Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 июня 2016 0 просмотров

Сотрудник после возвращения с командировки отчитался чеками, квитанцией, договором за аренду транспортного средства и чеками за топливо на автомобиль, который был взят в аренду. Можно ли такие чеки и квитанции за аренду автомобиля и чеки за топливо принять к расходам и уменьшить налогообл. базу по налогу на прибыль? Нужен ли приказ или договор на сотрудника от организации,которая его отправляет в командировку, что он будет в командировке брать в аренду автомобиль для проезда? Нужно ли удерживать с сотрудника НДФЛ, взносы с суммы арендной платы за автомобиль? Можно ли списывать на расходы топливо по такому автомобилю - если на путевых листах не будет подтверждения и отметки пройденного медосмотра?

Если во внутренних документах организации предусмотрена обязанность возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Издавать отдельный приказ не обязательно. Такое положение следует включить в положение о командировках или иной документ.

Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду.

Основанием для учета расходов на ГСМ будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. Вопрос о том, нужна ли в путевых листах отметка о прохождении медосмотра, является спорным. При отсутствии такой отметки не исключены споры с контролирующими органами. (Подробная информация по этому вопросу приведена в полном ответе в статьях 2 и 3).

По общему правилу, со стоимости аренды автомобиля и ГСМ, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку. А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от НДФЛ.

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат.

В то же время не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только компенсация документально подтвержденных расходов на командировку. Поэтому, если без отметки о медосмотре расходы на ГСМ будут признаны не подтвержденными документально, контролирующие органы доначислят НДФЛ и страховые взносы.

Обоснование

1. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
Как учесть при налогообложении расходы на аренду автомобиля в командировке. Организация применяет общую систему налогообложения

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой. При этом порядок возмещения расходов должен быть определен в коллективном договоре или ином локальном акте организации, например в Положении о командировках. Такой порядок следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и пункта 11 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если во внутренних документах организации предусмотрена обязанность возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Дело в том, что перечень командировочных расходов в целях расчета налога на прибыль открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Следовательно, к ним можно отнести любые расходы, произведенные с ведома организации, в том числе и плату за аренду автомобиля. Но только при условии, что такие расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 168 ТК РФп. 1 ст. 252 НК РФ, определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-330/11, постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2013 г. № А40-22927/12-107-106Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009). Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса. Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742.

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку (ст. 168 ТК РФ). А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФписьмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009).

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗп. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

2. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

<…>

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

<…>

3. Из статьи журнала «Охрана труда», №4, апрель 2014
Ответы на ваши вопросы с 21 апреля по 5 мая

<…>

Нужен ли торговым представителям предрейсовый медосмотр?

Должны ли проходить предрейсовые медицинские осмотры сотрудники, эксплуатирующие транспорт в качестве торговых представителей, супервайзеров или мерчендайзеров, у которых график поездок не регламентирован. Штатной медсестры нет. Являются ли они водителями? В том числе генеральный директор и руководители, эксплуатирующие среди рабочего дня служебный транспорт.
Евгений АЛЕКСЕЕВ, ведущий специалист по охране труда и технике безопасности (Москва)

Нет, не должны. Предрейсовый медосмотр проходят сотрудники, которые по штатному расписанию занимают должность водителя2, и индивидуальные предприниматели, которые самостоятельно занимаются автоперевозками3. С перечнем профессий, которые связаны с управлением транспортными средствами, можно ознакомиться в постановлении Правительства РФ от 19 января 2008 г. № 16.*

<…>

4. Из статьи журнала «Охрана труда», №3, март 2016
Проводить ли медосмотр, если нет вредных факторов

<…>

Нужен ли предрейсовый медосмотр сотрудникам, которые пользуются автомобилями компании?

Должны ли проходить предрейсовый медосмотр директор организации, его заместители и сотрудники, которые не работают водителями, но используют легковой транспорт организации?
Александр НАЙДЕНОВ

Да, должны. Водитель – это любой работник, который управляет автомобилем организации4. То есть, садясь за руль, любой сотрудник становится водителем и участником дорожного движения. Работодатель, который предоставляет ему автомобиль, должен позаботиться об обеспечении безопасности дорожного движения, в том числе провести предрейсовый медосмотр.* Если с работником произойдет несчастный случай в результате ДТП, обязательно всплывет тот факт, что работник не проходил предрейсовый медосмотр.

Есть и другая позиция, что предрейсовый медосмотр нужен только работникам, занятым в должности водителей. Остальной персонал, который управляет автомобилем время от времени, осмотр может не проходить. То есть пробел в законодательстве, по сути, позволяет не проводить предрейсовый медосмотр. Но мы считаем, что такую позицию вам придется отстаивать уже в суде.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка