Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Вас поздравляют чиновники, от которых зависит ваша работа

Подписка
Срочно заберите все!
№24
23 августа 57 просмотров

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие на предприятии Положения о служебных командировках (ч.4 ст.168 ТК РФ)? Коллективного договора нет.2. Какая ответственность предусмотрена за отсутствие на предприятии Положения по расчетам с подотчетными лицами? Кто должен подписывать заявление на выдачу ден.средств под отчет? Все ли работники предприятия должные писать заявление на выдачу ден.средств под отчет и какими нормативными документами это установлено?

1. Ответственности за отсутствие Положения о служебных командировках нет. Законодательство не обязывает организации разрабатывать именно положение о командировках. Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если фирма не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать. Сейчас действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Этого положения достаточно для того, чтобы отправить работника в командировку.

Однако, вопрос выплаты компенсаций в связи со служебными командировками в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ должен быть решен на уровне организации (за исключением бюджетных организаций, для которых размеры компенсации установлены Правительством РФ и приказами Минфина). То есть размеры компенсационных выплат при служебных командировках согласно ч. 4 ст. 168 Трудового Кодекса могут быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. Можно раскрыть этот вопрос в Положении об оплате труда в разделе о компенсационных выплатах.

Если компания не утвердит порядок и размеры возмещения расходов, она может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 ­КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Это влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

2. Ответственности за отсутствие Положения по расчетам с подотчетными лицами нет. Обязанность составления такого Положения законодательно не закреплена.

Да, все сотрудники должны писать заявление на выдачу в под отчет. Это следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Исключений данными указаниями не предусмотрено. Заявление должен подписать руководитель. Директор может поручить ставить разрешительную надпись (визу) на подотчетном заявлении другому сотруднику. Для этого можно оформить приказ на право подписи или доверенность.

Для руководителя заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками (см. образец ниже).

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

2.Как оформить и хранить заявление на выдачу денег под отчет

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена.

На основании заявления сотрудника бухгалтер составляет расходно-кассовый ордер. Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Заявление храните вместе с расходно-кассовым ордером в течение не менее 5 лет в сейфе, металлическом шкафу или другом месте, которое обеспечивает сохранность документов (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105).

Из формы

УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального директора
публичного акционерного общества
«Альфа»
А.В. Львовым
от 2 июня 2014 г. № 15

ПОЛОЖЕНИЕ

о расчетах с подотчетными лицами

1. Настоящее Положение (далее – Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с целью обеспечить правильность учета, достоверность информации и контроль при расчетах с подотчетными лицами ПАО «Альфа» (далее – Организация).

2. Работник Организации может получить наличные деньги под отчет при условии, что он полностью погасил долг по ранее полученному авансу.

3. Чтобы взять деньги под отчет, работник пишет заявление. Генеральный директор в течение 3 (трех) рабочих дней указывает на нем сумму к выдаче и срок, на который она выделена, а также ставит дату и подпись.

4. На основании заявления работник в течение 2 (двух) рабочих дней получает деньги под отчет в кассе по расходному кассовому ордеру. При этом он предъявляет документ, удостоверяющий личность (например, паспорт или водительское удостоверение).

5. Работник приобретает товары (работы, услуги) от имени ПАО «Альфа» на основании полученной в бухгалтерии доверенности. Исключение – покупки в розничном магазине.

6. При покупке товаров (работ, услуг) работник получает от продавца кассовый чек или бланк строгой отчетности. Кроме того, необходимо получить следующие документы:
– в розничном магазине – товарный чек;
– в оптовой компании – квитанцию к приходному кассовому ордеру, накладную и счет-фактуру;
– при расчетах за работы и услуги – квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру, а также договор и акт приемки (или заказ-наряд).

7. Работник может рассчитаться с организацией (предпринимателем) наличными на сумму не свыше 100 000 руб. по одной сделке (договору).

8. Перечень приобретенных товаров (работ, услуг) и израсходованные суммы работник приводит в авансовом отчете. Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник передает в бухгалтерию в течение 3 (трех) рабочих дней. Либо после того, как истек срок, на который выданы были наличные, либо после выхода на работу (после отпуска, болезни и т. п.). Если ничего не куплено, то в этот срок работник возвращает всю подотчетную сумму в кассу и получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Авансовый отчет в этом случае не составляется.

9. Авансовый отчет с приложениями проверяет и подписывает бухгалтер в течение 2 (двух) рабочих дней, главный бухгалтер – в течение 2 (двух) рабочих дней, а затем утверждает генеральный директор в течение 3 (трех) рабочих дней.

10. В течение 2 (двух) рабочих дней после утверждения авансового отчета (или после выхода на работу) сотрудник сдает в кассу остаток средств и получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Либо получает деньги в счет компенсации за перерасход (по расходному кассовому ордеру).

11. Если работник не вернул остаток подотчетных средств в срок, определенный в пункте 9 настоящего Положения, соответствующая сумма удерживается из его зарплаты (с учетом положений статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ).

Образцы заявления работника, доверенности, а также авансового отчета прилагаются.

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 24, Июнь - Июль 2015

Учет. Налоги. Право

Три заявления, которые упростят работу с подотчетными

Для чего нужен документ

Выдавать под отчет наличные можно только по заявлению сотрудника (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). Документ также требуется, если подотчетные компания перечисляет сотруднику на карту (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Срок составления документа

Заявление надо составить перед выдачей денег под отчет.

Что обязательно должно быть в документе

Указание № 3210-У предъявляет следующие требования к документу. В нем надо записать дату, сумму наличных и срок, на который компания выдает деньги. Заявление должен подписать руководитель. Сотрудник вправе получить деньги под отчет, только если у него отсутствует задолженность перед компанией по ранее выданным суммам. Поэтому в заявление стоит добавить строку для бухгалтера, который будет контролировать состояние расчетов с подотчетным работником. Кроме того, в заявление стоит писать цели, на которые сотрудник получает деньги (образец 1).

При получении подотчетных на карту надо оформить документ по другой форме. В нем сотрудник запишет, что просит перечислить деньги на карту (личную или зарплатную) и реквизиты этой карты (образец 2).

Для руководителя заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками (образец 3). Тогда заявление не будет выглядеть так, как будто директор просит деньги сам у себя.

СОВЕТ «УНП»
Выдавать деньги по частям по одному заявлению не запрещено. Но заявление стоит составлять на каждую выдачу, чтобы прикрепить его к расходнику. Именно так рекомендуют делать налоговики на местах.

ЧАСТАЯ ОШИБКА
Обязательный реквизит заявления — срок, на который компания выдает деньги. Многие забывают заполнить его. Если этого не сделать, то работник должен отчитаться и вернуть перерасход в течение трех рабочих дней с даты получения денег (п. 6.3 Указания № 3210-У).

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
В заявление стоит добавить визу бухгалтера, где он напишет, есть ли у сотрудника долг за ранее выданные подотчетные. Иначе кассир может выдать деньги работникам, которые их не вправе получить. А налоговики считают это нарушением и штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
В заявлении на выдачу подотчетных на карту сотрудник пишет реквизиты счета. Если это личная карта работника, стоит попросить его приложить справку банка с номером счета. Иначе можно зачислить деньги по ошибочным реквизитам, и они вернутся назад.

ЧАСТАЯ ОШИБКА
Заявление о выдаче на карту подходит только для безналичных перечислений. Если надо выдать деньги из кассы, от работника надо взять другое заявление.

СОВЕТ «УНП»
Запрет на выдачу подотчетных работникам-должникам содержится в Указании № 3210-У. Этот документ распространяется на расчеты наличными. То есть формально подотчетные на карту можно перечислять, даже если у работника есть долги. Но чтобы избежать злоупотреблений, деньги на карты тоже стоит перечислять лишь тем работникам, которые вернули неиспользованные подотчетные.

ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
Для выдачи денег директору тоже необходимо заявление. Без него получить деньги руководитель не вправе. По мнению налоговиков, сумма, выданная с нарушением, увеличивает остаток в кассе. При превышении лимита возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

ЧАСТАЯ ОШИБКА
Некоторые компании при выдаче денег под отчет директору оформляют не заявления, а приказ. Но строго по Указанию № 3210-У у подотчетного сотрудника надо взять именно заявление, а не другой документ. Поэтому безопаснее не переименовывать бланк.

СОВЕТ «УНП»
В шапке документа вместо фразы «Директору ООО „Компания“» можно написать «В ООО „Компания“». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». В конце заявления директор поставит лишь одну подпись — она же и будет разрешающей.

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 9, Сентябрь 2013

Семинары

Маленькие хитрости, которые помогут вести наличные расчеты без нарушений

<…>

Как упростить бумажную волокиту с подотчетниками

Как видите, правила по кассовым операциям требуют от руководителя визировать каждое заявление на выдачу денег под отчет. Конечно же, для компаний, в которых много подотчетников, это лишние сложности.

Поэтому директор компании может поручить ставить разрешительную надпись на подотчетном заявлении другому сотруднику. Для этого можно оформить приказ на право подписи или доверенность.

Это не будет противоречить действующим правилам. Действительно, в пункте 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П указано, что заявление визирует именно руководитель.

Однако в данном нормативном акте под руководителем подразумевается не обязательно генеральный директор, но и другой уполномоченный сотрудник. Это следует из пункта 1.2 Положения.

<…>

Из Библиотека журнала «Главбух». Главные изменения в кассовых документах и наличных расчетах

5. Как выдать наличные деньги под отчет

5.1. Что изменилось в правилах оформления заявлений на выдачу наличных денег под отчет

Теперь в заявлении о выдаче под отчет не обязательна собственноручная надпись директора о дате, сумме и сроке, на который сотруднику выдаются деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Эту информацию в заявлении можно указать другим способом. Например, указанные данные отразит сам подотчетник или бухгалтер. А директор поставит только подпись. Образец заявления на выдачу подотчетных средств приведен ниже.

Однако компания может выдать под отчет сумму, которая не совпадает с указанной в заявлении. Кроме того, срок, на который директор решил выдать подотчетные суммы, также может отличаться от указанного в заявлении. В этом случае на заявлении нужно дополнительно зафиксировать ту сумму, которую компания выдает под отчет, и срок, на который выданы деньги. Пример документа приведен ниже.

Наконец, третий вариант. В заявлении можно по-прежнему явно указывать решение руководителя о том, какую сумму и на какой срок выдать под отчет. Образец документа, оформленного таким образом, вы можете посмотреть ниже.

Нередко в компаниях прописывают общие правила выдачи подотчетных сумм в Положении, утвержденном приказом руководителя. В этом документе отражают, на какой срок выдаются деньги. Тем не менее по каждому расходному ордеру нужно оформлять заявление на выдачу денег под отчет. В нем также должен быть указан срок, на который компания выдает подотчетные суммы.

Если сотрудник купил товары за свои деньги, оформлять заявление о выдаче подотчетных сумм не требуется. Ведь работник уже купил ТМЦ для компании.

Вместо этого работнику нужно составить заявление в свободной форме о компенсации затрат и приложить подтверждающие документы (кассовый, товарный чек, накладную и т. п.). На основании такого заявления компания возместит работнику его траты. При этом, чтобы исключить лишние вопросы налоговиков при проверке, в приказе директора или непосредственно в Положении о ведении кассовых операций стоит прописать порядок и сроки возмещения сотрудникам подобных расходов.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка