Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 июня 2016 44 просмотра

Главный бухгалтер уходит в отпуск, по штату есть зам. главного бухгалтера. Возникает вопрос, о право подписи зам. гл. бухгалтера в счет-фактуре и кассовых документах. Нужна ли доверенность на право подписи и если да, то нужно ли в чет фактуре указывать номер и дату доверенности.

Да, на время отсутствия главного бухгалтера право подписи счетов-фактур и кассовых документов закрепите за заместителем. Для этого оформите доверенность или приказ (образец смотрите ниже).

В счете-фактуре указывать номер и дату доверенности не обязательно. Законодательство этого не требует. Покупатель вправе заявлять вычет по счету-фактуре, в котором нет такой пометки. Заполняя реквизит «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заместитель поставит личную подпись, а в расшифровке Ф. И. О. укажет свою фамилию и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительную строку и указать в ней реальную должность уполномоченного лица и расшифровку его фамилии и инициалов.

Поставщик вправе приводить в счете-фактуре дополнительные реквизиты. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17. Так что Вы можете указать сведения о доверенности.

Обоснование

Из рекомендации

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

1.Как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863, от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39.

2.Должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры

Нет, не должен.

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08, от 15 января 2009 г. № ВАС-17093/08, от 16 октября 2008 г. № 13259/08, постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08, от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П, Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42), Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г. № Ф03-А73/08-2/3591, Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23, от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11, от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532, Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08, от 5 ноября 2008 г. № А19-4298/08-56-Ф02-5273/08, Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008, от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).

Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06, определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г. № А56-5037/2008, от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007, от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).

Из формы

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 3
о передаче права подписи счетов-фактур

г. Москва 11.01.2013

На основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

предоставить право подписи счетов-фактур, выставляемых покупателям, следующим
сотрудникам:

– за директора Львова Александра Владимировичазаместителю директора Петрову
Петру Владимировичу;

– за главного бухгалтераГлебову Аллу Степановнубухгалтеру Зайцевой Валентине
Николаевне.

При отсутствии П.В. Петрова и В.Н. Зайцевой более двух дней подряд (в случае отпуска,
болезни, командировки или по иным причинам) право подписи счетов-фактур имеют:

– за директора Львова Александра Владимировичазаместитель директора Костомаров
Федор Андреевич;

– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановнубухгалтер Слуцкая Ирина Игоревна.

Образцы подписей:

Петров Петр Владимирович

Зайцева Валентина Николаевна

Костомаров Федор Андреевич

Слуцкая Ирина Игоревна

Директор А.В. Львов

«Альфа»

ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.07.2014

На основании пункта 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У приказываю предоставить право подписи приходных и расходных кассовых ордеров за бухгалтера кассиру А.В. Дежневой.

Образец подписи А. В. Дежнева
Директор А.В. Львов
Главный бухгалтер В.Н. Зайцева

01.07.2014

Из статьи журнала «Главбух» № 9, Май 2012

Если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, делать отметку «по доверенности» необязательно

Спрашивает Ирина Захарова,

гл. бухгалтер ООО ТВИД-м (г. Москва)

Счет-фактуру подписал сотрудник компании по доверенности. Но в документе нет соответствующей отметки. Скажите, примут ли налоговые инспекторы по такому документу НДС к вычету?

Отвечает Елена Вихляева,

консультант отдела косвенных налогов Минфина России

В новом счете-фактуре лица, уполномоченные на подписание счета-фактуры вместо руководителя или главного бухгалтера, ставят свою подпись с ее расшифровкой. Это предусмотрено в форме счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Делать при этом отметку «по доверенности» новые правила не требуют. Таким образом, покупатель вправе заявлять вычет по счету-фактуре, в котором нет такой пометки.

Добавим, что поставщик вправе приводить в новом счете-фактуре дополнительные реквизиты. Об этом сказано в письме Минфина России от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17. Так что он может указать сведения о доверенности.

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 7, Июль 2015

Опыт

Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Лето в самом разгаре. Наверняка вы уже мечтаете об отпуске или даже запланировали его. Но работа бухгалтерии перерывов не терпит. А без главбуха директор и подчиненные просто как без рук. А ведь так хочется полноценно отдохнуть, не отрываясь на звонки из офиса. Главный бухгалтер АО «Эллада» Инна Сафонова поделилась рекомендациями, как подготовиться к отпуску, чтобы ваше двухнедельное отсутствие прошло для компании безболезненно.

Совет № 1

Определите заместителя

Если вы собираетесь в отпуск, то первое, с чего стоит начать подготовку, – решите, кому вы передадите дела. Если у вас есть заместитель, то он и будет исполнять функции главного бухгалтера во время вашего отсутствия. На заместителя отдельный приказ составлять не надо и оплачивать дополнительный труд тоже.

Допустим, у вас заместителя нет. Тогда исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, им может стать сотрудник бухгалтерии или руководитель компании.

Поручить сотруднику дополнительную работу можно только с его согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Поэтому компания должна отправить работнику предложение о совмещении, на котором он сделает отметку о своем согласии. Форма документа – произвольная.

После этого оформите допсоглашение к трудовому договору, а на основании его выпустите приказ о совмещении. В документе укажите круг обязанностей совместителя, размер доплаты и срок, в течение которого сотрудник будет исполнять функции главбуха.

Совет № 2

Передайте право подписи

На время вашего отсутствия право подписи первичных документов закрепите за заместителем или другим ответственным сотрудником. Для этого оформите доверенность или приказ. Типовых форм нет, бланки могут быть произвольными. Главное указать в них должность и Ф. И.О. сотрудника, которому вы передаете право, образец подписи и сроки передачи.

Если вам принадлежит право подписи платежек, то банк документ без вашей визы не примет. Чтобы компания могла без препятствий проводить платежи, пока вы отсутствуете, оформите временную карточку с образцами подписей.

Совет № 3

Составьте памятку для коллег

Итак, о передаче полномочий вы позаботились. Теперь можно составить памятку для коллег или подчиненных. Она позволит сохранить спокойствие вам в отпуске, а коллегам – на рабочем месте. Конечно, содержание этой памятки для каждой компании будет индивидуальным. Но есть и ряд общих пунктов. Например, если отчитываетесь по электронке, попросите сотрудников раз в один-два дня проверять программу спецоператора. Ведь если инспекторы отправят по ТКС требование, а компания в течение шести дней не подтвердит его получение, налоговики заблокируют счет. Расчеты с подотчетными – ваша функция? Если да, то рекомендую составить список коллег, которые не отчитались в срок по полученным средствам. Ведь если заместитель выдаст деньги должнику, это будет нарушением порядка ведения кассовых операций.

Чтобы не возникло проблем с инспекторами и контрагентами, напишите заместителю, кто и в какие сроки ждет платежей от компании, и передайте контакты кураторов в ИФНС и фондах.

Еще советыЕсли инспекторы запросят документы, срок можно продлить

Лидия Золотарева, главный бухгалтер АО «ЛортэкАРТ»:

— Пока вы находитесь в отпуске, инспекторы могут прислать требование с просьбой представить документы. На подготовку бумаг у компании есть только пять или десять рабочих дней. Можно попросить инспекторов перенести срок. Для этого руководитель должен составить ходатайство. В нем нужно написать, что компания просит продлить срок, так как главный бухгалтер в отпуске. А чтобы у инспекторов не возникло в этом сомнений, к просьбе можно приложить копию приказа на отпуск. В ходатайстве должны быть конкретные даты, в которые вы представите документы. Без этого инспекторы в продлении срока могут отказать.

Перед уходом в отпуск не забудьте доверить кассу другому сотруднику

Ольга Остапенко, заместитель главного бухгалтера ООО «Золотое сечение»:

— Если вы совмещаете обязанности главного бухгалтера и кассира, то перед тем, как уйти в отпуск, не забудьте передать другому сотруднику и эти функции. Порядок действий такой. Сначала руководитель подпишет приказ о совмещении должностей. Затем с замещающим вас кассиром компания заключит договор о полной материальной ответственности. Без этого при недостаче ущерб с виновника взыскать не получится. А в тот день, когда передадите дела новому кассиру, обязательно проведите инвентаризацию налички. Ревизию нужно будет провести и в тот день, когда вы вернетесь к своим функциям.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка