Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
17 июня 2016 9 просмотров

Сотруднику был куплен билет по корпоративной карте для командировки в марте в Дальнее Зарубежье, командировка перенесена была на июнь. Сейчас командировка перенесена снова на декабрь 2016 г. Может ли такое продолжительное время висеть сумма у подотчетного лица в подотчете? Какими еще документами нужно оформить данный перенос командировки, кроме приказа?

В данной ситуации перенос командировки следует оформить приказом руководителя. К приказу можно приложить документы (или их копии), свидетельствующие об обстоятельствах отмены командировки.

Также следует учесть, что средства, которые находятся на карте не являются подотчетными до момента их снятия работником.

Следовательно, если работник средства с карты не снимал, эта сумма не считается выданной в подотчет и отражается на счете 55.

Если сотрудник приобрел билет, и при переносе срока командировки сдал его- средства, которые ему вернули он должен сдать в кассу. Сумму, которую перевозчик удержал при сдаче билета, можно учесть при расчете налога ан прибыль.

Обоснование

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

<…>

Использование корпоративной банковской карты*

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).*

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.*

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты*

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

<…>

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

Если организация отменила командировку и сотрудник по этой причине сдал билеты транспортной организации, в бухучете сделайте записи:*

Дебет 50-1 Кредит 71
– внесены сотрудником в кассу организации деньги за сданный билет;

Дебет 91-2 Кредит 71
– списана на прочие расходы плата (сбор) транспортной организации за возврат билета.

Такой порядок отражения возврата билетов основан на положениях Инструкции к плану счетов (счета 50-1, 71, 91-2).

<…>

Из ситуации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

можно ли учесть при расчете налога на прибыль сумму, удержанную агентством (перевозчиком) при сдаче авиабилета по причине задержки в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство (перевозчик) вернуло стоимость билета за вычетом некоторой суммы

Да, можно.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, он имеет право на возмещение понесенных расходов. В данной ситуации расходами сотрудника будет сумма, удержанная агентством (перевозчиком) при сдаче билета. Эту сумму можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, ст. 330 ГК РФ). Включите ее в расходы:*

  • при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма). При этом более ранняя дата возврата сотрудника должна быть согласована с руководителем.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.

Журнал «Российский налоговый курьер», № 3, февраль 2010

Расходы на служебные командировки: анализируем сложные ситуации

<…>

Ситуация вторая. Командировка отменена, перенесена либо сокращен ее срок

Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку. Причины могут быть разными: отказ бизнес-партнеров от проведения переговоров, утрата актуальности поездки для организации (например, вопрос удалось решить по телефону), невозможность выезда кого-либо из работников (госпитализация самого сотрудника или члена его семьи, смерть близкого родственника) и др. Если до отмены командировки компания успела приобрести билеты (без права возврата или с возможностью возврата, но с удержанием определенной суммы) или произвела другие расходы, связанные с организацией командировки, возникает вопрос: можно ли учесть такие затраты?

Напомним, что при расчете налога на прибыль в налоговую базу включаются лишь обоснованные, то есть экономически оправданные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Вместе с тем КС РФ в Определениях

от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П указал, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в статье 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Таким образом, признание расходов не ставится в зависимость от их результативности. Иными словами, если командировка не состоялась (перенесена на более поздний срок) по не зависящим от организации обстоятельствам, но изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли расходы, осуществленные в связи с данной командировкой. Но это возможно лишь при наличии подтверждающих документов. Какие документы нужно иметь?

Прежде всего необходимо оформить приказ (распоряжение) руководителя об отмене командировкиили ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась. К приказу целесообразно приложить документы (или их копии), свидетельствующие об обстоятельствах отмены командировки, — письмо бизнес-партнера с просьбой перенести запланированные переговоры на другой день, копию листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать, и т. п.*

Подобная ситуация рассмотрена Минфином России в письме от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338. Работник был вынужден прервать командировку и вернуться раньше намеченного срока в связи со смертью близкого родственника. Сдать уже имеющийся авиабилет он не смог, так как билет приобретался сразу в обе стороны без права возврата. Минфин России пришел к выводу, что при указанных обстоятельствах организация вправе учесть при расчете налога на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету.

Пример

На период с 13 по 15 января 2010 года была запланирована служебная командировка коммерческого директора ЗАО «Дан-инвест» (г. Москва) в ОАО «Металлсервис» (г. Череповец). Ее цель — проведение переговоров с поставщиком и подписание договора поставки сырья на 2010 год. Коммерческий директор ЗАО «Дан-инвест» приобрел авиабилеты в обе стороны (туда и обратно) без права возврата общей стоимостью 14 800 руб. Однако 11 января 2010 года начальник отдела сбыта ОАО «Ме-таллсервис» сообщил по телефону о необходимости переноса переговоров в связи с болезнью генерального директора компании. В подтверждение этого принимающая сторона отправила ЗАО «Дан-инвест» по факсу официальное письмо с просьбой перенести переговоры на более поздний срок (ориентировочно на 20—22 января 2010 года).

Поскольку авиабилеты приобретались без права возврата, вернуть их в кассу и получить уплаченные деньги не представлялось возможным. Генеральный директор ЗАО «Дан-инвест» 11 января 2010 года издал приказ об отмене служебной командировки коммерческого директора, ее переносе на вторую половину января 2010 года и компенсации работнику стоимости приобретенных авиабилетов в полном размере. В январе 2010 года ЗАО «Дан-инвест» включило в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, стоимость неиспользованных авиабилетов по отмененной командировке — 14 800 руб.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка