Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4
27 апреля 2016 11 просмотров

Наш сотрудник поедет в командировку за границу (Европа) через Турагенство. Какие документы он должен приложить к авансовому отчету. Сможем ли мы принять к учету в целях налогообложения прибыли эти расходы если Туроператор не предоставит документы.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить билеты на самолет, ваучер или иной документ, где указано наименование гостиницы, период проживания и ФИО сотрудника, а также ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы.

Для подтверждения расходов турфирма должна предоставить организации счет, в котором расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и акт выполненных работ.

Все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.

Есть вероятность того, что проверяющие откажут в принятии таких расходов, если туроператор не предоставит никаких документов. Основание – письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47.

В нем сказано, что если организация для размещения командированных работников пользуется услугами туристической компании, затраты на такие услуги она вправе учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для подтверждения расходов турфирма должна предоставить организации счет, в котором расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и акт выполненных работ.

Обоснование

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Что оформить при возвращении сотрудника из командировки


Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.*


Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.


В ряде случае придется оформить дополнительные документы:*

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:*

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:*

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже если применяете упрощенку с объектом «доходы», подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод есть в письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи (ст. 252 НК РФп. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему выдали в валюте, документы оформляют по-особому. В авансовом отчете дополнительно заполните строки и графы «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу Банка России на дату выдачи аванса.

Например, в авансовом отчете по форме № АО-1, если аванс выдавали в валюте, на лицевой стороне заполните строку 1а. Сумму в ней укажите и в рублях, и в валюте.*

Оборотную сторону тоже заполните с учетом указанных требований.

Такой порядок определен в приложении к ПБУ 3/2006.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, построчно переведите на русский язык. Это необходимо и для бухучета, и для налогообложения.*

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1,статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).*

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Аналогичный порядок действует и в случае электронных документов, например, авиа- и железнодорожных билетов. Если не сделать перевод, о вычете входного НДС можно забыть. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 декабря 2015 г. № 03-07-14/71801.*

<…>

Из статьи журнала «Упрощенка» № 2, февраль 2011

Услуги туристического агентства на организацию командировки

Недавно директор нашей организации (применяем УСН с объектом доходы минус расходы) ездил в зарубежную командировку. Для осуществления поездки была привлечена туристическая фирма. Именно она заказывала гостиницу, покупала билеты на самолет и т. д. В результате из документов, подтверждающих командировочные расходы, у нас есть только договор с турфирмой и акт об оказании услуг, где дана лишь стоимость всех услуг без расшифровки. Можем ли мы на основании таких документов учесть командировочные расходы в налоговой базе при УСН?

«Упрощенцы» могут учитывать командировочные расходы на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, в том числе затраты на проживание и проезд. При этом все расходы, которые включаются в налоговую базу, должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения командировочных расходов необходим приказ или распоряжение, даже если в служебную поездку отправляется руководитель организации. Унифицированные формы распоряжения (приказа) № Т-9 и Т-9а утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Командировочное удостоверение при зарубежных поездках не оформляется, вместо него потребуется служебное задание, в котором следует указать цель командировки. Унифицированная форма данного документа – № Т-10 утверждена тем же постановлением № 1.

Для того чтобы учесть стоимость услуг турфирмы, нужно потребовать от нее документ с расшифровкой стоимости услуг. Дело в том, что в налоговой базе получится учесть стоимость проезда, проживания, а непосредственно вознаграждение турфирмы списать в расходы не удастся. Кроме того, для подтверждения расходов на проезд вам понадобятся билеты на самолет. Наверняка они остались у вашего директора. Стоимость услуг гостиницы подтвердит ваучер или иной документ, где указано наименование гостиницы, период проживания и ФИО директора.*

Письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47 «Командировочные расходы»

<…>


Таким образом, расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета.*

Из статьи журнала «Главбух» № 4, февраль 2009

Командировка через турфирму: защита расходов

Вознаграждение посреднику за организацию загранкомандировки можно списать без проблем

Чтобы вознаграждение турфирме можно было без проблем списать при расчете налога на прибыль, компании необходимо обосновать расходы во внутренних документах. Кроме того, должна быть правильно оформлена «первичка», полученная от посредника.

Экономическая обоснованность. Вознаграждение турфирме, которая обеспечила вашего сотрудника авиабилетами, местом в гостинице и визой, можно учесть при расчете прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 21 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/884.* Чиновники в этом документе сначала указали, что плата посреднику за организацию загранкомандировки прямо не включена законодателями в состав командировочных расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход. Но в конце письма минфиновцы признали: поскольку перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в Налоговом кодексе РФ является открытым, компания может учесть подобное посредническое вознаграждение при расчете прибыли, если будет доказана экономическая обоснованность затрат.

Документальное подтверждение. Чтобы подтвердить оправданность затрат, советуем составить приказ руководителя, обосновав необходимость в посреднике. В документе укажите причины, по которым ваша организация вынуждена нанимать специализированную стороннюю фирму. Назовем для примера две возможные причины:*
– в компании нет сотрудников, которые могли бы заниматься организацией загранпоездки;
– работникам приходится часто ездить в командировки из-за особенностей деятельности или большой филиальной сети.

Компании, организующие загранкомандировки, иногда в «первичке» указывают общую сумму, которую должен заплатить клиент. То есть состав расходов в документах не детализируется. Однако в таких ситуациях лучше все-таки просить турфирму переоформить документы, указав в них подробно, какие именно расходы возникли у клиента. Это позволит избежать проблем при налоговой проверке: инспекторам будет проще оценить обоснованность понесенных компанией затрат. Итак, идеальная «первичка» – это та, в которой отдельно выделены следующие виды расходов:*
– на проживание (стоимость гостиничного номера);
– на проезд (стоимость билетов);
– по получению визы (стоимость визы);
– вознаграждение турфирмы за оказанные услуги.

Обычно бухгалтеров смущает ситуация, когда, указывая в «первичке» сумму своего вознаграждения, агентство употребляет слово «турпоездка», а не «загранкомандировка». Однако надо понимать, что турфирма при оформлении документов не учитывает цель поездки сотрудника компании. И этот факт не должен помешать компании признать командировочные расходы. Главное, чтобы внутренние документы фирмы (служебное задание, приказ и т. д.) свидетельствовали о рабочей цели поездки. Впрочем, этот вывод не мешает компании попросить агентство исключить из «первички» слово «турпоездка».

Возможна и такая ситуация. Турфирма не выставляет в «первичке» свое вознаграждение отдельно, а увеличивает на его сумму другие расходы компании – цены гостиничного номера, билетов, визы и т. д. Проблем при расчете налога на прибыль этот факт не создаст. Компания сможет уменьшить налогооблагаемый доход на всю сумму указанных в «первичке» расходов.

Но возникает еще один вопрос: какой документ – накладную или акт об оказании услуг – лучше получить от турфирмы, чтобы не было проблем со списанием расходов при расчете налога на прибыль? Логично предположить, что турфирма, которая выделяет в документах свое вознаграждение отдельной строкой, на его сумму должна оформить акт об оказании посреднических услуг. Бронирование места в гостинице также является услугой. А вот на стоимость авиабилетов и визы бухгалтеры обычно хотят получить накладную. Однако если турфирма указала все расходы в одном документе – акте или накладной, документа будет достаточно.* Ведь каких-либо ограничений на этот счет законодательство не содержит. Тем более что пункт 1статьи 252 Налогового кодекса РФ позволяет для обоснования брать даже документы, которые лишь косвенно подтверждают затраты.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка