Журнал, справочная система и сервисы
№3
Февраль

В свежем «Главбухе»

В СЗВ-М за январь два изменения

Подписка
6 8 номеров в подарок!
№3
13 июля 2016 10 просмотров

Работаем с эл. выпиской из банка -клиента. и печатаем ежедневно выписки и храним их.Можно ли нам уйти от этого и не распечатывать на бумажном носителе выписки банка? а при проверке налоговой предоставить им выписки по запросу (запросив их в банке)?есть ли возможность указать это в учетной политике организации и документообороте, и уйти от печатной формы?

Распечатывать все документы в бумажном виде не обязательно, но при этом организация должна обеспечить возможность предъявления любого необходимого документа по запросу. Законодательство не содержит рекомендаций по правилам хранения электронных документов. В связи с этим организация должна самостоятельно разработать порядок хранения электронных документов во внутреннем акте (учетная политика или положение о документообороте). Порядок хранения необходимо увязать с обязательным сроком хранения документов, учесть устаревание носителей и формата документов. Положение о хранении документов должно содержать информацию о месте хранения, порядке и периодичности резервного копировании данных, замене носителей информации, доступе к электронным документам, защите данных и другую необходимую информацию.

Обоснование

Из статьи журнала «Семинары для бухгалтера», №12, декабря 2014
Ответы на главные вопросы про электронный документооборот

<…>

В каком виде хранить электронные документы

Пожалуй, главная трудность состоит в том, что правила хранения электронных документов пока нигде не прописаны. Даже в законе об архивном деле таких правил нет (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Этот закон ориентирован на бумажные документы. Конечно, можно руководствоваться ГОСТами. Однако они не считаются нормативными актами, обязательными для применения. Как же тогда хранить документы?

Компании ничего не остается, кроме как самой прописать порядок хранения электронных документов во внутреннем акте. Например, в учетной политике или в отдельном положении о документообороте.

Прежде всего, нужно учитывать срок хранения документов. Если он составляет больше 10 лет, то оригиналы безопаснее распечатывать и хранить на бумаге.

Во-первых, потому что со временем меняются форматы документов. И вполне возможно, что в будущем действующие форматы будут несовместимы с операционными системами или возникнут другие сложности с просмотром. Во-вторых, устаревают носители информации. Пример – дискета. Еще лет шесть назад дискеты были у каждого бухгалтера и активно выручали его. Теперь же в редких случаях у компьютера есть подходящий разъем.

Если срок хранения документов меньше – до 10 лет, то компания может хранить их полностью в электронном виде. Но в таком случае надо правильно организовать архив (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Как хранить электронные документы

Критерии Локальное хранилище Облачное хранилище
Место хранения информации Компьютер организации Сервер провайдера (центра обработки данных)
Резервное копирование данных Порядок копирования определяет компания Регулярно осуществляет провайдер
Замена носителей информации За счет средств организации
Доступ к электронным документам Непосредственно с компьютера, на котором хранится информация. Можно настроить удаленный доступ для других устройств Удаленный. Открыть хранилище можно с любого устройства, подключенного к Интернету
Зависимость от качества каналов связи Нет Есть
Защита данных Настраивает компания Предоставляет провайдер

ЛОКАЛЬНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Один из способов хранить электронные документы – выделить отдельный сервер и рассортировать в нем информацию по папкам. При этом очень важно регулярно проводить резервное копирование документов на другие носители (компакт-диски, флешки, съемные жесткие диски). Вдруг сервер по какой-то причине придет в негодность.

Кроме того, сами носители нужно заменять. Ведь они имеют свойство устаревать. И может случиться, например, что с диска, который пролежал три года, уже не получится скопировать понадобившуюся накладную. Он просто не откроется.

Сейчас стали появляться программы, с помощью которых можно организовать архив электронных документов. В таких программах работать удобно: можно воспользоваться поиском документов, отсортировать их, разделить права доступа к информации и т.? д. Такие программы можно купить или бесплатно скачать в Интернете.

ОБЛАЧНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Все большую популярность сейчас приобретают облачные хранилища информации. Такие технологии активно развиваются и уже зарекомендовали себя как удобные и надежные системы хранения данных.

Все вопросы, связанные с резервным копированием и заменой носителей, берут на себя центры обработки данных. Ведь это именно они хранят информацию. Услуги облачного хранения в настоящее время предоставляют многие операторы электронного документооборота.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка