Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
6 июня 2016 8 просмотров

Про копию чека-ордера, оплаченного через Сбербанк онлайн (оплата для Управления Минюста по СПб - платеж за проставление апостиля). Оплата произведена физ. лицом (юристом в интересах организации).

Организация при расчете налога на прибыль сможет учесть эти расходы и не удерживать НДФЛ при выплате компенсации, если в документе, подтверждающем оплату, указано, что платеж произведен за организацию. Если оригиналов первичных документов нет, для признания расходов нужна заверенная копия.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:

<…>

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

  • расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
  • приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

<…>

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

<…>

Из статьи журнала «Упрощенка», № 1, январь 2014

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

<…>

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

Способ Какие документы потребуются Преимущество Недостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов; документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов; общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажи Письменный договор купли-продажи или акт закупки Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Обратите внимание

Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

<…>

Из газеты «Учет. Налоги. Право», №13, март 2009

Расходы можно подтвердить копиями документов (Данная статья доступна только в vip-версии)

Инна Михайлова, эксперт «УНП»

«Недавно мы судились с инспекцией о незаконности штрафа за несвоевременное направление налоговикам сообщения об открытии счета в банке. Оригинал квитанции об отправке сообщения суд приобщил к делу. Как в этом случае при проверке налога на прибыль подтвердить обоснованность почтовых расходов?..»

Из письма главного бухгалтера Тамары Жуковой, г. Москва

Тамара, при отсутствии оригиналов документов, их можно подтвердить заверенными копиями таких документов, в вашем случае копией квитанции (письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.09 № 08-19/008020). Аналогичного мнения придерживаются и в Минфине России (письмо от 11.07.08 № 03-03-06/2/77).

Правда, как именно должны быть заверены такие копии, ни чиновники, ни Налоговый кодекс не уточняют. По нашему мнению, можно обойтись и без нотариального заверения, ведь законодательство этого не требует. Поэтому достаточно подтвердить верность копий подписью руководителя и печатью компании. Еще один вариант – подать в суд ходатайство с просьбой о замене оригиналов документов, приобщенных к делу, на их нотариально заверенные копии (ч. 10, 11 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка