Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 апреля 2016 3 просмотра

Транспортная организация может использовать только унифицированные формы - как быть? в одной поездке несколько заказов, это прямые расходы, т.е. включаются в себестоимость по мере реализации услуг. в унифиц форме путевого листа нет разбивки по датам движения горючего и недостаточно строк по заданиям водителю - как быть?

Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. К соблюдению унифицированных форм Минфин России относится весьма лояльно. Путевой лист - как раз тот документ, форму которого компания-владелец автотранспорта должна разработать и утвердить для себя самостоятельно, с учетом конкретных условий, в которых эксплуатируются автомобили (Письмо Минфина России от 15 июля 2010 г. № 02-06-10/2614).

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как применять унифицированные и типовые формы документов

Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012письме ФНС России от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941.

Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

  • либо разработать форму документа самостоятельно;
  • либо использовать унифицированную форму.

По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.

В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам из альбомов унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждены информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. Правильность этого подхода подтвердила ФНС России в письме от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104@, разослав в нижестоящие инспекции письмо Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547. Данное письмо налоговой службы размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения, обязательные для применения».

Пример, как добавить в унифицированную форму дополнительную информацию

В ООО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Из библиотеки журнала «Главбух». Документы, которые совершенно необходимы для перевозки товаров

3.2. Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Эти документы нужны независимо от того, каким способом компания покупает топливо (наличные, топливные карты или талоны). Организация может использовать:

– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций.

Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты путевых листов мы перечислили в таблице ниже.

Какие реквизиты должны быть в путевом листе

Реквизит путевого листа Как заполнить
Наименование и номер В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп компании (предпринимателя), владеющей соответствующими транспортными средствами на праве собственности или ином законном основании
Сведения о сроке действия Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Нужно указать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если документ выдается более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства Компании должны указывать свое наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона. Предприниматели пишут фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона
Сведения о транспортном средстве Обязательно отразить следующую информацию:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и его модель. Если грузовик используют с прицепом или полуприцепом, также пишут модель прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку
Сведения о водителе Нужно заполнить фамилию, имя, отчество водителя. Также обязательно отразить дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о медосмотрах вносит медицинский работник, проводивший обследование. Он заверяет их личным штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества
Маршрут следования автомобиля Эта информация не является обязательной согласно приказу Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Однако во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут. То есть указать конкретно пункт назначения и место отправки. Крайне нежелательны записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует отражать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях

Путевой лист нетиповой формы оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности организации.

Так предусмотрено приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра».

В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра».

Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Все предприятия, которые являются собственниками или владельцами транспорта, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в специальном журнале учета движения путевых листов. Его типовая форма (№ 8) есть в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

<…>

3.5. Путевой лист

Оказание услуг по перевозке грузов без оформления путевого листа на автомобиль – грузовой или легковой – запрещено. Основание – пункт 2 статьи 6 Закона № 259-ФЗ. Путевой лист предъявляется водителем при подаче транспортного средства грузоотправителю или фрахтователю (п. 1 ст. 10п. 6 ст. 18 Закона № 259-ФЗ). Это документ владельца транспортного средства. Передача экземпляра путевого листа заказчику перевозки нормативными документами не предусмотрена.

В обязательности путевого листа при транспортировках, не связанных с оказанием услуг перевозки, можно сомневаться. Правда, в пункте 15 Инструкции № 156 сказано, что «выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается». Но распространяется ли названное требование на «внутрифирменные» перевозки – неочевидно. По-видимому, неуверенность испытывает и Минфин России. Поэтому в письме от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 чиновники сообщают, что достоверно определить пройденный автомобилем путь можно на основании данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС.

Общеобязательной формы путевого листа не существует. Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, утвердившее унифицированные формы путевых листов, официально не опубликовано и не имеет регистрационного номера в Минюсте России. А кроме того, существующие унифицированные формы путевого листа грузового автомобиля № 4-с и № 4-п предназначены для использования в условиях возмездных перевозок (при оказании услуг).

К соблюдению унифицированных форм Минфин России относится весьма лояльно. Путевой лист – как раз тот документ, форму которого компания-владелец автотранспорта должна разработать и утвердить для себя самостоятельно, с учетом конкретных условий, в которых эксплуатируются автомобили. Подтверждает такой подход, например, письмо Минфина России от 15 июля 2010 г. № 02-06-10/2614.

И все же не вызывает сомнений, что путевой лист – это внутрифирменный первичный учетный документ. А унифицированные формы путевых листов приспособлены для решения комплекса учетных задач и вполне оптимальны. Хотя сведений о транспортируемых товарно-материальных ценностях они не содержат.

Обратите внимание: путевой лист автомобиля, используемого для оказания услуг, должен отвечать требованиям приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Этот приказ издан во исполнение пункта 1 статьи 6 Закона № 259-ФЗ. На поездки, не подпадающие под действие Закона № 259-ФЗ, он не распространяется.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка