Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
5 июля 3 просмотра

Когда документы подписываются по электронке электронной подписью от поставщика покупателем дата подписи должна соответствовать дате принятия груза? Каким образом отслеживается дата принятия груза по электронному документообороту, если дата поступления груза одна, а электронно документ подписывается после сверки товара с документами (товарная накладная по поступившему грузу отправляется через телекоммуникационные каналы связи на следующий день)?

Да, дата подписания электронного документа, подтверждающего поступление товаров, должна соответствовать дате принятия груза. Официальных разъяснений о подписании документов в такой ситуации нет. Но заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета. Все первичные документы нужно составлять и подписывать при совершении операции (сделки, события), а если это невозможно – непосредственно после окончания операции. Поэтому и дата подписания документа должна соответствовать дате совершения хозяйственной операции, поступлению груза. Дата и время подписания и отправки электронного документа зафиксированы в программе и у спецоператора.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

<…>

Электронные документы

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумаге, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

<…>

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 7, Февраль 2014

Частые вопросы. Как наладить обмен электронной первичкой

Могут ли компании обмениваться электронными первичными документами, если у них разные спецоператоры для сдачи отчетности в инспекцию?

Да, как мы выяснили, такая возможность есть. Несколько операторов электронного документооборота уже заключили между собой соглашения об обмене электронными документами. Узнать о возможности передачи документов надо у оператора системы электронного документооборота.

Если компания подключилась к электронному обмену, вправе ли она выставлять бумажные документы?

Да, вправе. Компании не обязаны использовать электронный документооборот. А значит, могут получать и отправлять документы на бумаге. Способ передачи первички с конкретным покупателем можно записать в договоре.

Компания использует для подписи первичных документов усиленную квалифицированную электронную подпись. Вправе ли ее контрагент подписывать документы со своей стороны простой подписью?

Да, вправе. По мнению налоговиков, подписывать электронную первичку компании вправе любой подписью — усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной и простой (письмо ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489). Причем один документ компании могут визировать разными электронными подписями. Как мы выяснили у операторов, технически такая возможность тоже есть. Главное — закрепить в соглашении с контрагентом вид подписи, используемой при обмене документами.

Надо ли на бумаге дублировать накладную, которую компания выставила в электронном виде?

Нет, не надо. Если компания выставила первичку в электронном виде, то она равноценна бумажной (письмо Минфина России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769). При необходимости документ можно распечатать и заверить подписью руководителя. Но такой документ может потребоваться только для внутреннего учета или чтобы передать его по запросу в инспекцию. Заметим, что если компания получила от контрагента и бумажный и электронный вариант одного и того же документа, то спецоператоры рекомендуют уничтожить бумажный экземпляр. Иначе есть риск, что компания дважды учтет расходы и исказит учет. Или контрагент будет хранить другой экземпляр, а из-за этого будут проблемы при встречной проверке. При этом электронный документ удалить уже не получится, так как дата и время выставления его зафиксированы в программе и у спецоператора.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка