Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24
17 августа 24 просмотра

Как документально оформить уничтожение архива и какие сроки хранения бухгалтерских документов определены законодательно?

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

– Налоговый кодекс;

– Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;

– перечень, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. ИП нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Первичные документы, регистры и отчетность нужно хранить в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет. За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры.

Срок хранения налоговых деклараций всех видов, регистров налогового учета, справок 2-НДФЛ - 5 лет.

Сроки хранения документов закрепить в локальном акте. Это может быть положение о хранении и уничтожении документов, номенклатура дел, положение о документообороте.

Более подробно о сроках хранения документов смотрите ниже.

Документы с истекшим сроком хранения нужно уничтожить. Уничтожить документы организация может самостоятельно (сжечь, измельчить, выбросить и т.д.) или передать документы на уничтожение специализированной организации. Для этого издается приказ о создании экспертной комиссии в произвольной форме (образец см. ниже). Комиссия составляет акт о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в Правилах, утв. приказом Минкультуры России от 15.03.2015 № 526. Сам факт уничтожения документов оформите актом в произвольном виде.

Более подробно о том как уничтожить документы с истекшим сроком хранения и формы актов смотрите ниже.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

<…>

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

<…>

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

  • передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

<…>

Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

<…>

Проведение экспертизы ценности документов

Как провести экспертизу кадровых документов перед передачей их в архив организации

По общему правилу передаче документов, в том числе кадровых, на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 4.7 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Для этого издайте приказ в произвольной форме. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

<…>

2.Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.3–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба организации (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов (п. 4.7–4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2012 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2016 года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Требования к уничтожению документов

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:
– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;
– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

Способы уничтожения документов

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение.

Например, уничтожить бумажные документы организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

Вопрос из практики: как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с составлением соответствующего акта. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При этом конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей способом уничтожения документов. Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

Совет: к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно приложить их подлинные номера. Для этого вырежьте номера из бланков перед их уничтожением и вклейте в акт. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Из формы

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 65
о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

г. Москва 15.10.2015

В целях обеспечения проведения экспертизы ценности документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию (далее – комиссия) в составе:

– председатель комиссии: руководитель архива А.В. Дежнева;
– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева, секретарь Е.В. Иванова.

2. Комиссии провести экспертизу ценности документов «Альфа» (далее – экспертиза).

3. Экспертизу провести в срок до 1 ноября 2015 года.

4. Руководителю архива А.В. Дежневой и бухгалтеру В.Н. Зайцевой организовать методическую подготовку проведения экспертизы.

5. Сотрудникам структурных подразделений, ответственным за подготовку документов к передаче в архив организации, представить комиссии документы своего подразделения.

6. Секретарю Е.В. Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 ноября 2015 года.

7. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор       А.В. Львов
         
С приказом ознакомлены:        
         
Руководитель архива       А.В. Дежнева
15.10.2015        
         
Бухгалтер       В.Н. Зайцева
15.10.2015        
         
Секретарь       Е.В. Иванова
15.10.2015        

Приложение N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил,
утверженных приказом Минкультуры России
от 31.03.2015 N 526
                                                                                                             
Наименование организации                                                                          
                                                                           
                                                                                                             
АКТ                                   УТВЕРЖДАЮ
  N                                     Руководитель организации
                                                                       
о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих хранению
                                  Подпись Расшифровка подписи
                                     
                                  Дата  
                                                                                                             
  На основании  
                  (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
 
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие иииииииииииииииииииии
практическое значение документы фонда N  
                                                  (название фонда)
                                                                                                             
N
п/п
Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи* Номер
ед.хр. по описи
Количе-ство ед.хр. Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8
               
               
                                                                                                             
Итого   ед.хр. за   годы.
        (цифрами и прописью)                    
Описи дел постоянного хранения за   годы утверждены ЭПК
 
(наименование архивного учреждения)
(протокол от   N   )                                        
                                                                                                             
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)  
     
Подпись   Расшифровка подписи
                                                                                                             
СОГЛАСОВАНО                                                                                        
Протокол ЦЭК (ЭК) организации                                                                      
от   N                                                                        
                                                                       
                                                                                                             
* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.
                                                                                                             
Продолжение приложения N 21
к пп.3.15, 4.11, 4.13 Правил
                                                                                                             
                                                                                                             
                                                                                                             
Документы в количестве   ед.хр.:
-   на бумажном носителе весом   кг сданы
на уничтожение;                                                                                          
-   на электронном носителе сданы на уничтожение  
 
(способ уничтожения)
                                                                                                             
                                                                                                             
Наименование должности работника, сдавшего документы  
     
Подпись   Расшифровка подписи
                                                                                                             
Дата                                                                
                                                                                                             
Изменения в учетные документы внесены.                                                            
                                                                                                             
Наименование должности работника архива, внесшего изменения
в учетные документы
 
     
Подпись   Расшифровка подписи
                                                                                                             
Дата                                                                
                                                                                                             
                                                                                                             
                                                                                                             
                                                                                                             
                                                                                                             

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

АКТ № 2

об уничтожении кадровых документов

г. Москва 11.10.2015

Настоящий акт составлен экспертной комиссией о том, что 11.10.2015 в присутствии членов комиссии были уничтожены с помощью шредера следующие кадровые документы:


– приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2008 год – 82 шт.;
приказы об учебном отпуске за 2008 год – 2 шт.;
– резюме работников, не вошедшие в личные дела, за 2008 год – 6 шт.;
– анкеты соискателей, не принятых на работу, за 2008 год – 25 шт.

Итого документов: 115 шт.

Все документы уничтожены в нашем присутствии.

Основание: акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, № 1 от 03.10.2015.

Председатель комиссии:

Руководитель отдела кадров ____________ Е.Э. Громова

Члены комиссии:

Бухгалтер ____________ В.Н. Зайцева

Секретарь ____________ Е.В. Иванова

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 13-14, Июль 2011

Как долго хранить документы

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
<…>    
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности Не менее 5 лет Статья 359 Перечня
<…>
ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе:

—кассовые документы и книги;

—банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков и переводные требования;

—акты о приеме, сдаче, списании имущества и товарно-материальных ценностей;

—квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др.

Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 362 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции (накладные, наряды, требования, распоряжения и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 762 Перечня
Документы об учете движения материалов (сырья), продукции, оборудования на складах и базах организации (карточки учета, требования, наряды, лимитно-заборные карты, кладовые и амбарные книги и др.) Не менее 5 лет после списания товарно-материальных ценностей (при условии проведения проверки или ревизии) Статья 765 Перечня
Книги учета и списания тары Не менее 1 года Статья 769 Перечня
Путевые листы Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные или опасные условия труда, — не менее 75 лет Статья 842 Перечня и пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Документы о недостачах, растратах и хищениях (справки, акты, обязательства, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 410 Перечня
<…>    
ДОГОВОРЫ (КОНТРАКТЫ, СОГЛАШЕНИЯ) И ДОКУМЕНТЫ К НИМ
Договоры банковского счета Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 337 Перечня
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства Не менее 5 лет после полного исполнения обязательств (списания задолженностей по обязательству или иным основаниям) Статья 340 Перечня
Заявки на получение кредитов Не менее 1 года после погашения кредита Статья 343 Перечня
Договоры подряда с юридическими лицами Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 440 Перечня
Договоры поручения, проката, найма, мены Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статьи 441, 444, 445 и 446 Перечня
Договоры об оказании аудиторских услуг Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 407 Перечня
Договоры об оказании юридических услуг Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 191 Перечня
Договоры об информационном обслуживании Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 533 Перечня
Договоры о размещении и выпуске рекламы Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 544 Перечня
Договоры возмездного оказания услуг работникам (услуг по обучению, консультационных, информационных и других услуг) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 443 Перечня
Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 447 Перечня
Документы по страховой деятельности (заявления, заключения страховщика, переписка и др.) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 448 Перечня
Договоры по лизингу имущества организации Не менее 10 лет** Статья 449 Перечня
Документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты, переписка и др.) Не менее 10 лет Статья 450 Перечня
Договоры по залогу имущества организации Не менее 10 лет после окончания срока действия договора Статья 451 Перечня
Документы по залогу имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписка и др.) Не менее 10 лет после окончания срока действия договора Статья 452 Перечня
Договоры хранения (складского хранения) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 764 Перечня
Договоры ренты Не менее 10 лет** Статья 442 Перечня
Договоры с архивными учреждениями и иными организациями о депозитарном хранении документов, о приеме-передаче документов на постоянное хранение Не менее 10 лет Статья 254 Перечня
Договоры доверительного управления имуществом Не менее 10 лет** Статья 123 Перечня
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и другого имущества и документы к ним Не менее 10 лет** Статья 797 Перечня
Договоры купли-продажи (дарения) жилых помещений работникам организации Не менее 10 лет** Статья 940 Перечня
Иные виды договоров (контрактов, соглашений) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения) Статья 436 Перечня
Паспорта сделок Не менее 10 лет** Статья 453 Перечня
Протоколы разногласий по договорам (контрактам, соглашениям) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 437 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям (акты, справки, счета) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 456 Перечня
Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в аренду (пользование, распоряжение) от юридических и физических лиц Не менее 10 лет** Статья 801 Перечня
Паспорта зданий и сооружений Не менее 5 лет после ликвидации здания или сооружения Статья 802 Перечня
Паспорта оборудования Не менее 5 лет после списания оборудования Статья 803 Перечня
Паспорта транспортных средств До списания транспортного средства Статья 836 Перечня
Иные документы к договорам, контрактам, соглашениям (расчеты, заключения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет после окончания срока действия договора Статья 455 Перечня
ДОКУМЕНТЫ ПО ТЕКУЩЕЙ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы и распоряжения по основной (профильной) деятельности организации и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 10 лет**, а документы, присланные для сведения, — не менее 1 года Статья 19 Перечня
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (справки, сводки, информация, доклады, сведения и др.) Не менее 5 лет
Документы о выполнении приказов и распоряжений (справки, доклады, отчеты, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 21 Перечня
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов Не менее 5 лет после замены новым Статья 380 Перечня
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 412 Перечня
Бизнес-планы и документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) Не менее 10 лет Статья 271 Перечня
Гарантийные письма Не менее 5 лет после окончания срока гарантии Статья 377 Перечня
Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет после проведения взаиморасчета Статья 366 Перечня
Документы о валютных операциях (заявления, поручения, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 371 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 379 Перечня
Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (заявки, справки, расчеты и др.) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Статья 435 Перечня
Документы об определении суммы амортизации основных средств (акты, расчеты, ведомости, заключения, протоколы и др.) Не менее 10 лет** Статья 429 Перечня
Документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) Не менее 10 лет после продажи Статья 430 Перечня

Переписка по основным (профильным) направлениям деятельности организации:

—с вышестоящей организацией;

—подведомственными (дочерними) организациями;

—другими организациями

Не менее 5 лет Статьи 33, 34 и 35 Перечня
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг связи и других административнохозяйственных расходах, предоставлении мест в гостиницах и др. Не менее 1 года Статья 367 Перечня
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) Не менее 5 лет Статья 434 Перечня
Переписка о сроках и размере арендной платы Не менее 5 лет Статья 370 Перечня
Переписка о выдаче и возврате ссуд Не менее 5 лет после погашения ссуды Статья 378 Перечня
Переписка о наложенных на организацию взысканиях и штрафах Не менее 5 лет Статья 409 Перечня
Заказы на бланки документов учета и отчетности (например, на изготовление бланков строгой отчетности) Не менее 1 года Статья 463 Перечня
<…>
ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА
Штатное расписание организации и изменения к нему Не менее 10 лет** Статья 71 Перечня
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) Не менее 75 лет Статья 74 Перечня
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации Не менее 1 года после замены новыми Статья 773 Перечня
Положение об оплате труда и премировании работников Не менее 10 лет Статья 411 Перечня
Нормы выработки и расценок Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми Статья 589 Перечня
Должностные инструкции работников Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет Статья 77 Перечня
Коллективные договоры Не менее 10 лет** Статья 576 Перечня
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) Не менее 75 лет Статья 656 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников Не менее 75 лет Статья 657 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 456 Перечня
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Статья 457 Перечня
Образцы подписей материально ответственных лиц Не менее 5 лет Статья 458 Перечня
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет Статья 19 Перечня
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет

Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:

—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;

—аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);

—изменении фамилии;

—поощрении и награждении;

—оплате труда, премировании и различных выплатах;

—всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

—отпусках по уходу за ребенком;

—отпусках без сохранения заработной платы;

—длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

—командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 586 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет Статья 583 Перечня
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет Статья 636 Перечня
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) Не менее 5 лет Статья 600 Перечня
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Статья 412 Перечня
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы Не менее 5 лет Статья 414 Перечня
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи Не менее 5 лет Статья 415 Перечня
Листки нетрудоспособности Не менее 5 лет Статья 896 Перечня
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет Статья 417 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Статья 658 Перечня
Лицевые карточки (лицевые счета) работников Не менее 75 лет Статья 413 Перечня
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) Не менее 5 лет Статья 416 Перечня
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет Статья 664 Перечня
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 75 лет Статья 695 Перечня
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Статья 693 Перечня
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников Не менее 5 лет Статья 563 Перечня
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) Не менее 3 лет Статья 663 Перечня
<…>    


Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 11, Март 2016

Новые документы

Сократился срок для хранения кадровых документов

Анна Ридо, эксперт «УНП»

«О внесении изменений <…>»

Федеральный закон от 02.03.16 № 43-ФЗ

Кадровые документы, оформленные после 2003 года, теперь можно хранить 50, а не 75 лет. Такой вывод следует из Федерального закона от 02.03.16 № 43-ФЗ, который вступил в силу с 13 марта 2016 года.

Компании обязаны хранить кадровые бумаги в течение сроков, которые определяет Минкультуры (приказ от 25.08.10 № 558). В приказе № 558 для многих документов установлен срок хранения — 75 лет. Но комментируемый закон сократил этот период до 50 лет, если документы оформлены после 2003 года. Если документы составлены раньше, срок хранения прежний — 75 лет.

Другие бумаги по личному составу храните еще меньше. Например, график отпусков — один год (см. таблицу).

Сколько лет хранить кадровые документы

Виды документов Срок хранения
Приказы, распоряжения:
— о приеме, переводе, увольнении, совмещении;
— об аттестации, повышении квалификации;
— об оплате труда, премировании;
— о длительных командировках;
— о командировках и отпусках работников, занятых во вредных и опасных условиях труда;
— об ежегодных и учебных отпусках;
— об отпусках по уходу за детьми и за свой счет
О ежегодных и учебных отпусках обычных работников — 5 лет, остальные приказы— 50 лет
Штатное расписание, коллективные договоры Постоянно
Личные карточки, трудовые договоры 50 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, анкеты, аттестационные листы и т. д.) Руководителей — постоянно, прочих сотрудников — 50 лет
Подлинники трудовых книжек, аттестатов, дипломов, свидетельств До востребования (невостребованные — 50 лет)
Графики отпусков 1 год
Правила внутреннего распорядка 1 год, после замены новыми

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка