговый кодекс;

- Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;

- перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но Вам нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные бухгалтерские документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет. За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года.

Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Сроки хранения нужно закрепить в локальном акте организации. Это может быть положение о хранении и уничтожении документов, номенклатура дел (образец смотрите ниже), положение о документообороте.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета является грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. За грубое нарушение правил ведения бухучета налоговая инспекция может оштрафовать организацию по статье 120 Налогового кодекса РФ. Если организация допустила такое нарушение в течение одного налогового периода, то размер штрафа составит 10 000 руб. А если в течение нескольких - на 30 000 руб. Если при этом организация еще и занизила налоговую базу, то в бюджет придется отдать 20 % от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Есть также мера наказания и для должностных лиц организации. Она прописана в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. За такие действия предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.

Наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому виновным в нарушении обычно признают главного бухгалтера (бухгалтера с правами главного).

Если руководитель организации не организовал ведение бухучета, то суд может признать такие действия как злоупотребление полномочиями. А если при этом еще докажут, что он преследовал корыстные цели, то суд может приговорить его к ответственности по статье 201 Уголовного кодекса РФ.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

<…>

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание.

<…>

2. Как организовать ведение бухучета

<…>

Ответственность за нарушение правил ведения бухучета

За грубое нарушение правил ведения бухучета налоговая инспекция может оштрафовать организацию по статье 120 Налогового кодекса РФ. Так, грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов признаются отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в бухучете активов и хозяйственных операций.

Если организация допустила такое нарушение в течение одного налогового периода, то размер штрафа составит 10 000 руб. А если в течение нескольких, то размер штрафа увеличится до 30 000 руб. Если при этом организация еще и занизила налоговую базу, то в бюджет придется отдать 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Есть также мера наказания и для должностных лиц организации. Она прописана в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. За такие действия предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.

Наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому виновным в нарушении обычно признают главного бухгалтера (бухгалтера с правами главного). Руководителя же признают таковым, только если:

Если руководитель организации не организовал ведение бухучета, то суд может признать такие действия как злоупотребление полномочиями. А если при этом еще докажут, что он преследовал корыстные цели, то суд может приговорить его к ответственности по статье 201 Уголовного кодекса РФ.

<…>

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Из формы

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор «Альфа»
А.В. Львов
31.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ «Альфа»

на 2011 год

г. Москва 31.12.2010

Индекс
дела
Заголовок дела Кол-
во
ед.
хр.
Срок хранения
и № статей
по перечню,
утвержденному
приказом
Минкультуры
России от 25 августа
2010 г. № 558
Примечание
1 2 3 4 5
...
05 отдел кадров
05-01 Директивные документы и
инструктивные письма
государственных органов и
вышестоящих организаций
по вопросам работы с
кадрами
  До минования
надобности,
ст. 1 «б»
 
05-02 Положение об отделе кадров.
Копия
  Постоянно, ст. 50

После замены новыми.

Подлинник в службе
ДОУ

05-03 Индивидуальные
должностные инструкции
сотрудников
  75 лет, ЭПК, ст. 77  
05-04 Правила трудового
распорядка
  1 год, ст. 773 После замены новыми
05-05 Приказы руководителя
организации по основной
деятельности
  Постоянно,
ст. 19
Приказы, присланные
для сведения, – до
минования надобности
05-06 Приказы руководителя
организации по личному
составу
  75 лет, ЭПК,
ст. 19
Приказы об отпусках,
дежурствах,
взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках – 5 лет
05-07 Штатное расписание
организации (утвержденное)
и изменения к нему
  Постоянно, ст. 71 При разработке
в отделе кадров
05-08 Штатные расстановки   75 лет, ст. 74  
05-09 Статистическая
отчетность
  Постоянно, ст. 467  
05-10 Протоколы заседаний
аттестационных
квалификационных комиссий
(отзывы, справки,
аттестационные листы)
  15 лет, ЭПК, ст. 696  
05-11 Документы, являющиеся
основанием для приказов
по личному составу
(заявления, справки,
докладные записки и т. д.)
  5 лет, ст. 665  
05-12 Личные карточки
работников
  75 лет, ЭПК, ст. 658  
05-13 Трудовые договоры   75 лет, ЭПК, ст. 657  
05-14 Книга учета приема,
перемещения, увольнения
сотрудников
  75 лет, ст. 695 «а»  
05-15 Трудовые книжки   До востребования,
ст. 664
Невостребованные – не
менее 75 лет
05-16 График отпусков   1 год, ст. 693  
05-17 Журнал учета сотрудников,
направляемых в
командировки
  5 лет, ст. 695 «з»  
05-18 Журнал учета
военнообязанных
  3 года, ст. 695«е» После увольнения
05-19 Журнал учета отпусков   3 года, ст. 695 «ж»  
05-20 Журнал учета личных
карточек
  75 лет, ст. 695 «б»  
05-21 Журнал учета трудовых
договоров
  75 лет, ст. 695 «б»  
05-22 Книга учета и движения
трудовых книжек и
вкладышей в них
  75 лет, ст. 695 «в»  
05-23 Журнал учета выдачи
справок
  5 лет, ст. 695 «д»  
05-24 Журнал учета выдачи
командировочных
удостоверений
  5 лет, ст. 695 «к»  
05-25 Переписка о награждении
сотрудников, присвоении
почетных званий,
присуждении премий
  5 лет, ЭПК, ст. 742  
05-26 Переписка об оформлении
командировок
  5 лет, ст. 687 Для
загранкомандировок –
10 лет, ЭПК
05-27        
05-28        
...        

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 13-14, Июль 2011

Как долго хранить документы

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
Годовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Статья 351 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет**
Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет
Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года, а при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) или другим стандартам Не менее 10 лет** Статья 358 Перечня
Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 408 Перечня
Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним Не менее 10 лет** Статья 353 Перечня
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности Не менее 5 лет Статья 359 Перечня
НАЛОГОВЫЕ ДЕКЛАРАЦИИ (РАСЧЕТЫ)
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов и сборов Не менее 5 лет Статья 392 Перечня
Налоговые карточки по учету доходов физических лиц и НДФЛ (форма 1-НДФЛ) Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 394 Перечня
Сведения о доходах физических лиц Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет Статья 396 Перечня
Реестры сведений о доходах физических лиц Не менее 75 лет Статья 397 Перечня
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет Статья 393 Перечня
Реестры расчета земельного налога Не менее 5 лет Статья 389 Перечня
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов Не менее 5 лет Статья 398 Перечня
ОТЧЕТНОСТЬ ПО СТРАХОВЫМ ВЗНОСАМ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПЕНСИОННОЕ СТРАХОВАНИЕ
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет Статья 395 Перечня
Документы по персонифицированному учету работников в системе обязательного пенсионного страхования (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости и др.) Не менее 5 лет Статья 898 Перечня
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица Не менее 75 лет Статья 905 Перечня
СТАТИСТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации Не менее 10 лет Статья 467 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации Не менее 10 лет Статья 467 Перечня
Полугодовые и квартальные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых — не менее 10 лет
Месячные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации Не менее 1 года, а при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — не менее 10 лет
Единовременные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации Не менее 10 лет
Полугодовые, годовые (сводные годовые) и с большей периодичностью статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации Не менее 5 лет Статья 469 Перечня
Квартальные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации Не менее 3 лет
Месячные и единовременные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации Не менее 1 года
Документы о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.) Не менее 5 лет Статья 473 Перечня
ВНУТРЕННЯЯ ОТЧЕТНОСТЬ
Документы об итогах деятельности организации Не менее 10 лет Статья 468 Перечня
Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений Не менее 1 года Статья 474 Перечня
Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — не менее 10 лет Статья 475 Перечня
Индивидуальные отчеты работников Не менее 1 года Статья 476 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЦЕНЗИРОВАНИЮ
Лицензии, их дубликаты и заверенные копии Не менее 10 лет** Статья 97 Перечня
Документы по лицензированию (заявления, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии актов проверок и др.) Не менее 5 лет после окончания срока действия лицензии Статья 96 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО АККРЕДИТАЦИИ И АТТЕСТАЦИИ
Свидетельства о государственной аккредитации (аттестации) Не менее 10 лет** Статья 105 Перечня
Документы по аккредитации (аттестации) Не менее 5 лет после окончания срока действия аккредитации (аттестации) Статья 104 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО СЕРТИФИКАЦИИ
Сертификаты соответствия Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата Статья 111 Перечня
Документы по сертификации (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, протоколы исследований и испытаний, экспертные заключения, доказательные материалы и др.) Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата Статья 110 Перечня
Договоры добровольного подтверждения соответствия Не менее 10 лет после окончания срока действия договора Статья 114 Перечня
ДОКУМЕНТЫ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ И РЕГИСТРЫ УЧЕТА

Документы учетной политики:

—рабочий план счетов;

—формы первичных учетных документов и др.

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Статья 360 Перечня и пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

Регистры бухгалтерского учета:

—главная книга;

—журналы-ордера;

—мемориальные ордера;

—журналы операций по счетам;

—оборотные и накопительные ведомости;

—разработочные таблицы;

—реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.

Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии (например, налоговой проверки за соответствующие периоды) Статья 361 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Книги, журналы и карточки учета поступления валюты Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 459 Перечня
Книги, журналы и карточки учета ценных бумаг Не менее 10 лет**
Книги, журналы, карточки учета и регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества (в том числе акций) Не менее 10 лет**
Книги, журналы и карточки учета договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения)
Книги, журналы и карточки учета основных средств (зданий, сооружений) Не менее 5 лет после ликвидации основного средства (при условии проведения проверки или ревизии)
Книги, журналы и карточки учета иного имущества и обязательств Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества Не менее 10 лет**
Книги, журналы и карточки учета по расчетам с юридическими лицами Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета погашенных векселей на уплату налогов Не менее 5 лет после погашения налога (при условии проведения проверки или ревизии)
Книги, журналы и карточки учета хозяйственного имущества (материальных ценностей) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета реализации товаров (работ, услуг), облагаемых и не облагаемых НДС Не менее 5 лет с даты последней записи (при условии проведения проверки или ревизии) Статья 459 Перечня
Вспомогательные и контрольные книги, журналы и карточки учета (транспортные, грузовые, весовые и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета расчетов с подотчетными лицами Не менее 5 лет
Книги, журналы и карточки учета исполнительных листов Не менее 5 лет
Книги, журналы и карточки учета сумм доходов работников и сумм НДФЛ Не менее 5 лет
Книги, журналы и карточки учета депонированной заработной платы Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета доверенностей Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета покупок и продаж Не менее 4 лет
ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе:

—кассовые документы и книги;

—банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков и переводные требования;

—акты о приеме, сдаче, списании имущества и товарно-материальных ценностей;

—квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др.

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 362 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции (накладные, наряды, требования, распоряжения и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 762 Перечня
Документы об учете движения материалов (сырья), продукции, оборудования на складах и базах организации (карточки учета, требования, наряды, лимитно-заборные карты, кладовые и амбарные книги и др.) Не менее 5 лет после списания товарно-материальных ценностей (при условии проведения проверки или ревизии) Статья 765 Перечня
Книги учета и списания тары Не менее 1 года Статья 769 Перечня
Путевые листы Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные или опасные условия труда, — не менее 75 лет Статья 842 Перечня и пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Документы о недостачах, растратах и хищениях (справки, акты, обязательства, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 410 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене (акты, распоряжения, заявления и др.) Не менее 5 лет Статья 387 Перечня
ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГОВ (СБОРОВ)
Счета-фактуры Не менее 4 лет Статья 368 Перечня
Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога, уплачиваемого при применении УСН Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 5 статьи 346.6 НК РФ
Документы по расчету налоговой базы за налоговый период по различным налогам (списки объектов налогообложения, перечни льгот, пояснения, расчеты и др.) Не менее 5 лет Статья 400 Перечня
Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН Не менее 10 лет Статья 401 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ОБ УПЛАТЕ НАЛОГОВ (СБОРОВ)
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним (расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 382 Перечня
Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты (или отказе в отсрочке) по налогам, акцизным и другим сборам (расчеты, заявления, решения, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 384 Перечня
Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг (акты сверок, справки и др.) Не менее 5 лет Статья 385 Перечня
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями Не менее 5 лет после погашения налогов Статья 386 Перечня
ДОКУМЕНТЫ О ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРОК (РЕВИЗИЙ) И ИХ РЕЗУЛЬТАТАХ
Документы о проведении в организации проверок и ревизий (за исключением проверок, указанных в статье 402 Перечня) Не менее 10 лет, а по внутренним проверкам — не менее 5 лет Статьи 173 и 174 Перечня
Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок (ревизий) Не менее 5 лет Статья 178 Перечня
Документы о проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организации, включая налоговые проверки и проверки (ревизии) кассы (протоколы, акты, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 402 Перечня
ДОГОВОРЫ (КОНТРАКТЫ, СОГЛАШЕНИЯ) И ДОКУМЕНТЫ К НИМ
Договоры банковского счета Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 337 Перечня
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства Не менее 5 лет после полного исполнения обязательств (списания задолженностей по обязательству или иным основаниям) Статья 340 Перечня
Заявки на получение кредитов Не менее 1 года после погашения кредита Статья 343 Перечня
Договоры подряда с юридическими лицами Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 440 Перечня
Договоры поручения, проката, найма, мены Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статьи 441, 444, 445 и 446 Перечня
Договоры об оказании аудиторских услуг Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 407 Перечня
Договоры об оказании юридических услуг Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 191 Перечня
Договоры об информационном обслуживании Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 533 Перечня
Договоры о размещении и выпуске рекламы Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 544 Перечня
Договоры возмездного оказания услуг работникам (услуг по обучению, консультационных, информационных и других услуг) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 443 Перечня
Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 447 Перечня
Документы по страховой деятельности (заявления, заключения страховщика, переписка и др.) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 448 Перечня
Договоры по лизингу имущества организации Не менее 10 лет** Статья 449 Перечня
Документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты, переписка и др.) Не менее 10 лет Статья 450 Перечня
Договоры по залогу имущества организации Не менее 10 лет после окончания срока действия договора Статья 451 Перечня
Документы по залогу имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписка и др.) Не менее 10 лет после окончания срока действия договора Статья 452 Перечня
Договоры хранения (складского хранения) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 764 Перечня
Договоры ренты Не менее 10 лет** Статья 442 Перечня
Договоры с архивными учреждениями и иными организациями о депозитарном хранении документов, о приеме-передаче документов на постоянное хранение Не менее 10 лет Статья 254 Перечня
Договоры доверительного управления имуществом Не менее 10 лет** Статья 123 Перечня
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и другого имущества и документы к ним Не менее 10 лет** Статья 797 Перечня
Договоры купли-продажи (дарения) жилых помещений работникам организации Не менее 10 лет** Статья 940 Перечня
Иные виды договоров (контрактов, соглашений) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения) Статья 436 Перечня
Паспорта сделок Не менее 10 лет** Статья 453 Перечня
Протоколы разногласий по договорам (контрактам, соглашениям) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 437 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям (акты, справки, счета) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 456 Перечня
Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в аренду (пользование, распоряжение) от юридических и физических лиц Не менее 10 лет** Статья 801 Перечня
Паспорта зданий и сооружений Не менее 5 лет после ликвидации здания или сооружения Статья 802 Перечня
Паспорта оборудования Не менее 5 лет после списания оборудования Статья 803 Перечня
Паспорта транспортных средств До списания транспортного средства Статья 836 Перечня
Иные документы к договорам, контрактам, соглашениям (расчеты, заключения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 455 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО ТЕКУЩЕЙ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы и распоряжения по основной (профильной) деятельности организации и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 10 лет**, а документы, присланные для сведения, — не менее 1 года Статья 19 Перечня
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (справки, сводки, информация, доклады, сведения и др.) Не менее 5 лет
Документы о выполнении приказов и распоряжений (справки, доклады, отчеты, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 21 Перечня
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов Не менее 5 лет после замены новым Статья 380 Перечня
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 412 Перечня
Бизнес-планы и документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) Не менее 10 лет Статья 271 Перечня
Гарантийные письма Не менее 5 лет после окончания срока гарантии Статья 377 Перечня
Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет после проведения взаиморасчета Статья 366 Перечня
Документы о валютных операциях (заявления, поручения, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 371 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 379 Перечня
Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (заявки, справки, расчеты и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 435 Перечня
Документы об определении суммы амортизации основных средств (акты, расчеты, ведомости, заключения, протоколы и др.) Не менее 10 лет** Статья 429 Перечня
Документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) Не менее 10 лет после продажи Статья 430 Перечня

Переписка по основным (профильным) направлениям деятельности организации:

—с вышестоящей организацией;

—подведомственными (дочерними) организациями;

—другими организациями

Не менее 5 лет Статьи 33, 34 и 35 Перечня
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг связи и других административнохозяйственных расходах, предоставлении мест в гостиницах и др. Не менее 1 года Статья 367 Перечня
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) Не менее 5 лет Статья 434 Перечня
Переписка о сроках и размере арендной платы Не менее 5 лет Статья 370 Перечня
Переписка о выдаче и возврате ссуд Не менее 5 лет после погашения ссуды Статья 378 Перечня
Переписка о наложенных на организацию взысканиях и штрафах Не менее 5 лет Статья 409 Перечня
Заказы на бланки документов учета и отчетности (например, на изготовление бланков строгой отчетности) Не менее 1 года Статья 463 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ПЕРЕОЦЕНКЕ ИМУЩЕСТВА
Документы об инвентаризации товарно-материальных ценностей и движимого имущества (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 427 Перечня
Документы об инвентаризации иных активов и обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.) Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии)**
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Не менее 10 лет** Статья 428 Перечня
Документы о переоценке основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения и др.) Не менее 10 лет** Статья 429 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКЕ (ККТ)
Документация, связанная с приобретением ККТ, ее регистрацией, вводом в эксплуатацию, технической поддержкой, эксплуатацией и выводом из эксплуатации Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470)
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ
ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА
Штатное расписание организации и изменения к нему Не менее 10 лет** Статья 71 Перечня
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) Не менее 75 лет Статья 74 Перечня
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации Не менее 1 года после замены новыми Статья 773 Перечня
Положение об оплате труда и премировании работников Не менее 10 лет Статья 411 Перечня
Нормы выработки и расценок Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми Статья 589 Перечня
Должностные инструкции работников Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет Статья 77 Перечня
Коллективные договоры Не менее 10 лет** Статья 576 Перечня
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) Не менее 75 лет Статья 656 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников Не менее 75 лет Статья 657 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 456 Перечня
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Статья 457 Перечня
Образцы подписей материально ответственных лиц Не менее 5 лет Статья 458 Перечня
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет Статья 19 Перечня
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет

Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:

—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;

—аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);

—изменении фамилии;

—поощрении и награждении;

—оплате труда, премировании и различных выплатах;

—всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

—отпусках по уходу за ребенком;

—отпусках без сохранения заработной платы;

—длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

—командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 586 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 583 Перечня
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет Статья 636 Перечня
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) Не менее 5 лет Статья 600 Перечня
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 412 Перечня
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы Не менее 5 лет Статья 414 Перечня
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи Не менее 5 лет Статья 415 Перечня
Листки нетрудоспособности Не менее 5 лет Статья 896 Перечня
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 417 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Статья 658 Перечня
Лицевые карточки (лицевые счета) работников Не менее 75 лет Статья 413 Перечня
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) Не менее 5 лет Статья 416 Перечня
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет Статья 664 Перечня
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 75 лет Статья 695 Перечня
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Статья 693 Перечня
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников Не менее 5 лет Статья 563 Перечня
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) Не менее 3 лет Статья 663 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО СЛУЖЕБНЫМ КОМАНДИРОВКАМ
Командировочные удостоверения Не менее 5 лет после возвращения из командировки, а для работников, командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — не менее 75 лет Статья 668 Перечня
Служебные задания на командировки, отчеты о командировках и другие документы о командировании работников Не менее 5 лет, а по долгосрочным зарубежным командировкам — не менее 10 лет Статья 669 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда Не менее 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 602 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ и инструктажа по технике безопасности Не менее 10 лет Статья 626 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности Не менее 5 лет
Журналы проведения инструктажа по пожарной безопасности Не менее 3 лет Статья 870 Перечня
Акты и предписания по технике безопасности и документы об их выполнении (справки, докладные записки, отчеты и др.) Не менее 5 лет Статья 603 Перечня
Документы, подтверждающие наличие тяжелых, вредных или опасных условий труда (акты, заключения, справки и др.) Не менее 75 лет Статья 617 Перечня
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет Статья 613 Перечня
Табели и наряды работников тяжелых, вредных или опасных профессий Не менее 75 лет Статья 615 Перечня
Документы об обеспечении работников специальной одеждой, обувью и специальным питанием (акты, заключения и др.) Не менее 3 лет, а при отсутствии других документов о тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 637 Перечня
Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды, обуви и специального питания Не менее 1 года Статья 639 Перечня
Книги, журналы регистрации несчастных случаев и учета аварий Не менее 10 лет** Статья 630 Перечня
Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) Не менее 75 лет Статья 632 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний Не менее 75 лет Статья 622 Перечня
ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 757 Перечня
Документы о благотворительной деятельности (акты приема-передачи вещей, обязательства, отчеты и др.) Не менее 10 лет Статья 921 Перечня
Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности (счета, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 369 Перечня

* Под бухгалтерской отчетностью в Перечне понимаются бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании полученных средств, приложения к указанным документам и др. (ст. 351 Перечня).

** В случае ликвидации (в том числе в результате банкротства) организации, документы которой не поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы, указанные архивы могут принять у нее документы, сроки временного хранения которых еще не истекли. Для этого ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации должна заключить соответствующий договор с государственным или муниципальным архивом, которому будут передаваться документы (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка