Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
2 августа 2 просмотра

Наша организация и поставщик-юр.лицо обмениваются документами (сч-ф, товарная накладная, акты) через систему Диадок. После сдачи отчетности за 2 квартал 2016 г. Поставщик обнаружил, что предоставил нам неверные документы, которые были подписаны и приняты нами через систему Диадок. Теперь Поставщик хотел бы заменить неверные сч-ф на правильные, чтобы нам сдать уточненную декларацию по НДС за 2 кв.2016 г. Как нам поступить в этой ситуации: 1.Поставщик отправляет исправленные документы для нас по Диадок и аннулирует неправильные, 2. Поставщик представляет нам правильные документы на бумажном носителе и аннулирует неправильные в Диадок,- или есть другой способ?

Закон о бухучете не разрешает аннулировать уже принятые к учету документы и заменять их на новые. При электронном документообороте наиболее целесообразно внести исправления в оформленные документы – а именно - выставить исправленные документы по аналогии с оформлением исправленных счетов-фактур. Для этого поставщик составляет накладную (акт) с датой и номером исправления. Документ визируют сотрудники компании и контрагента. Именно такой порядок рекомендует Минфин в письме от 22.01.16 № 07-01-09/2235.

В любом случае закрепите выбранный способ исправления документов в учетной политике.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как исправить ошибку в первичном документе

<…>


Порядок исправления ошибок в первичных документах закрепите в учетной политике для целей бухгалтерского учета или приложении к ней. Организация самостоятельно разрабатывает способы внесения исправлений в первичку (как на бумаге, так и в виде электронного документа). Ориентируйтесь на требования Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, нормативные акты по бухучету и принимайте во внимание особенности документооборота. При разработке таких способов можно ориентироваться на действующие нормативно-правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Об этом сказано в письме Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235.

Ошибки в первичных документах можно исправлять так: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

<…>

Из статьи журнала «Главбух», №6, март 2016
Два способа исправить ошибки в первичке

<…>

Обнаружив ошибку в накладной или акте, компании обычно идут самым простым путем — заменяют этот документ на новый, правильный. Минфин против такого варианта, ведь в Законе о бухучете сказано, что в первичке должна быть дата исправления ошибки, подписи и Ф.И.О. ответственных сотрудников. А выполнить это требование можно одним из двух способов. Первый подсказали сами чиновники: надо оформить исправленный документ (письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235). Второй вам уже известен: зачеркнуть ошибку и сделать правильную надпись.

Способ № 1. Оформить исправленный документ

Чиновники из Минфина России подсказали надежный способ устранить недочет в первичке — оформить исправленный документ по аналогии со счетами-фактурами (письмо от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235,Правила заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). То есть выставить новый документ с тем же номером и датой, второй строкой привести дату и порядковый номер исправления. Далее заполнить документ как исходный, но с правильными значениями.

...

Этот способ идеален при работе с электронной первичкой, когда редактировать уже подписанный документ невозможно. Дата и номер исправления предусмотрены в новых форматах акта и товарной накладной, которые утвердила ФНС России (приказы от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552). Так что проблем с оформлением электронной исправленной первички быть не должно.

Способ № 2. Зачеркнуть неправильную запись

Для бумажных документов подойдет и более простой способ, хотя и менее аккуратный — в обоих экземплярах неверную запись надо зачеркнуть одной чертой, чтобы можно было прочитать ошибочные сведения. Рядом написать правильную и слово «исправлено». Привести дату исправления и подписи сотрудников, которые составили этот документ, с расшифровкой. Ставить печать не нужно (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 4.24.3 Положения, утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).

Сотрудники, чьи подписи должны быть в исправлении, могли и уволиться до того, как обнаружили ошибку. В такой ситуации безопаснее заверить исправление подписью руководителя. Ведь в конечном итоге именно он отвечает за достоверность информации в первичке (ч. 1, 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Главбух может расписаться за директора, только если есть доверенность на право подписи документов и их исправление.

...

Этот способ исправить документы подойдет в ситуации, когда в документе немного исправлений и есть возможность внести правки сразу во все экземпляры. Скажем, при приемке товаров покупатель заметил в накладной свой старый адрес. Он может зачеркнуть его и вписать новый в обеих накладных. Еще пример — количество товаров одной номенклатуры в накладной не совпадает с фактическим. Если же недочеты в каждой из десятков строк, то проще исправить ошибку первым способом — оформить исправленную накладную.

Как в разных ситуациях вносить правки или изменение данных

Что сделать с первичкой Что делать
со счетом-фактурой
Название, адрес, ИНН организации не соответствуют сведениям из ЕГРЮЛ
Зачеркнуть ошибку или составить исправленный документ. Выставить исправленный счет-фактуру.
Перепутали наименование товаров, работ, услуг
Зачеркнуть ошибку или составить исправленный документ. Выставить исправленный счет-фактуру.
Ошиблись в наименовании или коде валюты
Зачеркнуть ошибку или составить исправленный документ. Выставить исправленный счет-фактуру.
Допустили ошибку в цене или стоимости товаров (работ, услуг), сумме и ставке налога, в том числе арифметическую
Зачеркнуть ошибку или составить исправленный документ. Выставить исправленный счет-фактуру.
Опечатка в наименовании компании (вместо заглавных букв строчные или наоборот, лишние дефисы, точки и запятые, кавычки) при верном ИНН
Можно ничего не исправлять. Можно ничего не исправлять.
Неточности в адресе (например, опечатка в названии улицы)
Можно ничего не исправлять. Можно ничего не исправлять.
Покупатель обнаружил брак после того, как принял товары на учет
Первичку не исправляйте. Надо оформить акт о расхождении и претензию. Покупатель должен оформить счет-фактуру на товары, которые он возвращает.
Продавец предоставил скидку
Не нужно исправлять первичку, но оформите любой двусторонний документ, например дополнительное соглашение к договору, или односторонний: уведомление, кредит-ноту и др. Продавец должен оформить корректировочный счет-фактуру.

<…>

Из статьи газеты «Учет.Налоги.Право», №7,февраль 2016
Исправлять первичку теперь можно также как счета-фактуры

<…>

Компания вправе сама разработать способы исправления первичных документов. Такой вывод сделал Минфин в письме от 22.01.16 № 07-01-09/2235 (ответ на частный вопрос).

Документ с ошибками, который компания уже приняла к учету, нельзя аннулировать и заменить на новый. Но закон о бухучете разрешает исправлять первичку. В нем установлены минимальные требования к правкам: в документе должна быть дата исправления, а также подписи и Ф.И.О. сотрудников, которые составили документ (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Из этих правил не ясно, как исправлять ошибочные документы. Минфин сделал вывод, что компания сама может разработать способы. Есть два основных.

Первый — зачеркнуть ошибки в двух экземплярах первички. Для этого у покупателя надо запросить его бланк. Неправильный текст в каждом документе нужно зачеркнуть, рядом записать верные данные и сделать запись «исправлено». Правки заверяют сотрудники компании и контрагента, которые ранее подписывали документ (см. образец 1). Такой порядок записан в старом Положении (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

ОБРАЗЕЦ 1. Как исправить ошибки в двух экземплярах первички

Второй способ — составить исправленный документ по аналогии с исправленными счетами-фактурами (постановление Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Для этого поставщик составляет накладную с датой и номером исправления. А документ визируют сотрудники компании и контрагента (см. образец 2). Именно такой порядок рекомендует Минфин.

ОБРАЗЕЦ 2. Как составить отдельный исправленный документ

Выбранный порядок надо закрепить в учетной политике. Можно предусмотреть и оба варианта.

Первый способ подходит лишь для документов, составленных на бумаге. Ведь в электронной первичке невозможно зачеркнуть ошибочные сведения. Второй способ можно использовать для исправления и бумажных, и электронных документов. Причем выставлять новый документ удобнее, если в старом много ошибок.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка