Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
10 мая 2016 14 просмотров

Как документально оформить недостачу материальных ценностей на виновного лица. Какие нужны документы: докладные записки, объяснительные.

Сначала факт недостачи нужно подтвердить документами инвентаризации. Затем следует провести проверку, чтобы установить сумму убытка и причину ущерба. Для проверки руководитель должен создать приказ о создании комиссии и о проведении служебного расследования (образец приказа см. ниже). С работника необходимо затребовать письменную объяснительную. По результатам служебного расследования нужно составить акт о проведении служебной проверки. В акте подробно указываются обстоятельства дела, Ф.И.О., дата и время событий, имеющих отношение к проверке, показания, свидетелей и содержание рассматриваемых документов, вывод комиссии. В выводах комиссия указывает на основания для привлечения работника к материальной ответственности. Образец такого акта представлен ниже. Для взыскания суммы ущерба составляется приказ об удержании. Приказ нужно издать не позднее чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

Обоснование

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как отразить в бухучете и при налогообложении порчу и недостачу товаров

Порядок оформления и отражения в бухучете потерь от недостачи (порчи) товаров зависит от момента обнаружения факта недостачи (порчи):

Инвентаризация: выявление недостачи и порчи

Обнаружение факта недостачи (порчи) товаров является основанием для проведения инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключением из этого правила является недостача (порча) товаров, выявленная до постановки товаров на учет. Факт недостачи (порчи) может быть выявлен и в процессе инвентаризации, проводимой по иным причинам.

По своему желанию организация может провести инвентаризацию товаров в любой момент. Однако есть случаи, когда инвентаризацию необходимо провести в обязательном порядке:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (например, заведующего складом, кладовщика);
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;
  • при возникновении форс-мажорных обстоятельств (например, стихийных бедствий);
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством (например, при продаже предприятия как имущественного комплекса) (ст. 561 ГК РФ).

Такие правила установлены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

О том, какие условия должны быть соблюдены при проведении инвентаризации товаров, см. таблицу.

Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:

  • инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
  • инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).

При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы:

Об этом говорится в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и в постановлении Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.

Более подробно о заполнении этих форм см. в таблице.

<…>

Ситуация: можно ли включить ущерб от недостачи (порчи) товаров в состав расходов при расчете налога на прибыль. Материальный ущерб возмещает виновное лицо

Да, можно.

В главе 25 Налогового кодекса РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму ущерба от недостачи (порчи) товаров при наличии виновного лица. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом.

Обоснованием для признания такого расхода является то, что при возмещении недостачи (порчи) виновным лицом организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Чтобы учесть потери от недостачи (порчи) в составе расходов, их размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальным подтверждением ущерба может быть, например, сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы.

Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи или порчи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Правомерность этого вывода подтверждена письмами Минфина России от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648, от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Такой порядок следует из положений подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. Подробнее о документальном подтверждении расходов в этом случае см. Как учесть при расчете налога на прибыль внереализационные расходы.

Если же недостача (порча) товаров возникла в результате форс-мажорных обстоятельств, то такие потери также можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме (подп. п. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

<…>

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

1.Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации

<…>

Создание специальной комиссии

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей.

Выявленную недостачу (стоимость потерь) указывайте в сличительной ведомости.

Сличительные ведомости составьте:
– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19);
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.

Оценка ущерба

Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.). При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа). При определении ущерба не учитывайте фактические потери в пределах норм естественной убыли. Такой порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса РФ.

Письменные объяснения сотрудника

После определения суммы ущерба возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Приказ об удержании

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

Расчет суммы ущерба

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Сумму ущерба, превышающую средний месячный заработок, можно получить с сотрудника только через суд (в том случае, если на него возлагается полная материальная ответственность). В то же время сотрудник может добровольно возместить сумму ущерба. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.

Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

2.Как определить сумму ущерба, причиненного сотрудником организации

Прежде чем принять решение о взыскании ущерба с сотрудника, работодателю следует провести проверку, чтобы установить сумму убытка и причины его возникновения. Для проверки создайте специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей. Ведь в этих случаях обязательно проводится инвентаризация с оформлением сличительных ведомостей, а для этого должна быть создана инвентаризационная комиссия (п. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н). Правомерность такой позиции подтверждает и судебная практика (см., например, п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52, апелляционное определение Челябинского областного суда от 30 июля 2013 г. № 11-7699/2013).

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.

Факт причинения сотрудником ущерба имуществу организации следует зафиксировать в отдельном акте. Действующее законодательство не обязывает работодателя составлять такой акт. Тем не менее своевременно составленный документ позволит зафиксировать факт ущерба, установить примерную или точную сумму и впоследствии подтвердить ее. Форма акта не закреплена нормативными документами, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.), действующим в данной местности. При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа). Такой порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса РФ.

С виновного сотрудника можно взыскать любой прямой действенный ущерб, причиненный работодателю. А именно:

  • сумму материального ущерба;
  • расходы на приобретение или восстановление имущества (например, ремонт);
  • расходы на возмещение ущерба, который сотрудник причинил другим гражданам или организациям (например, ущерб от ДТП в части, не покрытой страховым возмещением).

Об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса РФ.

После определения состава и суммы ущерба возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Если сумма ущерба превышает месячный заработок или пропущен месячный срок для издания взыскания, то возмещение ущерба возможно или в добровольном порядке (с согласия сотрудника), или через суд.

Добровольно сотрудник может возместить ущерб как полностью, так и частично. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае сотрудник должен представить работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если в дальнейшем сотрудник решит уволиться и откажется возмещать оставшуюся сумму ущерба, то непогашенную задолженность можно будет взыскать в общем порядке – через суд.

Следует отметить, что с согласия работодателя сотрудник может возмещать ущерб не только деньгами: он может и передать в счет погашения равноценное имущество или обязаться исправить поврежденное.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения сотрудника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия (бездействие), которыми был причинен ущерб.

Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Удержания проводите с учетом установленных ограничений.

Из формы

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
полное наименование учреждения

ПРИКАЗ № 23

г. Москва 4 февраля 2014 г.

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести служебное расследование по итогам недостачи, выявленной по результатам инвентаризации (акт об инвентаризации от 30 января 2014 г. № 25).

2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:
– руководитель комиссии: главный бухгалтер А.С. Глебова;
– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева, специалист по кадрам Е.В. Иванова.

3. По итогам расследования результаты работы комиссии оформить актом не позднее 12 февраля 2014 года.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор       А.В. Львов

С приказом ознакомлен(а):

 4 февраля 2014 г.       А.С. Глебова
         
4 февраля 2014 г.       В.Н. Зайцева
         
4 февраля 2014 г.       Е.В. Иванова

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

АКТ № 3
об отказе сотрудника представить письменные объяснения
для установления причины возникновения материального ущерба

г. Москва 13.01.2013

При инвентаризации основных средств была установлена недостача компьютера за инвентарным номером 100531. Материально-ответственным лицом является начальник отдела В.К. Волков. Письменные объяснения о возможных причинах возникновения недостачи Волков В.К. дать отказался.

Ответственные за составление акта:

Руководитель отдела кадров       Е.Э. Громова
         
Бухгалтер       В.Н. Зайцева

Из статьи журнала «Трудовые споры» № 10, Октябрь 2015

Полезный документ

Акт проверки по факту недостачи материальных ценностей

Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп»

Недостача на складе или в кассе — повод начать расследование. Ведь без него нельзя предъявлять претензии к работнику и уж точно не стоит удерживать из его зарплаты недостающую сумму. Сначала работодателю предстоит установить причины возникновения ущерба и его размеры.

Когда применяется

Акт проверки понадобится для взыскания с работника ущерба. Один из самых важных этапов процедуры привлечения работника к материальной ответственности — служебная проверка (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). У нее есть вполне конкретная цель, которая заключается в том, чтобы установить размер причиненного ущерба и причины его возникновения.

В подавляющем большинстве случаев для возврата похищенных денег или товара работодателю придется обращаться в суд, так как взысканию, как правило, подлежат значительные суммы, превышающие средний месячный заработок сотрудника (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). В суде работодателю предстоит доказать следующее:

— отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;

— противоправность поведения работника и его вину в причинении ущерба;

— причинную связь между его поведением и наступившим ущербом;

— наличие прямого действительного ущерба и его размер;

— соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Эти разъяснения содержатся в п. 4 постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52.

Поэтому когда комиссия закончит служебную проверку, нужно проверить, чтобы указанные обстоятельства были отражены в заключительном акте по итогам ее работы. Так работодатель без труда докажет в суде правомерность требований вернуть похищенные или пропавшие деньги или товар.

На что обратить внимание

АСлужебная проверка начинается с приказа (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). В нем отражают основание проверки, например, результаты инвентаризации, формируют комиссию и определяют ее цели и срок работы; в последующем эти положения дублируют в акте о проведении служебной проверки. Задачи комиссии состоят в том, чтобы собрать и изучить максимальное количество документов, имеющих отношение к делу. К их числу относятся акты и ведомости инвентаризации, служебные записки руководителей, должностные инструкции, трудовые договоры и договоры о материальной ответственности, а возможно, документы из суда или административных органов.

14

БВ акте подробно описывают обстоятельства дела, не ограничиваясь двумя-тремя словами: указывают ФИО, даты и время (до минуты) событий, имеющих отношение к проверке, показания свидетелей, реквизиты и содержание рассматриваемых документов. Важно отразить порядок передачи на хранение материальных ценностей, условия их хранения, размер ущерба и степень вины каждого работника. Пригодятся ссылки на нарушение пунктов локальных актов, трудового договора, инструкций.

33

ВРасследование нельзя представить без запроса объяснений у работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Его цель — установить причину возникновения ущерба и выяснить, виновен работник в недостаче или нет. Поскольку в случае спора работодателю предстоит доказывать выполнение процедуры привлечения работника к материальной ответственности, запрос нужно составить в письменном виде. Вручить его работнику лучше под роспись. В запросе необходимо указать крайний срок предоставления объяснения, так как в ст. 247 ТК РФ этот вопрос не регламентирован. За ориентир можно взять 2-дневный срок из ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Если работник всячески избегает встреч с комиссией или другим представителем работодателя и отказывается давать объяснения, то достаточно составить акт. Принять решение о привлечении работника к материальной ответственности можно без объяснений. Да и работник вредит сам себе, так как лишается возможности оправдаться или привести доводы, позволяющие снизить размер ущерба, который работодатель попытается взыскать с него в суде.

60

ГПо итогам проверки комиссия дает заключение, в котором четко указывает, имеются ли основания для привлечения работника к материальной ответственности, и рекомендует ли комиссия привлекать его к подобной ответственности. Но окончательное решение с учетом рекомендаций предстоит принять руководителю компании, когда акт по результатам служебного расследования вместе с материалами проверки попадут к нему на стол.

73

ДАкт подписывают все члены комиссии и работник, в отношении которого проводилась проверка. Скрывать данные расследования не стоит, так как в соответствии с ч. 3 ст. 247 ТК работник имеет право на ознакомление с материалами. Наличие подробного акта, свидетельствующего о качественной служебной проверке, поможет работодателю взыскать ущерб с работника (определение Самарского областного суда от 13.08.2014 № 33-7921/2014). И наоборот, его отсутствие или небрежное документальное или процедурное оформление (не указан размер ущерба, его причины) наряду с другими нарушениями приведут к проигрышу в суде и потере денег (определение Саратовского областного суда от 09.10.2014 № 33-5774).

88

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка