Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
18 мая 2016 9 просмотров

ООО арендует у сотрудника автомобиль. Сотрудник на этом автомобиле с оформлением путевого листа осуществляет в рабочее время поездки по поручению руководителя ООО. Нужны ли подписи механика и медика на таком путевом листе. И если нужны, а в штате нет таких сотрудников, то требуется заключать договор со сторонней организацией на оказание услуг медика и механика? Или все же если сотрудник на личном автомобиле (по договору аренды) осуществляет служебные поездки подписи механика и медика не требуются?

Да, подписи врача и механика в путевом листе нужны. При выпуске автомобиля механик проверяет его техническое состояние. Это необходимо для обеспечения безопасности дорожного движения и своевременного выявления неисправности. Если в штате нет механика, то его функции выполняет уполномоченный сотрудник. Такие функции можно возложить на водителя, руководителя или на иного сотрудника (согласно приказа, должностной инструкцией и т.п.). Так же обязательна отметка медика в путевом листе. По мнению трудинспекторов предрейсовые медосмотры необходимы всем сотрудникам, которые используют личные автомобили в служебных целях. В этом случае они выполняют работу водителей, которые должны проходить предрейсовые медосмотры (ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 163-ФЗ). Если в штате нет врача, то нужно заключить договор с медицинским учреждением.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).


Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 13, Апрель 2014

В Москве трудинспекторы проверяют использование автомобилей работников

Столичные инспекторы труда начали проверять, проводят ли компании предрейсовые медицинские осмотры сотрудников, которым работодатели оплачивают использование личного транспорта для работы — в виде компенсации или платы за аренду. Об этом сообщили наши читатели. Подробности «УНП» рассказали специалисты Гострудинспекции в г. Москве.

По словам трудинспекторов, медосмотры необходимы для всех сотрудников, которые используют личные автомобили в служебных целях. В этом случае они выполняют работу водителей, которые должны проходить предрейсовые осмотры (ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ).

Раньше трудинспекторы не обращали особого внимания на осмотры сотрудников, использующих для работы личные машины. Но в прошлом году по поручению правительства ревизоры усилили проверки транспортных и строительных компаний и выявили много нарушений, связанных с медосмотрами водителей. Теперь при проверках компаний любых отраслей ревизоры смотрят, с кем из сотрудников заключены договоры аренды личного транспорта и кому платят компенсацию за использование личной машины. Если эти работники не проходят медосмотры, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. рублей по статье 5.27 КоАП РФ. Ведь обеспечивать обязательные медосмотры — обязанность работодателя (ст. 212 ТК РФ).

У компаний есть выход из ситуации. Можно не заключать договор аренды машины и не оплачивать сотруднику топливо, а выдать работнику премию или материальную помощь. Работники также будут использовать личную машину для работы, но из документов трудинспекторы этого не узнают. Если ни в одном соглашении с работником не сказано, что он использует личный автомобиль в служебных целях, трудинспекторы не будут требовать медосмотров.

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 20, Май - Июнь 2015

«…Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписи врача?..»

К нам обратилась читательница с вопросом, можно ли списать расходы на ГСМ по путевым листам без отметки врача о медосмотре. Ведь подпись доктора обязательна, а значит, первичка без нужного реквизита не подтверждает расходы. В ситуации разбирались специалисты Минфина, налоговики и независимые эксперты.

МИНФИН

— Само по себе отсутствие отметки врача на путевом листе не является основанием снять расходы. Но инспекторы могут усомниться в том, что работник действительно выезжал на служебном транспорте. Ведь отметка врача означает, что водитель на законных основаниях допущен к управлению автомобилем. Если отметки нет, водитель не вправе управлять машиной. А значит, фактически не мог использовать автомобиль. Соответственно, нет и расходов. Но если инспекторы не докажут, что поездки не было, то решение можно оспорить в управлении и суде.

НАЛОГОВИКИ

— Инспекторы не вправе снять расходы лишь на том основании, что в путевых листах нет отметки врача. Подпись врача говорит лишь о том, что водитель здоров и готов управлять автомобилем. Но она не подтверждает факт поездки, количество потраченного бензина, пройденное расстояние и т. п. Поэтому, даже если работник управлял автомобилем без освидетельствования, это не значит, что расходы фиктивны или завышены.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Отметка врача о прохождении медосмотра — обязательный реквизит путевого листа. Это следует из пункта 7 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152. И по формальным основаниям инспекторы могут снять расходы, так как документ не соответствует законодательству. Но если в путевом листе есть сведения о расходе и остатках горючего, пробеге, то он подтверждает расходы даже без подписи врача.

— Инспекторы не вправе снять расходы, даже если в путевых листах нет подписи врача. Во-первых, освидетельствование необходимо для сотрудников с должностью «водитель», а не всех, кто управляет автомобилем. Во-вторых, для признания расходов на бензин достаточно, чтобы в путевом листе были сведения о маршруте, пробеге автомобиля, расходе топлива и его остатках в баке.

НАШЕ МНЕНИЕ

— Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен. Поэтому стоит заранее подготовить аргументы в защиту. Во-первых, осмотр необходим для контроля за состоянием здоровья водителя перед выездом, а отсутствие отметок врача не означает, что расходов не было. Во-вторых, выезд на машине без осмотра — это нарушение требований безопасности дорожного движения, но не налогового законодательства (ст. 12.31.1 КоАП РФ). В-третьих, сами чиновники подтверждают, что ошибки в первичке, которые позволяют идентифицировать стороны сделки, наименование товаров, их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии расходов (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка