Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
5 июля 1 просмотр

У организации есть необходимость привлечь на работу иногороднего сотрудника, который будет выполнять работу по месту своего проживания (менеджер по продажам). При этом есть необходимость его приезда для работы в центральный офис на несколько дней в месяц. Как оформить трудовые отношения с таким работником, можно ли компенсировать сотруднику расходы на оплату жилья во время работы в центральном офисе и учесть расходы при расчете налога на прибыль?

Сотрудника оформите на дистанционную работу, т.е. рабочим местом будет считаться место его проживания. На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме. Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением.

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.) организации. Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно: оформите трудовой договор; издайте приказ о приеме на работу; заведите личную карточку; внесите запись в трудовую книжку.

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником дополнительно можно указать: порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе; сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель. В этом случае в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено использование сотрудником собственных или взятых в аренду средств. В этом случае в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование; порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите место нахождения работодателя.

Не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно в электронной форме.

Заводить трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе оформления и заполнения книжки пропишите в условиях трудового договора.

При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.

Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует: либо принести трудовую книжку лично; либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке .

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам.

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.

Сотрудник, который работает дистанционно вправе получить от работодателя компенсацию расходов на проезд, на проживание, суточные, другие расходы, в том числе, когда он добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. №03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения. А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой, т.е. такие расходы будут признаваться командировочными. Их организация вправе учесть при расчете налога на прибыль.

Обоснование

Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости


1.Как оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником


Существует два способа работы сотрудника вне офиса:
– надомная работа;
– дистанционная работа.

Отличия надомной работы от дистанционной приведены в таблице.

На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).

Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулирует:*

Предположим, человек проживает (постоянно или временно) за границей либо пребывает за пределами территории России. В таком случае заключить трудовой договор о дистанционной работе нельзя, следует оформлять гражданско-правовой договор. Причем это касается как россиян, так и иностранных граждан (лиц без гражданства).

Причина проста – трудовое законодательство нашей страны не действует за пределами России. Обеспечить безопасные условия труда работодатель не может при всем желании. А раз так, то нарушаются требования статей 312.3 и 13 Трудового кодекса РФ.

Такие разъяснения приведены в письмах Минтруда России от 17 февраля 2016 г. № 14-2/В-125и Роструда от 26 февраля 2016 г. № ТЗ/437-6-1.*

Ситуация: нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации

Да, нужно.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФраздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Каких-либо исключений по включению должностей (профессий) дистанционных сотрудников в штатное расписание трудовое законодательство не устанавливает. Таким образом, дистанционных сотрудников необходимо включать в штат организации.

Ситуация: возникает ли по месту работы дистанционного сотрудника обособленное подразделение

Нет, не возникает.

Объясняется это так.

Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более месяца. Это установлено пунктом 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ.

Рабочим признается место:

  • где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой;
  • которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Об этом сказано в статье 209 Трудового кодекса РФ.

В свою очередь, дистанционная работа предполагает выполнение трудовой функции вне места нахождения организации, ее филиала, представительства или любого другого обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, вне территории или объекта, контролируемого работодателем. Это следует из положений статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, в определении дистанционной работы отсутствуют все признаки обособленного подразделения.

Стоит отметить, что условие о месте работы является обязательным для включения в трудовой договор. Поэтому место, где конкретно дистанционный сотрудник выполняет свои трудовые функции, необходимо указать в трудовом договоре. Такие выводы следуют из части 1статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1. Например, в этом качестве можно указать домашний адрес дистанционного сотрудника.

Однако такое место работы не может считаться прямо или косвенно находящимся под контролем работодателя. Поэтому признать рабочее место дистанционного сотрудника обособленным подразделением нельзя.

Вместе с тем, если организация затрудняется самостоятельно определить, приводит ли прием на работу дистанционного сотрудника к возникновению обособленного подразделения, за помощью можно обратиться в налоговую инспекцию (п. 9 ст. 83 НК РФ). Так, организация может подать в инспекцию письменный запрос, например, с такой формулировкой: «Просим разъяснить, возникает ли обособленное подразделение по трудовому договору о дистанционной работе №___ от____. Копия трудового договора прилагается».

Соответствующее решение инспекция принимает индивидуально на основании представленных организацией документов (копий конкретных трудовых договоров с дистанционными сотрудниками).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28350от 4 июля 2013 г. № 03-02-07/1/25829.*

Прием на работу

Дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.) организации. Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ,статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно:*

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор(ст. 5657 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь:*
– общими правилами заключения договора;
– специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными сотрудниками (ст. 312.2 ТК РФ).

В частности, в трудовом договоре с дистанционным сотрудником дополнительно можно указать:*

  • порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
  • сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель. В этом случае в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено использование сотрудником собственных или взятых в аренду средств. В этом случае в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
  • порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
  • особый режим работы;
  • дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите место нахождения работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии – и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронных документов с электронными подписями работодателя и сотрудника.

Не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно в электронной форме (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Заводить трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе оформления и заполнения книжки пропишите в условиях трудового договора.

При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.

Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует:
– либо принести трудовую книжку лично;
– либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке (п. 3.1Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключается путем обмена электронными документами, действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Полученное свидетельство сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые он предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).*

Режим труда и отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Например, в договоре можно сделать запись: «Сотруднику устанавливается режим работы с 8.00 до 17.00. Продолжительность обеденного перерыва – 1 час. Конкретное время обеденного перерыва устанавливается на усмотрение сотрудника». Такой вывод следует из совокупности положений статей 72312.4 Трудового кодекса РФ.

Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам. При этом порядок предоставления отпусков (виды, продолжительность) закрепите в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Например, запись в договоре может выглядеть так: «Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков».*

Электронный обмен документами

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме (например, по электронной почте), заверив свое обращение электронной подписью.

Для электронного обмена документами и у сотрудника, и у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. Такие подписи оформляют в специализированных удостоверяющих центрах.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Если в заявлении сотрудника прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде, работодателю следует направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Такой порядок предусмотрен частью 8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ*.

Страховые выплаты

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частями 6–8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.*

Охрана труда

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных сотрудников работодатель обязан:*

Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.

<…>

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).*

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка