Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Новые лидеры и апрельские задания

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7
20 июня 2016 46 просмотров

Хотелось получить ответ по правильному отражению в учете ГСМ. У нашей компании участки на которых работает транспорт находятся на Севере. Там же приобретаем ГСМ по безналичному расчету. Но весь учет и списание ГСМ ведется в транспортном отделе в г.Краснодаре. и затем в конце месяца сдается в бухгалтерию. ВОПРОС: Когда приходуется ГСМ, д-т 10/3 к-т 60 нужно указать МОЛ. Кто им является?: начальник гаража (он находиться здесь и не может контролировать приход и расход ГСМ) или начальник участка, который находиться непосредственно на участке. На кого делать приход ГСМ? Кто отвечает за расход ГСМ? И какими документами всё это оформить?

Материально-ответственным лицом нужно назначить сотрудника, в должностные обязанности которого входит обслуживание материальных ценностей (ГСМ).

С этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

В данном случае решить, кто из указанных сотрудников организации будет назначен лицом, ответственным за сохранность ГСМ, организация должна самостоятельно. Оформить назначение нужно приказом руководителя.

Правила документооборота при приобретении и списании ГСМ организации нужно разработать самостоятельно.

Подробно порядок отражения в учете приобретения и списания ГСМ по талонам и топливным картам рассмотрен в приведенных ниже рекомендациях.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как заключить договор о полной материальной ответственности
Если будущая работа сотрудника связана с обслуживанием материальных ценностей (денег, товаров), с ним при приеме на работу можно заключить договор о материальной ответственности.

Виды материальной ответственности

По общему правилу, действующему в трудовом законодательстве, за причиненный организации ущерб сотрудник несет ограниченную материальную ответственность – только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). В этом случае взыскание с виновного сотрудника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению руководителя. Распоряжение о взыскании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного сотрудником ущерба. Если этот срок истек, взыскать ущерб придется через суд. Такой порядок предусмотрен в статье 248 Трудового кодекса РФ.

При полной материальной ответственности сотрудник должен полностью возместить организации всю сумму ущерба (ст. 242 и 243 ТК РФ).

Когда возникает ответственность

Материальная ответственность возникнет, только если сотрудник виноват в причинении ущерба. Если же сотрудник причинил ущерб при форс-мажорных обстоятельствах (пожар, наводнение, иное стихийное бедствие), его ответственность исключается. Он не будет признан виновным и в том случае, если причинил ущерб имуществу организации, используя его для необходимой самообороны. Об этом сказано в статье 239 Трудового кодекса РФ. Чтобы установить причины возникновения ущерба, потребуйте от сотрудника объяснений в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). Если сотрудник откажется дать объяснения, составьте акт об отказе.

Ситуация: можно ли предоставить сотруднику рассрочку для погашения материального ущерба

Да, можно.

Для этого сотрудник должен написать обязательство возместить ущерб с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Если руководитель организации согласится с предложенным вариантом, на обязательстве можно написать: «Не возражаю». Либо можно оформить отдельный документ – соглашение о рассрочке.

Если сотрудник, который дал обязательство, уволился и не согласился добровольно погасить ущерб, непогашенную задолженность можно взыскать через суд.

Пример оформления обязательства о возмещении материального ущерба

С кассиром организации А.В. Дежневой заключен договор о полной материальной ответственности. В июне 2014 года в кассе была обнаружена недостача в сумме 16 000 руб. Оклад Дежневой – 35 000 руб.

Сотрудница написала обязательство погасить долг в полной сумме за четыре месяца.

С кем возможен договор о полной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности можно заключить не со всеми сотрудниками, а только с теми, которые:

  • непосредственно обслуживают или используют деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;
  • достигли 18-летнего возраста;
  • их должность или работа отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.

Перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Главбух советует: В трудовом договоре с сотрудником, который будет обслуживать материальные ценности, оговорите условие о том, что он несет полную материальную ответственность на основании соответствующего договора. Это поможет в дальнейшем избежать неприятностей, если сотрудник откажется подписать договор о полной материальной ответственности. Если он согласился с таким условием при приеме на работу, он просто обязан подписать и сам договор.

Отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей. За что может последовать дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения (ст. 192 ТК РФ). Данная точка зрения подтверждена в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Пример заключения договора о полной индивидуальной ответственности

П.А. Беспалов был принят в организацию на должность кладовщика.

Кладовщики являются материально ответственными сотрудниками (приложение 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Поэтому с Беспаловым был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кроме того, условие о полной материальной ответственности сотрудника предусмотрено в заключенном с ним трудовом договоре.

Ситуация: можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с водителем автомобиля, принадлежащего организации. Предмет договора – возмещение материального ущерба, нанесенного организации в результате ДТП, которое совершено по вине водителя

Нет, нельзя.

Заключить договор о полной материальной ответственности можно только с теми сотрудниками, должности которых указаны в перечне, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Должность водителя в данном перечне отсутствует. Следовательно, заключение подобного договора неправомерно. Аналогичной вывод сделал Верховный суд РФ в определении от 19 ноября 2009 г. № 18-В09-72, а также в Обзоре законодательства и судебной практики, утвержденном постановлением Президиума Верховного суда РФ от 10 марта 2010 г.

Заключить с водителем договор о полной материальной ответственности можно только в том случае, если на него возлагаются функции экспедитора, сопровождающего груз. Такая должность в названном перечне предусмотрена.

Вместе с тем, если водитель будет признан виновником ДТП, то нанесенный организации материальный ущерб он должен возместить в полном объеме без какого-либо дополнительного договора о материальной ответственности (подп. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудником, работающим по гражданско-правовому договору

Нет, нельзя.

Положения трудового законодательства о материальной ответственности распространяются только на трудовые отношения (ч. 1 ст. 11 ТК РФ). То есть когда сотрудник:

  • за плату выполняет работу по определенной должности в соответствии со штатным расписанием;
  • подчиняется Правилам трудового распорядка;
  • организация обеспечивает сотруднику условия работы, предусмотренные трудовым законодательством и трудовым договором.

Такие правила предусмотрены в статье 15 Трудового кодекса РФ.

Порядок выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам регулируется нормами гражданского законодательства. Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, обязан возместить ущерб, нанесенный организации в полном объеме. Заключение дополнительного договора в этом случае не требуется. Причем гражданско-правовой договор может содержать условие, согласно которому сотрудник должен будет выплатить организации компенсацию сверх возмещения вреда. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 1064 Гражданского кодекса РФ.

Ситуация: какие положения можно включить в договор о полной материальной ответственности

Формы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности утверждены постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. При необходимости их можно изменить или дополнить необходимыми положениями.

Например, в договоре о материальной ответственности кассира предусмотреть требование об установке на входных дверях кассы дополнительного сейфового замка. А в договоре заведующего складом – условие об оснащении склада кондиционерами, поддерживающими температурный режим, необходимый для сохранности товара.

Ситуация: нужно ли перезаключать договор о полной материальной ответственности при переводе сотрудника на другую работу

Да, нужно.

Договор о полной материальной ответственности может быть заключен с совершеннолетним сотрудником, работа которого непосредственно связана с обслуживанием вверенных ему ценностей (ст. 244 ТК РФ). Перечень должностей сотрудников, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Типовая форма договора также установлена данным постановлением.

Из содержания типовой формы следует, что договор о полной материальной ответственности заключается с сотрудником, занимающим конкретную должность. В договоре определяется срок его действия. Он должен охватывать весь период работы сотрудника с вверенными ему ценностями (п. 5 Типовой формы). При переводе сотрудника на другую работу меняются его трудовые функции, должностные обязанности, состав вверенного имущества. Следовательно, договор о полной материальной ответственности в этом случае нужно перезаключить.

Ситуация: можно ли условие о полной материальной ответственности прописать в трудовом договоре

Да, можно.

Однако такое условие не будет иметь юридической силы, если не заключен отдельный договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной) (ст. 244 ТК РФ). Без этого договора сотрудник будет нести ответственность за причиненный ущерб на общих основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 242 и 243 ТК РФ).

Исключение составляют заместители руководителя организации и главный бухгалтер – условие о полной материальной ответственности этих сотрудников можно предусмотреть прямо в трудовом договоре (ст. 243 ТК РФ).

<…>

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по талонам
Приобретение ГСМ по талонам – один из способов снабжения организации этим видом материалов. Помимо него, организация может приобрести ГСМ:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды талонов

Талоны на ГСМ могут быть:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (приложении к нему) с указанием адресов.

Внимание: талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для организации финансовыми потерями.

Приобретение ГСМ

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.

1. Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.

2. Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.

3. Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.

4. Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.

5. Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.

Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам

Да, можно, при условии, что количество полученного топлива соответствует номиналу талона. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).

Главбух советует: если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, организация избежит финансовых потерь.

На практике лучше не допускать ситуаций, в которых организация будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива, предъявленный талон АЗС погасит полностью. При этом невыбранное количество бензина нельзя будет отразить ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

Книга учета

Получение и выдачу талонов сотрудникам фиксируйте в специальной книге учета. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Например, выдачу талонов можно фиксировать в книге учета движения талонов.

Бухучет

Порядок бухучета талонов на ГСМ зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов. Топливо (талоны на ГСМ) принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). НДС, выделенный в счете-фактуре, учтите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Если в договоре не указан момент перехода права собственности на ГСМ, приходуйте их в момент получения талонов. Это следует из положений статей 223 и 458 Гражданского кодекса РФ.

На дату получения талонов сделайте проводку:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

После того как талоны выданы водителям, в учете сделайте проводку:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
– талоны на ГСМ выданы водителям (на основании книги учета движения талонов).

Количество бензина, фактически полученного на АЗС, отражайте проводкой:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании отрывного купона к талону и чека АЗС).

Если в договоре сказано, что право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то порядок бухучета зависит от вида талонов.

Литровые талоны учитывайте за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: они будут отражаться по цене приобретения.

В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:

Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:

Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– выданы талоны водителю (на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин).

При оприходовании топлива (заправки автомобиля на АЗС) сделайте проводку:

Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходовано фактически полученное топливо (на основании чеков АЗС, отрывных купонов к талонам).

Если приобретены денежные талоны, учитывайте их в кассе в составе денежных документов. В бухучете получение талонов отразите проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 60
– получены талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

Водителям талоны выдавайте под отчет:

Дебет 71 Кредит 50-3
– выданы талоны сотруднику (на основании книги учета движения талонов).

Топливо, полученное по талонам, оприходуйте проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам (на основании чека АЗС, отрывных купонов к талонам).

Документальное подтверждение расхода ГСМ

Объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)

 Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 (10 субсчет «Талоны в бензобаках автомобилей)
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Пример отражения в бухучете ГСМ, приобретенных по талонам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент получения талонов

1 июня ООО «Альфа» приобрело денежный талон на бензин стоимостью 510 руб. (в т. ч. НДС – 78 руб.). Поставщик оформил накладную и выставил «Альфе» счет-фактуру.

4 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля Ю.И. Колесову. В книге учета движения талонов об этом сделана соответствующая отметка. В этот же день водитель приобрел по талону 30 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

Согласно учетной политике организации путевые листы составляются за месяц. 30 июня Колесов сдал в бухгалтерию путевой лист. По данным путевого листа весь бензин, полученный по талону (30 л), был израсходован в течение месяца. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 июня:

Дебет 60 Кредит 51
– 510 руб. – оплачен талон на бензин;

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
– 432 руб. (510 руб. – 78 руб.) – оприходован талон на бензин;

Дебет 19 Кредит 60
– 78 руб. – отражен НДС по приобретенному талону.

4 июня:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
– 432 руб. – выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов);

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
– 432 руб. – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС и отрывного купона к талону);

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 78 руб. – предъявлен к вычету НДС.

30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:

Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей»
– 432 руб. – списан фактически израсходованный бензин.

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

Важно: при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм не нужно. Дело в том, что расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.

Главбух советует: Для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы, утвердив лимиты приказом руководителя организации.

Но если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Порядок применения налогового вычета зависит от того, когда право собственности на ГСМ переходит к организации.

Если право собственности на ГСМ переходит к организации в момент отгрузки талонов, то при наличии счета-фактуры поставщика входной НДС по топливу можно принять к вычету сразу в полной сумме (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Главбух советует: сумму НДС со стоимости ГСМ по талонам принимайте к вычету пропорционально количеству фактически полученного топлива. Это позволит организации избежать претензий со стороны налоговой инспекции.

Количество фактически полученного топлива может быть меньше, чем его номинальный объем, указанный в талонах. Такое возможно при несвоевременной выборке топлива на АЗС. Между тем одним из условий применения вычета по НДС является принятие товаров (работ, услуг) к учету (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Если сумма вычета, определенная по счету-фактуре поставщика, превысит сумму вычета со стоимости фактически полученного топлива, при проверке налоговая инспекция может потребовать восстановления входного НДС по неоприходованным ГСМ.

Если право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то при наличии счета-фактуры поставщика НДС к вычету принимайте по мере оприходования топлива, полученного на АЗС (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по талонам

Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на ГСМ признаются прямыми – по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены.

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу приложите чеки АЗС.

При использовании талонов к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, ГСМ можно учесть только по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по талонам. Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки топлива в автомобиль

25 июня ООО «Альфа» приобрело талон на 10 литров бензина марки АИ-92 и заплатило за него 170 руб. (в т. ч. НДС – 26 руб.). В этот же день поставщик оформил акт приемки-передачи и счет-фактуру. По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобиля на АЗС.

Налог на прибыль «Альфа» начисляет ежемесячно. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

25 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля. Путевой лист, в котором отражена заправка автомобиля по талону, сдан в бухгалтерию 30 июня. К путевому листу приложен отрывной купон к талону и чек АЗС.

В учете организации сделаны следующие записи.

25 июня:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 170 руб. – перечислена предоплата за талон;

Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– 170 руб. – оприходован талон на бензин (на основании акта приемки-передачи талонов);

Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– 170 руб. – выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов).

30 июня:

Дебет 10-3 Кредит 60
– 144 руб. – оприходован фактически полученный бензин (на основании чека АЗС, отрывного купона к талону);

Дебет 19 Кредит 60
– 26 руб. – отражен НДС по приобретенному топливу;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 170 руб. – зачтена предоплата;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 26 руб. – предъявлен к вычету НДС по фактически полученному бензину.

30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:

Дебет 26 Кредит 10-3
– 144 руб. (170 руб. – 26 руб.) – списан фактически израсходованный бензин (на основании путевого листа).

Входной НДС по приобретенным ГСМ (26 руб.) принят к вычету во II квартале. При расчете налога на прибыль в июне бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов стоимость фактически израсходованного топлива (144 руб.).

<…>

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам

Бухучет

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов). Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст. 458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля.

Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». На дату оплаты сделайте проводку:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).

По мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).

Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:

Дебет 10-3 Кредит 60
– оприходованы ГСМ.

НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день организация оплатила карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки. Карта предназначена для заправки автомобиля КамАЗ-5320, который используется для доставки готовой продукции покупателям.

5 июня топливная карта была получена и передана водителю Ю.И. Колесову.

30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В бухучете организации сделаны следующие записи.

4 июня:

Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 44 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;

Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.

30 июня:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту.

В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):

  • 3 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
  • 17 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

Приобретение ГСМ бухгалтер «Альфы» отразил проводками.

3 июля:

Дебет 10-3 Кредит 60
– 2288 руб. (180 л х (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 19 Кредит 60
– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

17 июля:

Дебет 10-3 Кредит 60
– 2542 руб. (200 л х (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 19 Кредит 60
– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

По итогам месяца (31 июля) АЗС предоставила организации:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
  • отчет по операциям с топливной картой.

В учете организации сделаны записи:

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 5700 руб. (2288 руб. + 412 руб. + 2542 руб. + 458 руб.) – зачтен ранее перечисленный аванс;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 870 руб. (412 руб. + 458 руб.) – принят к вычету НДС по ГСМ (на основании счета-фактуры).

Документальное подтверждение

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).

О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте

Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ – по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены.

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.

При использовании топливных карт к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ можно учесть по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 и 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания ГСМ по топливным картам. Право собственности на топливо переходит к организации в момент оплаты за ГСМ

4 июня ООО «Альфа» заключило с поставщиком ГСМ договор на обслуживание литровой топливной карты. В этот же день организация перечислила поставщику залоговую стоимость топливной карты – 100 руб. По договору право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент оплаты за топливо. Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

5 июня топливная карта была передана менеджеру А.С. Кондратьеву для заправки автомобиля, который используется в служебных целях.

30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 6800 руб. (в т. ч. НДС – 1036 руб.) за 400 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). В этот же день поставщик выдал «Альфе» счет-фактуру и акт приемки-передачи ГСМ.

В учете организации сделаны следующие записи.

4 июня:

Дебет 60 Кредит 51
– 100 руб. – перечислена залоговая стоимость топливной карты;

Дебет 008
–100 руб. – оприходована карта, полученная в залог.

30 июня:

Дебет 60 Кредит 51
– 6800 руб. – перечислен аванс на топливную карту;

Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
– 5764 руб. (400 л х (17 руб. – 2,59 руб.)) – принят к учету бензин после перехода права собственности (на основании акта приемки-передачи);

Дебет 19 Кредит 60
– 1036 руб. (400 л х 2,59 руб.) – учтен входной НДС по приобретенному бензину;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1036 руб. – принят к вычету НДС по бензину (на основании счета-фактуры).

По итогам месяца (июля) поставщик выдал организации отчет об операциях по топливной карте. В нем отражены количество и стоимость бензина, отпущенного «Альфе»: 380 литров на сумму 6460 руб. (в т. ч. НДС – 984 руб.). Эти же данные подтверждены терминальными чеками, выданными на АЗС.

На дату каждой заправки бухгалтер «Альфы» делал проводку:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС).

Учетной политикой организации предусмотрено ежемесячное составление путевых листов. Путевым листом за июль подтверждено, что весь полученный Кондратьевым бензин был израсходован. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации. 31 июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

31 июля в учете сделана запись:

Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей»
– 5476 руб. (380 л х (17 руб. – 2,59 руб.)) – списан израсходованный бензин (на основании путевого листа).

При расчете налога на прибыль в июле бухгалтер включил эту сумму в состав прочих расходов.

После того как по топливной карте были выбраны оставшиеся 20 л бензина, договор на ее обслуживание был расторгнут. Поставщик вернул залоговую стоимость карты.

В учете «Альфы» сделаны следующие записи:

Дебет 51 Кредит 60
– 100 руб. – получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 008
– 100 руб. – списана карта, ранее полученная в залог.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка