Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
22 июня 69 просмотров

Допускается ли заполнение платёжной ведомости разным подчерком, и разной ручкой (цвет темно и светло синий)?

Платежная ведомость по форме № Т-53 может быть заполнена разными чернилами. Ни правилами по ее заполнению, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ни Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У каких-либо ограничений по цвету чернил не установлено. Например, если у вас закончилась паста в шариковой ручке, то бланк продолжайте заполнять новой ручкой, даже если оттенок или цвет у нее другой.

Если платежная ведомость заполнена разным почерком, то такой документ могут посчитать подложным. Ввиду того, что платежная ведомость составлена лицами, которые не имеют права ее составлять. В случае судебного спора с работниками, есть риск, что суд не признает по такому документу выплату заработной платы.

Обоснование

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как выдать зарплату из кассы

Ответственный за выдачу зарплаты

Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

Для этого нужно:

  • оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
  • ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

<…>

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

  • наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм цифрами суммам прописью;
  • при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

  • подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
  • передать ведомость сотруднику для подписания;
  • после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
  • выдать деньги сотруднику.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

<…>

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 32, Сентябрь 2012

Главная тема

Что инспекторы проверяют сейчас в зарплатной ведомости

Татьяна Озерова, эксперт «УНП»

Кассовую дисциплину с этого года проверяют налоговики. Первые проверки уже показали, что инспекторов интересует не только лимит наличных, но и все без исключения кассовые документы. Особое внимание зарплатной ведомости, которую с недавних пор заполняют по новым правилам.

Зарплатная ведомость должна быть в каждой компании. Даже если зарплаты перечисляются на карточки, ведомости надо оформлять для новичков, временных работников, сотрудников, потерявших карточки. Мы вывели девять контрольных точек, по которым с этого года налоговики проверяют ведомости. Именно в этих реквизитах чаще всего встречаются ошибки, поскольку правила заполнения, утвержденные Положением Банка России от 12.10.11 № 373-П, содержат много неясностей.

Срок выдачи денег

Зарплату наличными надо выдать в течение пяти рабочих дней после получения денег в банке (п. 4.6 Положения № 373-П). По прежним правилам этот срок составлял три рабочих дня. Так что теперь у компании есть дополнительный запас времени, если некоторые сотрудники не успевают вовремя получить деньги. Например, по причине краткосрочного отпуска, болезни и т. п.

Если компания в самой ведомости напишет более длительный интервал, например 6–7 дней, не исключено, что это обернется штрафом за нарушение лимита остатка кассы по статье 15.1 КоАП РФ. Правда, только при условии, что из-за невыданной зарплаты будет превышен лимит наличности.

Корреспондирующий счет

В ведомости в ячейке для корреспонденции надо заполнить номер бухгалтерского счета, который необходим для учета выдачи зарплаты. Для всех работников, в том числе уволенных, счет будет одним — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». А вот при выплате ранее депонированных сумм в ведомости надо писать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Так что на эти суммы нужно составить отдельную ведомость.

Кстати, номер счета можно не заполнять тем работодателям, которые не обязаны вести бухучет. В частности, компаниям на «упрощенке» (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Но если они ведут учет добровольно, то могут заполнить ячейку.

Общая сумма по ведомости

На титульном листе ведомости надо записать общую сумму зарплаты, которую компания планирует выдать на основании этого документа. Однако эта сумма может расходиться с фактически выплаченной суммой на последней странице документа. Ведь некоторые работники могут не получить зарплату в пятидневный срок, и после его окончания компании надо депонировать деньги. Так что на последней странице после выдачи зарплаты кассир запишет выданную сумму. А если часть денег депонирована, то потребуется записать две суммы: выданную и депонированную.

Номер и дата ведомости

В новых правилах нет специальных требований к нумерации ведомости. Обычно компании внутри года ставят номера по порядку, а с нового года начинают новую нумерацию. Можно нумеровать и по-другому. Лишь бы компания сама не запуталась.

Ведомость надо датировать днем зарплаты, а не позже. Иначе на проверке трудинспекторы могут обратить на это внимание и заявить, что компания выдала деньги позже срока и должна начислить компенсацию работникам за задержку зарплаты. Кроме того, не исключен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Расчетный период

При выдаче зарплаты расчетным периодом будет тот месяц, за который она начислена. Например, при расчетах с работниками за август надо проставить 01.08.2012 – 31.08.2012. Однако конкретных правил заполнения этого реквизита нет, поэтому не ясно, какие даты писать, если компания платит аванс за тот же месяц — с 1-го по 15-е число, с 1-го по 31-е, или вообще не заполнять период. Мы считаем, что компания может решить для себя сама, какой период ставить. Логично при выдаче аванса писать тот период, за который начислена зарплата за первую половину месяца. Например, с 1-го по 15-е число.

Ф. И. О. сотрудника

Количество фамилий в ведомости не ограничено. То есть ее можно составить как на одного, так и на нескольких человек. Однако в некоторых бухгалтерских программах появилась дополнительная настройка, которая запрещает формировать печатную форму более чем на одного человека. Связано это с необходимостью защиты персональных данных, чтобы сотрудники не видели сумму дохода коллег. Мы считаем, что компания вправе составить одну ведомость на всех работников, чтобы не плодить лишние бумаги. Ведь это не противоречит Положению № 373-ФЗ. Но если для самой компании принципиально, чтобы работники не знали о зарплатах друг друга, то можно оформлять на каждого отдельную ведомость.

Сумма к выдаче сотруднику

В таблице напротив фамилии каждого работника проставляется конкретная сумма зарплаты к выдаче. Если учитывать название соответствующей графы, все суммы надо заполнить в рублях без копеек. Однако это не значит, что запрещено выдавать деньги с копейками. Изначально зарплату можно начислить в рублях и копейках, а также удержать из доходов суммы с копейками. К примеру, алименты. Иначе, если платить зарплату в рублях, в учете постоянно будут числиться невыплаченные остатки. Поэтому можно оформить ведомость с копейками и дополнить название графы. Ведь дополнительные сведения в унифицированных формах не запрещены.

В то же время, чтобы платить зарплату без копеек, компания может сразу округлять сумму к выплате до целых рублей. Правда, безопаснее округлять начисленные суммы до удержания с них НДФЛ и делать округления не по правилам математики, а в большую сторону, а такие правила зафиксировать в приказе руководителя (образец есть в «УНП» № 15, 2012).

Подпись сотрудника

При получении зарплаты каждый работник ставит подпись напротив своей фамилии. Если он не пришел за деньгами, невыплаченную сумму надо депонировать, то есть сдать обратно в банк. В последний день для расчетов напротив фамилий тех, кто зарплату не получил, кассир проставляет штамп «депонировано» или делает эту запись от руки (п. 4.6 Положения № 373-П). Прочерки, надписи «не выдано» или иные отметки в ведомости не предусмотрены.

Часто на практике компании вместо того, чтобы сдать депонированные деньги в банк, тратят их на другие цели. К примеру, на командировочные или хозяйственные расходы. По статье 15.1 КоАП РФ нельзя оштрафовать компанию за расходование налички не по назначению. Однако некоторые налоговики все равно предъявляют претензии и штрафуют за нецелевое расходование средств на 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Отменить спор удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 08.06.11 № А12-18633/2010).

Реквизиты расходника

На последней странице платежной ведомости кассир проставляет номер и дату расходного кассового ордера. Его обязательно надо составить к каждой ведомости на выданную по ней сумму, даже если деньги получил всего один работник (п. 4.6 Положения № 373-П).

Заметим, что формулировка в прежнем Порядке кассовых операций была размытая. В нем сказано, что на ведомости надо было поставить штамп «Расходный кассовый ордер № _» (п. 18 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40). Обязательного составления отдельного расходника Порядок не требовал. Поэтому многие компании составляли только ведомость, которая выполняла функцию расходного ордера.

Сейчас расходник обязателен. При его заполнении в строке «выдать» надо записать Ф. И. О. кассира, который выдавал деньги по ведомости. В качестве основания — выдача зарплаты за конкретный месяц согласно платежной ведомости. А в приложении можно записать реквизиты ведомости. Тогда на проверке у инспекторов не будет претензий к ведомости.

© Материал из БСС «Система Главбух»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка