Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
8 июня 2016 11 просмотров

В компании размер суточных в загранкомандировках составляет 3 000 руб., но сотрудники жалуются, что не хватает денежных средств на питание и пр.1. Может ли компания заменить суточные на компенсацию по фактически произведенных затратам на питание/проезд и прочие дополнительные расходы?2. Будет ли это принимаемым расходом на прибыль?3. Будет ли это квалифицировано как доход в натуральной форме по НДФЛ?4. Какие штрафные санкции предусмотрены для компании?Спасибо.С уважением,Дарья

В данной ситуации:

  1. Суточные – это и есть компенсация расходов сотрудника в командировке. Расходы на проезд компенсируются отдельно, как и определенные дополнительные расходы. Размер суточных Вы устанавливаете самостоятельно- то есть, Вы можете увеличить их сумму.
  2. Если Вы будете компенсировать сотрудникам расходы на питание, то такая сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Критерии для отнесения к расходам по налогу на прибыль приведены в тексте подробного ответа.
  3. Да, будет.
  4. Санкций за то, что организация планирует оплачивать компенсацию питания по своей инициативе не предусмотрено.

В сложившейся ситуации выходом может стать следующее:

Увеличение суммы суточных, или, например, бронирование гостиниц с питанием, стоимость которого включена в проживание (отдельно не выделена).

Если это не выполнимо - Вы вправе выплачивать сотрудникам компенсацию расходов на питание.

Обоснование

Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как и в каком размере выдавать суточные

<…>

Размер суточных*

Суточные платить обязательно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.*

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.

Суточные выдавайте в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки. Это следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

А если выплатить суточные не в составе аванса на командировку? Например, когда сотрудник вернется, выдать ему деньги с учетом фактического срока поездки. В таком случае придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты. Так считают судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13 июля 2015 г. № 33-10274/2015, кассационное определение Омского областного суда от 25 января 2012 г. № 33-413/2012).

НДФЛ

Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:*

  • 700 руб. в день – при командировке по России;
  • 2500 руб. в день – при загранкомандировке.

Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

<…>

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане

Да, полагаются.*

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку. Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).*

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
? не делать запись «стоимость питания включена»;
? при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

<…>

Из рекомендации Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить*

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

<…>

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственный советник РФ 3-го класса

Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

НДФЛ и страховые взносы*

Компенсация документально подтвержденных дополнительных расходов, связанных с обеспечением нормальных условий проживания, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это общее правило. Однако есть исключения. В частности, с оплаты услуг повышенного комфорта в гостиницах придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет специальный налоговый режим.

Налог на прибыль*

Расходы по найму жилого помещения могут включать затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. При этом следует различать:

  • расходы, связанные с обеспечением нормальных условий проживания. В состав этих расходов включается, например, стандартный набор обстановки жилого помещения гостиницы, который не зависит от волеизъявления сторон, – холодильник, телевизор и т. п. Кроме того, сюда же могут относиться услуги прачечной или химчистки, оказываемые в гостинице. При расчете налога на прибыль такие расходы учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат;
  • расходы, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника (плата за пользование мини-баром, бассейном, кабельными каналами телевидения, услугами фитнес-центра и т. д.). Если дополнительные расходы, связанные с созданием повышенного комфорта, в счете гостиницы указаны отдельно, то налогооблагаемую прибыль они не уменьшают;

Такой порядок следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18308.

При направлении сотрудников в загранкомандировки в состав дополнительных расходов могут также включаться:

  • расходы на оформление и выдачу загранпаспортов, виз, ваучеров, приглашений и других аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Это следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Частным случаем дополнительных расходов на командировку могут быть, например, затраты на курьерскую доставку визы и СМС-оповещение о получении визы. Несмотря на то что такие затраты прямо не поименованы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункте 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, их можно учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на командировку. При условии что эти дополнительные затраты:

  • предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом организации;
  • подтверждены соответствующими первичными документами.

Аналогичный вывод следует из пункта 24 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756.

Признавать командировочные расходы при расчете налога на прибыль нужно на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это касается и дополнительных расходов, в том числе на оформление виз при выезде в загранкомандировки (письма Минфина России от 3 июня 2014 г. № 03-03-P3/1/26511, от 18 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28117).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы по командировке, связанной с приобретением основного средства, см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость услуг, связанных с организацией командировок (заказ и доставку билетов, бронирование мест в гостинице и т. п.). Услуги оказывает сторонняя организация по договору

Да, можно.

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Расходы по договорам, заключенным с организациями, которые оказывают услуги по организации командировок, в этом перечне отсутствуют.

Вместе с тем, оплату услуг по бронированию номера можно включить в состав расходов на командировку как дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131, от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). Подтверждают эту точку зрения некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).

Что касается других расходов на оплату услуг, связанных с организацией командировок (например, услуг по заказу и доставке билетов), то их также можно включить в расчет налога на прибыль. Тот факт, что они не относятся к командировочным, не означает, что они не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если организация обоснует необходимость заключения таких договоров со специализированными компаниями, стоимость их услуг можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 21 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/884.

Обосновать использование услуг сторонних организаций можно, например, массовым характером командировок или отсутствием в должностных инструкциях сотрудников соответствующих функций.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость телефонных переговоров из гостиницы (услуг по обеспечению доступа к сети Интернет)

Да, можно.

При расчете налога на прибыль стоимость телефонных переговоров (доступа к сети Интернет) включите:

Любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому к авансовому отчету командированный сотрудник должен приложить:

  • счет гостиницы (оператора связи) за телефонные переговоры (доступ к сети Интернет);
  • расшифровку счета с указанием номеров вызываемых абонентов (для телефонных переговоров);
  • заявление о возмещении расходов на телефонные переговоры (доступ к сети Интернет), подтверждающее их производственный характер (с указанием номеров абонентов, суммы расходов).

По мнению финансового ведомства, затраты командированных сотрудников на телефонные переговоры могут считаться подтвержденными и без представления расшифровки счетов. В этом случае необходимо предъявить телефонные карты, посредством которых производилась оплата. Расходы на Интернет также можно подтвердить интернет-картами. Такая позиция высказана Минфином России в письме от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на оплату услуг VIP-зала аэропорта

Да, можно.

Объясняется это тем, что перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, содержится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним можно отнести указанные затраты при условии их экономической обоснованности и наличия подтверждающих первичных документов, например квитанций (ст. 168 ТК РФ, ст. 252 НК РФ). Перечень расходов, которые сотрудник может производить в командировке, необходимо закрепить в приказе или другом внутреннем документе организации. В этот перечень можно включить услуги VIP-зала. Использование таких услуг можно обосновать, например, необходимостью иметь доступ к телефонной связи для оперативного управления организацией или вести переговоры с соблюдением конфиденциальности и коммерческой тайны.

Правомерность учета стоимости услуг VIP-зала в составе командировочных расходов поддерживается Минфином России в письмах от 5 марта 2014 г. № 03-03-10/9545 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 5 июня 2014 г. № ГД-4-3/10784), от 15 августа 2013 г. № 03-04-06/33238 и арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, Восточно-Сибирского округа от 30 августа 2007 г. № А33-17775/06-Ф02-3365/07, Уральского округа от 3 июля 2006 г. № Ф09-5697/06-С7).

Следует отметить, что некоторые суды признают правомерным включение таких затрат не в состав командировочных расходов, а в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такой вывод, в частности, содержится в постановлениях ФАС Московского округа от 28 мая 2009 г. № КА-А40/4428-09, от 6 апреля 2009 г. № КА-А40/2383-09.

В то же время в арбитражной практике есть судебные решения, в которых судьи указывают, что правом пользования VIP-залом аэропорта наделены только члены Совета Федерации и депутаты Государственной думы. Для остальных лиц оплата этой услуги законодательством не предусмотрена, поэтому такие расходы не признаются экономически обоснованными и не уменьшают налогооблагаемую прибыль (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 5 июня 2007 г. № А12-18805/06).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на дополнительные услуги гостиницы, связанных с обеспечением нормальных условий проживания. Организация применяет общую систему налогообложения*

Начальник цеха ООО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков вернулся из командировки. Срок поездки составил 4 дня (с 13 по 16 января). 20 января был утвержден авансовый отчет.

Вместе с авансовым отчетом Волков передал в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы на сумму 5310 руб. (в т. ч. НДС – 810 руб.).

Плата за пользование холодильником в размере 80 руб. в счете выделена отдельно.

Бухгалтер «Мастера» сделал в учете проводки:

Дебет 25 Кредит 71
– 4500 руб. (5310 руб. – 810 руб.) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 810 руб. – выделен НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 810 руб. – принят к вычету НДС на основании счета гостиницы.

В налоговом учете сумма 4500 руб. уменьшает налогооблагаемую прибыль организации.

Сумма компенсации (с учетом платы за пользование холодильником) не облагается НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на нее не начисляются.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на дополнительные услуги гостиницы, связанных с созданием повышенного комфорта. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки. Срок поездки составил 3 дня (с 2 по 4 февраля). 9 февраля был утвержден авансовый отчет.

Вместе с авансовым отчетом Кондратьев передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы на общую сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В счете выделены:

  • плата за пользование мини-баром – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.);
  • плата за услуги фитнес-центра – 472 руб. (в т. ч. НДС – 72 руб.).

По приказу руководителя организации сотруднику возмещают все расходы, в том числе затраты, связанные с созданием повышенного комфорта.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. (5900 руб. – 900 руб.) – включена в расходы стоимость проживания Кондратьева в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – выделен НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице.

При расчете налога на прибыль в состав расходов не включается стоимость дополнительных услуг в размере 500 руб. (118 руб. – 18 руб. + 472 руб. – 72 руб.). НДС с этой части расходов к вычету не принимается.

Во избежание споров с налоговой инспекцией с компенсации дополнительных расходов Кондратьева бухгалтер «Альфы» удержал НДФЛ, а также начислил взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев составляет 0,2 процента. Страховые взносы организация начисляет по основному тарифу.

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 810 руб. (900 руб. – 90 руб.) – принят к вычету НДС на основании счета гостиницы;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 90 руб. – списан НДС, не подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 77 руб. (590 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с компенсации дополнительных расходов за время проживания в гостинице;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 129,80 руб. (590 руб. х 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 17,11 руб. (590 руб. х 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 30,09 руб. (590 руб. х 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 1,18 руб. (590 руб. х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 118 руб. ((500 руб. + 90 руб.) х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с командировочных расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

<…>

Из рекомендации Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации

<…>

НДФЛ*

Стоимость питания, которое предоставлено сотрудникам бесплатно, признается их доходом в натуральной форме. Такой вывод следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

<…>

Страховые взносы*

Если при предоставлении бесплатного питания можно определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником, то со стоимости бесплатного питания нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это следует из части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом базой для начисления страховых взносов будет являться стоимость предоставленного питания, рассчитанная исходя из рыночных цен с учетом НДС (ч. 6 ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 3 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Если организация выплачивает сотрудникам денежные компенсации на питание, то на данные суммы также начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сделайте это даже в том случае, если обязанность организации-работодателя компенсировать стоимость питания сотрудника не указана в трудовом (коллективном) договоре. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и подтверждается письмами Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19, от 23 марта 2010 г. № 647-19.

<…>

Налог на прибыль*

При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должны быть выполнены два условия:

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает.

Такой порядок следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 февраля 2014 г. № 03-04-05/5487, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/4/26.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка