Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№23
18 мая 2016 54 просмотра

Бухучет в течении 5ти лет вела аутсорсинговая компания. Хотим отказаться от их услуг и вести учёт силами штатного бухгалтера и кадровика. Расскажите, как правильно принять от фирмы дела? Что должны они нам предоставить при передаче дел? (какие документы, отчеты и т.д.). И как нам подстраховаться, всё и они нам правильно отразили в учёте и передали? Спасибо

Передачу дел от фирмы, которая вела бухучет, проведите по аналогии с передачей дел при смене главного бухгалтера. Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ.

По результатам передачи дел на практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись. При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.

Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.

Кроме того, необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

- утвержденного плана счетов организации;

- налоговых регистров;

- налоговой и бухгалтерской отчетности;

- книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;

- отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;

- актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;

- бухгалтерских справок;

- актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;

- инвентаризационных описей;

- кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;

- договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами.

Чтобы обезопасить себя от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от компании, ведущей бухучет, нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды. Такую проверку нередко проводят с привлечением аудиторской компании (аудитора) либо собственными силами организации.

Обоснование

Из ситуации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как передать дела при смене главного бухгалтера


Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ.*

По результатам передачи дел на практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись. При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.*

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 3, февраль 2012

Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера

<…>

Наличие каких документов нужно проверить

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ предусматривает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия не менее пяти лет. Кроме того, сроки хранения конкретных видов документов приведены в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558 .Так, годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации необходимо хранить не менее 10 лет.

Начать проверку следует с изучения учредительных документов организации. В обществах с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерных обществах — устав. Также нужно тщательно изучить регистрационные свидетельства, устав организации и другие уставные документы для понимания структуры компании, наличия обособленных подразделений и иностранного капитала, если таковые имеются.

Помимо этого, следует проверить наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации. Если компания подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на ошибки, выявленные проверяющими в ходе проведенных проверок.

Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.* Анализ учетной политики необходим для понимания методов учета, которые в ней используются. Следует уточнить, какие именно первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике и как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:*

  • утвержденного плана счетов организации;
  • налоговых регистров;
  • налоговой и бухгалтерской отчетности;
  • оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;
  • книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;
  • отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;
  • актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;
  • бухгалтерских справок;
  • актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;
  • инвентаризационных описей;
  • кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;
  • договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;
  • кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);
  • должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;
  • списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя на основании пункта 3 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание при проверке состояния учета и отчетности

Чтобы обезопасить себя от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от прежнего главного бухгалтера, новому главе бухгалтерии нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды. Такую проверку нередко проводят с привлечением аудиторской компании (аудитора) либо собственными силами организации.*

Проверка бухучета и бухгалтерской отчетности. Она предполагает анализ соблюдения всех требований, которые установлены в пункте 6 ПБУ 1/2008 (утв.приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н). Так, принимая дела, главный бухгалтер проверяет:*

  • полноту отражения в бухучете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
  • своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
  • большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
  • отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
  • тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
  • рациональное ведение бухучета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Бухгалтерскую отчетность проверяют на предмет ее соответствия показателям по счетам главной книги организации на отчетную дату. При этом главный бухгалтер может выборочно проверить также и правильность отражения операций на счетах бухучета.

Проверка правильности исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов. По причине большого объема информации в первую очередь следует уделить внимание отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год.* Дело в том, что отчетность по таким налогам и взносам новый главный бухгалтер будет составлять с использованием сведений тех периодов, когда работал прежний главбух. А ошибка, допущенная, например, в I квартале, повлечет за собой искажение налоговой базы при составлении отчетности за следующий отчетный период и весь год.

Так, прежде всего надо проанализировать, все ли расходы, признанные в базе по налогу на прибыль, документально подтверждены и экономически обоснованны в соответствии со статьей 252 НК РФ. Также нужно обратить внимание на правильность исчисления авансовых платежей, поскольку исходя из этих сумм будет рассчитываться размер налога на прибыль к уплате в бюджет в последующие отчетные периоды.*

По налогу на имущество обязательно проверяется остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств для определения правильности исчисления налоговой базы.

В рамках проверки правильности исчисления НДС стоит уделить внимание налоговым вычетам.* Важно проанализировать обоснованность их применения, в том числе на предмет наличия счетов-фактур и использования приобретенных товаров, работ и услуг для облагаемой деятельности. Также бухгалтеру нужно удостовериться в правомерности использования ставок НДС 10 и 0%. А если у организации есть как облагаемые, так и необлагаемые операции, то проверяется, велся ли раздельный учет.

Кроме того, необходимо удостовериться в том, исполняла ли организация обязанности налогового агента по налогу на прибыль, НДС и НДФЛ.*

При проверке отчетности новому главному бухгалтеру стоит обратить внимание на соблюдение сроков ее представления в налоговые органы и внебюджетные фонды. А при ревизии кассовых документов — сверить номер и сумму корешка последнего использованного кассового чека с данными, указанными в кассовой книге.

Каким документом оформляется передача дел

В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59 , говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации.* Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй — остается в организации. Образец заполненного акта см. ниже.

Рисунок. Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

В акте указываются следующие данные:*

  • ФИО лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дата передачи дел;
  • реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;
  • опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: «Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 год», «Акты оказанных услуг за 2011 год» и т. д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);
  • серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
  • ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
  • список отсутствующих документов;
  • пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

К данному акту целесообразно приложить акт проведенной инвентаризации, акты сверок расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту).

Если по итогам приема-передачи дел будут выявлены ошибки, то их нужно исправить и при необходимости предоставить уточненные декларации в порядке, установленном статьей 81 НК РФ. А недостающие документы следует восстановить в кратчайшие сроки. Если количество выявленных ошибок при выборочной проверке будет значительным, то имеет смысл провести инициативную аудиторскую проверку, чтобы избежать в дальнейшем налоговых санкций.*

<…>

Из форм

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Альфа»
___________А.В. Львов
29.07.2014

АКТ
приема-передачи документов

г. Москва 29.07.2014

В связи с увольнением главного бухгалтера в период с 22 по 26 июля 2014 года В.Н. Зайцева, главный бухгалтер, передала А.С. Глебовой, заместителю главного бухгалтера, в присутствии независимого аудитора А.П. Петрова следующие материальные ценности и документы.

  1. Круглая печать АО «Альфа».
  2. Угловой штамп.
  3. Электронный ключ системы «Клиент-Банк».
  4. Банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с № 018123 по № 018137).
  5. Должностные инструкции работников бухгалтерии – 1 папка.
  6. Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения – 1 папка.
  7. Налоговые декларации по описи № 1.
  8. Бухгалтерская отчетность по описи № 2.
  9. Учетные регистры по описи № 3.
  10. Первичная учетная документация по описи № 4.
  11. Журналы и книги регистрации по описи № 5.
  12. Акт сверки с ИФНС по налогам.

Документы сдал В.Н. Зайцева

29.07.2014

Документы принял А.С. Глебова

29.07.2014

Аудитор А.П. Петров

29.07.2014

Из форм

Опись документов, передаваемых при смене главного бухгалтера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Альфа»
____________ А.В. Львов
28.07.2014

ОПИСЬ
документов, передаваемых от В.Н. Зайцевой А.С. Глебовой
в связи с назначением А.С. Глебовой на должность главного бухгалтера

г. Москва 28.07.2014

За период с 11 января 2013 года (дата образования организации) по 28 июля 2014 года переданы следующие документы:


п/п
Наименование документов
1 Бухгалтерская отчетность за 2013 год – в одной папке
2 Налоговая отчетность за 2013 год и I квартал 2014 года – в двух папках
3 Договоры с поставщиками, заключенные в 2013–2014 годах, – в трех папках
4 Счета-фактуры и накладные, полученные от поставщиков, – в пяти папках
5 Договоры с покупателями, заключенные в 2013–2014 годах, – в трех папках
6 Счета-фактуры и накладные, выставленные покупателям, – в пяти папках
...


Все документы оформлены в соответствии с установленными требованиями и проведены по бухгалтерскому и налоговому учету без пропусков и недочетов.

Документы по перечню сдал ______________ В.Н. Зайцева
28.07.2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка