Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
25 апреля 2016 5 просмотров

Про счета фактуры и накладные исходящие -это понятно,что подписывать за директора и глав буха можно только по доверенности или приказу. В данном вопросе меня интересуют накладные входящие, которые приходят нам от поставщиков, что бы менеджер подписал в графе "получил" необходима доверенность или приказ на право подписи?

Доверенность на получение материальных ценностей у поставщика нужна всем сотрудникам, кроме директора. Если сотрудник получит товары без такого документа, считается, что он совершил сделку от своего имени, а не от лица компании. В доверенности надо привести паспортные данные сотрудника, которому компания доверяет получение товаров, а также образец его подписи.

Обоснование

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара

Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара. Возможны два варианта.

Вариант 1. Отгрузка происходит за пределами территории покупателя. В этом случае представитель покупателя должен предъявить доверенность. Ее передают поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности.

Форму доверенности утверждает руководитель организации-покупателя. Это может быть документ по унифицированным формам № M-2 и № M-2a. Иногда утверждают самостоятельно разработанные формы. Их нужно проверить на наличие всех необходимых реквизитов. Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4ПБУ 1/2008 и подтверждено в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Вариант 2. Товар отгружают на складе покупателя. Например, груз доставляет продавец или сторонний перевозчик. В этом случае доверенность может не потребоваться. Однако зафиксировать, что получатель товара действительно является сотрудником покупателя, все же необходимо. Для этого ответственный за приемку представитель покупателя должен поставить на экземпляре накладной поставщика свою подпись о том, что товар получен. Рядом с подписью он должен поставить печать своей организации, то есть покупателя.

Такой вывод следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», № 8, апрель 2016

Как обезопасить доверенность, чтобы поставщик без проблем выдал товар и не отгрузил его мошенникам (Данная статья доступна только в vip-версии)

Юлия Рыжова, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Доверенность стоит заверить у поставщика при заключении договора

Компания вправе сама решить, на какой срок выдать доверенность

Получить товар без доверенности может только директор

С1 июня 2015 года поставщик вправе отказать покупателю в выдаче товара, если у него есть сомнения в полномочиях его представителя (п. 2 ст. 312 ГК РФ). Но как нам рассказали читатели, сейчас участились случаи, когда неизвестные люди «покупают» и забирают товар от имени компании, а оплату поставщик требует с организации.

В интересах компании сейчас проверить свои доверенности на безопасность. Мы расскажем, как это сделать и какие реквизиты взять на контроль.

1. Форму доверенности можно разработать самостоятельно

Доверенность можно оформить по унифицированным формам М-2 или М-2а либо выдать ее по своей форме (см. образец ниже). В нее надо включить (п. 1 ст. 186 ГК РФ):

—?наименование документа;
—?дату составления;
—?сведения о выдавшей компании;
—?ФИО и паспортные данные представителя;
—?полномочия представителя;
—?срок действия;
—?подпись руководителя компании;
—?образец подписи представителя.

Компания не обязана вести журнал учета выданных доверенностей. Но без него трудно проконтролировать, кто и на какой срок получил документ. Особенно, если их количество велико. Компания вправе разработать сама форму журнала (см. таблицу ниже). В него стоит внести:

—?номер доверенности, он должен совпадать с номером на бланке;
—?данные сотрудника-представителя и его подпись;
—?срок действия;

ТАБЛИЦА. ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАННЫХ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

№ доверенности Дата выдачи Срок действия На кого выдана доверенность (должность и фамилия) Наименование поставщика Номер и дата договора и иных сделок Подпись лица, получившего доверенность Отметки о выполнении поручений по доверенности
1 2 3 4 5 6 7 8
56 21.03.16 21.09.16 Менеджер Иванов И.И. ООО «Поставщик» Договор от 21.03.16 № 121 Иванов Товарная накладная от 21.04.16 № 210

2. Доверенность без даты считается ничтожной

В доверенности обязательно нужно поставить дату оформления бланка. Желательно прописью. Без даты она считается недействительной, и поставщик вправе отказать в выдаче товара (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Срок действия доверенности компания вправе установить сама (см. врезку ниже). Он ничем не ограничен. Но его стоит привязать к сроку действия договора, по которому сотрудник должен получить товары. Это избавит от возможных злоупотреблений со стороны работников. Доверенность без срока действия актуальна только в течение года со дня ее оформления (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

КСТАТИ

Доверенность можно аннулировать в любой момент

Компания вправе отозвать доверенность в любой момент (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Например, при увольнении сотрудника, которому она выдала такой документ. Аннулирование исключит возможные злоупотребления со стороны уволенного работника.

Об отзыве доверенности надо уведомить поставщика и самого сотрудника. Иначе, если тот получит по доверенности товары и ценности, предъявлять претензии поставщику будет бесполезно (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

Сообщить об аннулировании безопаснее письмом. У сотрудника при увольнении надо забрать доверенность. Если он не вернул документ и компания его больше не увидит, стоит известить его об отзыве доверенности телеграммой по месту регистрации

Кроме того, компаниям стоит проверить актуальность доверенностей, которые она выдала в 2013 году. До 1 сентября 2013 года максимальный срок действия такого документа был ограничен тремя годами. И если компания выдала доверенность до 1 сентября 2013 года, безопаснее уточнить, не закончился ли срок ее действия. И при необходимости выдать новый бланк.

Неиспользованные доверенности сотрудники должны вернуть бухгалтеру. Он в свою очередь делает запись «Не использовано» в журнале учета доверенностей. В законодательстве нет специальных сроков для хранения неиспользованных доверенностей. Но по общим правилам хранить документы компания должна пять лет (п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558). Этих сроков проще придерживаться и при хранении неиспользованных доверенностей, чтобы обезопасить себя на случай спора с контрагентом или ревизорами.

3. Доверенность нужна всем, кроме директора

Доверенность на получение материальных ценностей у поставщика нужна всем сотрудникам, кроме директора. Если сотрудник получит товары без такого документа, считается, что он совершил сделку от своего имени, а не от лица компании (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

В доверенности надо привести паспортные данные сотрудника, которому компания доверяет получение товаров, а также образец его подписи. Она должна быть сделана собственноручно, факсимиле использовать нельзя.

Несмотря на то что директору доверенность не нужна, он не может приехать за товаром только с паспортом (п. 2. ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ и п. 3 ст. 40Федерального закона от 08.02.98 № 14?ФЗ). Чтобы подтвердить свои полномочия, ему безопаснее иметь при себе один из документов:

—копию устава или выписку из нее;
—копию протокола собрания учредителей или решения участника о его назначении;
—выписку из ЕГРЮЛ.

4. В доверенности необязательно перечислять все товары

Из доверенности должно быть ясно, какие материальные ценности сотрудник может по ней получить. Но это не значит, что в нее надо включить весь перечень товаров. Компания может привести только реквизиты договора, по которому сотрудник вправе получить товары. Это возможно, если данные о наименовании и количестве товаров есть в договоре.

Нередко сотрудник получает товары на одном складе, но по нескольким договорам. Компания в таком случае может оформить сотруднику одну доверенность на все товары, указав в ней номера и даты всех договоров.

5. Доверенность должен подписать руководитель компании

На доверенности должна быть собственноручная подпись руководителя компании (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Но он вправе приказом передоверить эти полномочия другим сотрудникам, например своему заместителю или директору филиала. Подпись главбуха необязательна. Компания вправе сама решить, сколько сотрудников должны визировать доверенность.

Доверенность без срока действия актуальна в течение года

Чтобы у поставщика не возникло сомнений в полномочиях представителя покупателя, их можно согласовать во время заключения сделки. Для этого у поставщика можно заверить доверенность на сотрудника (п. 3 ст. 185 ГК РФ). В ней оба директора поставят свои подписи.

Кроме того, доверенность можно заверить у нотариуса. Это будет преимуществом, поставщику тогда не потребуется дополнительно подтверждать полномочия представителя покупателя. Но чтобы заверить документ, нужно будет заплатить госпошлину — 200 руб., а также за услуги нотариуса по подготовке документа (п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

6. Печать на доверенности необязательна

Ставить печать с 1 сентября 2013 года необязательно. Доверенность на получение товаров действительна и без нее. Главное, чтобы была подпись руководителя (ст. 185.1 ГК РФ).

Но если компания продолжает использовать печать, ей ничто не запрещает ставить ее и на доверенности, чтобы дополнительно подтвердить ее подлинность. Повысить защиту доверенности также можно, если оформлять ее на фирменном бланке компании.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка