Журнал, справочная система и сервисы
30 мая 2016 12 просмотров

Клиенты просят предоставить дубликаты документов за 2012 год. На сегодняшний день, ЮЛ уже сменило название и руководителя. В каком порядке нужно оформить документы за 2012г: какое наименование ЮЛ указывать и может ли подписывать нынешний руководитель, если будет сделана надпись "дубликат".

Если юридическое лицо, оформившее первоначальный документ, уже ликвидировано или реорганизовано, то оформить дубликат Вы не сможете. В случае, если у организации сохранился архив документов указанного юридического лица, Вы можете предоставить контрагенту копии запрашиваемых документов.

Обоснование

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 28, Август 2012
«…Контрагент потерял “первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

Инспекция требует от контрагента «первичку», но она сгорела. Он просит компанию выручить — дать заверенные копии за три года. Но это огромный массив. Как поступить, чтобы и себя не нагружать, и контрагенту помочь, рекомендуют чиновники и эксперты.

«…В своем письме контрагент сообщает, что потерял “первичку”, и просит прислать заверенные копии накладных, счетов-фактур и договоров за три года. К письму он приложил аналогичный запрос из налоговой. Мы спросили, подойдут ли распечатанные оригиналы из “1С” с нашей подписью и печатью. Если делать копии, это огромная трата времени — надо расшивать все папки, копировать документы, заверять. Но контрагент говорит, дубликаты не годятся. Разве есть разница и обязаны ли мы делать копии?..»

Из письма главного бухгалтера Ирины Сапроновой, г. Москва

Налоговики

Екатерина Воробцева, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

— Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия — это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28. Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат — повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

— В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать — либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.

Независимые эксперты

Евгений Новичихин, старший юрист отдела налогового права Юридической фирмы Sameta:

— Заверяет копии та организация, которая представляет документы для проверки. То есть сам контрагент. Так что ваш покупатель никак не пострадает из-за того, что вы представите ему дубликаты. Тем более если факт утраты «первички» подтвержден еще и документами — справками из МЧС о пожаре или из МВД о краже.

Татьяна Живаева, заместитель директора Аудиторско-консалтинговой фирмы «Экспертный центр “Партнеры”»:

— Для восстановления архива можно направить контрагенту как изготовленные дубликаты, так и копии. Просьба покупателя связана с его обязанностью представить в инспекцию заверенные копии на основании статьи 93 НК РФ. Но в каком бы виде вы ни оформили восстановленный документ, контрагент все равно должен снять с них свою копию, заверить ее и представить в инспекцию.

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

— Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка