Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
26 апреля 2016 2 просмотра

Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя. Два водителя едут одновременно в одну поездку на несколько недель и сменяют друг друга в поездке, работая по 12 часов в день. можно ли в одном путевом листе указать двух водителей? если нет, то при оформлении двух путевых листов получится: второй водитель приступил к управлению транспортного средства через 12 часов после выезда - что в этом случае с мед и тех осмотром? Считается ли нарушением: поездка несколько недель, водители работают по 12 часов, сменяя друг друга, спальное место в машине, т.е. машина не останавливается на стоянки, водителям установлен суммированный учет рабочего времени. и какой режим работы указывать в путевом листе?

Путевой лист оформляют в одном экземпляре на каждую машину. Если в течение дня или иного периода времени на автомобиле ездят несколько водителей, то на одну машину можно заполнить несколько путевых листов.

В путевом листе указывают фамилию, имя и отчество водителя. Также правила требуют прописать дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя. В большинстве случаев налоговики не снимают затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами без отметки о медосмотре. Поэтому споры относительно данных о медицинском освидетельствовании возникают только между транспортными компаниями и органами автодорожного надзора.

Вы вправе установить для водителя 12-часовой рабочий день вместо восьмичасового (пять дней в неделю) или семичасового (шесть дней в неделю). Но, это максимум. При этом лишь 9 часов в день водитель может управлять транспортным средством.

Обоснование

Из статьи журнала «Главбух», № 4, февраль 2011

Особенная должность: о каких документах важно не забыть, принимая на работу водителя

<…>

Пропишите в трудовом договоре водителя особые условия

В работе водителя есть свои особенности. Это и не всегда привычный режим, и постоянные разъезды. Обо всем этом стоит сказать в трудовом договоре. Основные положения мы привели в образце ниже. А далее остановимся на каждом особом условии отдельно.

Режим работы
Общий для всех режим рабочего времени у вас прописан в правилах внутреннего трудового распорядка. Если же для водителя он другой, обязательно отразите такое условие в контракте (ст. 57 Трудового кодекса РФ). При этом руководствуйтесь Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденным приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15.

Так, в некоторых случаях вы вправе установить для водителя служебного автомобиля 12-часовой рабочий день вместо привычного восьмичасового (пять дней в неделю) или семичасового (шесть дней в неделю). Однако помните, что это максимум. И при этом лишь 9 часов в день водитель может управлять транспортным средством. Оставшиеся 3 часа распределите на медосмотры и подготовительно-заключительные работы (осмотр автомобиля перед выездом, постановка его на стоянку или в гараж).

И наоборот, у корпоративного водителя, как у любого сотрудника, может быть неполный рабочий день. Тогда пропишите такое условие в трудовом договоре.

Еще один возможный вариант – сменный режим работы. Естественно, когда в компании числится несколько водителей. В таком случае позаботьтесь о графике сменности. В нем укажите, во сколько начинается и заканчивается смена каждого и какова ее продолжительность в целом. Также не забудьте про перерывы для отдыха и питания и про междусменные и еженедельные выходные.

<…>

Главное, о чем важно помнить

1Прежде чем допустить нового водителя к работе, получите от него справку о прохождении им предварительного медосмотра. А лучше всего сделайте это до того, как подпишете с ним трудовой договор.

2В трудовом договоре с водителем скажите о разъездном характере работы, а также предусмотрите обязанность проходить медицинские осмотры и предъявлять своему начальству водительское удостоверение.

Из статьи журнала «Главбух», № 3, февраль 2010

Путевой лист, который обезопасит расходы на ГСМ

Почему этот документ важен: Проверяя обоснованность расходов на топливо, инспекторы уделяют повышенное внимание путевым листам. Малейшая неточность может привести к тому, что налоговики снимут затраты на ГСМ.
В чем часто ошибаются: Водители часто не указывают точный маршрут поездки.

Когда понадобится путевой лист

Чаще всего топливо для служебных автомобилей сотрудники покупают за наличный расчет на АЗС. Реже для расчета за бензин применяются специальные талоны или топливные карты. Однако в любом случае, чтобы подтвердить расходы на ГСМ, бухгалтеру потребуются путевые листы. Именно эти документы показывают, что топливо было израсходовано в служебных целях. На основании путевого листа бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44 …) Кредит 10 субсчет «Топливо»
– списана стоимость израсходованного топлива.

Одновременно стоимость использованного бензина будет учтена при расчете налога на прибыль.

В каком виде составить документ

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако применять эти бланки обязаны лишь автотранспортные предприятия. Поэтому компании вправе разработать свои формы.

Обратите внимание: бланки, составленные организацией, должны содержать все обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (далее – Обязательные реквизиты). К таковым относятся наименование и номер путевого листа, данные о сроке его действия, данные о транспортном средстве и его собственнике, сведения о водителе. Об этом чиновники Минфина России напомнили в письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161. Кроме того, собственные формы должны отвечать всем требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Бланки путевых листов, отличные от унифицированных форм, надо закрепить в учетной политике.

Как правило, организации, разрабатывающие собственные бланки, берут за основу официальную форму и вносят в нее небольшие поправки, учитывающие специфику бизнеса компании. На примере упрощенной унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля (см. образец) расскажем, какие строки этого документа требуют особого внимания бухгалтера.

Что обязательно должно быть в путевом листе

Путевой лист оформляют в одном экземпляре на каждую машину. Если в течение дня (или иного периода времени) на автомобиле ездят несколько водителей, то на одну машину можно заполнить несколько путевых листов. Путевые листы нумеруют и заверяют штампом организации. Рассмотрим те реквизиты, контролировать которые надо в первую очередь.

Срок действия документа. По общему правилу путевой лист оформляют на один день. Но организации могут заполнять документ и на большие промежутки времени (например, на неделю или месяц). Минфин России подтвердил этот подход в письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129.

Сведения о транспортном средстве и его собственнике. Если машиной владеет компания, то в путевом листе указывают ее наименование, организационно-правовую форму, адрес и номер телефона. Индивидуальные предприниматели – собственники авто прописывают свою фамилию, имя, отчество, адрес, а также телефон.

В путевом листе указывают тип транспортного средства, его регистрационный знак, время выезда и заезда в гараж. Если путевой лист оформлен на несколько дней, то необходимо указать также даты первого выезда и последнего заезда. Все эти сведения в транспортных организациях должен указывать диспетчер-нарядчик. В остальных компаниях эти данные может прописать сам водитель. Он же вправе подтвердить исправность автомобиля (при отсутствии должности штатного механика). В момент выезда и заезда из гаража надо снять данные о пробеге.

Сведения о водителе. В путевом листе указывают фамилию, имя и отчество водителя (сведения о его удостоверении и лицензионной карточке должны указывать только транспортные компании). Также правила требуют прописать дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (п. 7 Обязательных реквизитов).

Понятно, что далеко не у каждой организации в штате есть медицинский работник, который вправе проводить освидетельствование. В большинстве случаев налоговики это понимают и не снимают затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами без отметки о медосмотре.

Поэтому споры относительно данных о медицинском освидетельствовании возникают только между транспортными компаниями и органами автодорожного надзора. Последние при отсутствии штампа о медосмотре могут оштрафовать транспортную организацию по статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за нарушение условий лицензии).

Движение горючего. В путевом листе указывают данные о количестве горючего на момент выезда и возвращения машины в гараж.

Также следует отметить, какое количество бензина было выдано на машину по заправочному листу. Этот документ, как правило, заполняют только транспортные организации. Остальные компании в соответствующей графе могут указать номер чека, полученного на АЗС.

Далее нужно вычислить расход бензина – по норме и фактический. Отметим, что в налоговом учете безопаснее списывать расходы на ГСМ именно в пределах нормы. При этом руководствоваться следует лимитами, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, которые содержатся в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337@.

Именно такой позиции в данный момент придерживаются федеральные чиновники (см. письмо Минфина России от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15).

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только в отношении автомобилей, для которых законом нормы не установлены. Если компания спишет затраты на бензин сверх установленных норм, то «лишние» расходы налоговые инспекторы скорее всего не признают.

Отстоять свою позицию компания может только в арбитражном суде. При этом организация вправе сослаться на то, что Налоговым кодексом РФ нормирование ГСМ вообще не предусмотрено (пример положительного исхода дела – определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08).

Маршрут следования. Сведения о маршруте указывают на оборотной стороне путевого листа. Эту информацию нужно прописать максимально конкретно, с указанием точных адресов назначения. Общие формулировки (например, «поездка на склад», «доставка товаров покупателю» или «поездки в аэропорт») наверняка привлекут внимание налоговиков, которые впоследствии могут снять затраты.

Также на оборотной стороне бухгалтер может рассчитать зарплату водителя, если его труд оплачивается по сдельной системе – в зависимости от количества часов за рулем или пройденных километров.

Путевой лист легкового автомобиля. Образец (стр. 1)

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка