Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24
25 августа 10 просмотров

Возможно ли принимать к учету копии оправдательных документов от подотчетного лица? например, отправили заказное письмо с уведомлением... а оригинал квитанции требуется прикладывать к судебному делу...а в бухгалтерию сдает уже копии.... нужно ли бухгалтеру принимать такие документы?

В случае если подотчетное лицо не может предъявить оригиналы первичных документов по объективным причинам (как, например, в Вашем случае, когда оригинал квитанции передается в суд), то расходы возможно принять в учете на основании копий, заверенных уполномоченным лицом. В данном случае копию квитанции об оплате почтовой корреспонденции возможно сначала заверить на почтовом отделении, где отправляли письмо, а затем оригинал передать в суд.

Обоснование

1. Из статьиРасходы можно подтвердить копиями документов

Журнала «Учет. Налоги. Право» № 13, март 2009

«Недавно мы судились с инспекцией о незаконности штрафа за несвоевременное направление налоговикам сообщения об открытии счета в банке. Оригинал квитанции об отправке сообщения суд приобщил к делу. Как в этом случае при проверке налога на прибыль подтвердить обоснованность почтовых расходов?..»

Из письма главного бухгалтера Тамары Жуковой, г. Москва

Тамара, при отсутствии оригиналов документов, их можно подтвердить заверенными копиями таких документов, в вашем случае копией квитанции (письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.09 № 08-19/008020). Аналогичного мнения придерживаются и в Минфине России (письмо от 11.07.08 № 03-03-06/2/77).

Правда, как именно должны быть заверены такие копии, ни чиновники, ни Налоговый кодекс не уточняют. По нашему мнению, можно обойтись и без нотариального заверения, ведь законодательство этого не требует. Поэтому достаточно подтвердить верность копий подписью руководителя и печатью компании. Еще один вариант – подать в суд ходатайство с просьбой о замене оригиналов документов, приобщенных к делу, на их нотариально заверенные копии (ч. 10, 11 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса).

2. Из статьи Расходы на проезд в командировку подтвердят и копии билетов

Журнала «Главбух» № 6, март 2010

Документ: Письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18.
Что изменится в работе: Если командированный сотрудник потерял проездной билет, подтвердить расходы можно дубликатом.

Даже если работник, вернувшийся из командировки, не смог предоставить проездные билеты, шанс списать расходы остается. Чиновники пояснили, что проезд в командировку транспортом общественного пользования подтверждает не только подлинник билета (письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

Расходы можно доказать и косвенными бумагами (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Поэтому, если сотрудник потерял оригиналы документов, отправляйте его в транспортную компанию. Там он сможет получить дубликат или копию экземпляра билета, который остался в распоряжении перевозчика.

Чаще всего транспортная компания выдает справку, где указаны реквизиты пассажира, дата и маршрут проезда, а также стоимость билета. Такая справка нужна и в тех случаях, если сотрудник, летавший в командировку по электронному билету, потерял:
– оригинал маршрут - квитанции, оформленной на бланке строгой отчетности;
– посадочный талон, который прикладывают к распечатке электронной маршрут-квитанции.

3. Письмо Минфина Россииот 20.01.2011 № 03-03-06/1/15 О порядке документального подтверждения расходов для целей налогообложения прибыли

Вопрос: ЗАО просит разъяснить порядок документального подтверждения расходов для целей налогообложения прибыли организаций.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке документального подтверждения расходов для целей налогообложения прибыли организаций и сообщает следующее.Статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Также сообщаем, что при документальном подтверждении расходов необходимо учитывать, что согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы (почтовых квитанций, переданных в арбитражный суд), расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями таких документов.Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. По мнению Департамента, копии документов, подтверждающих почтовые расходы, могут быть заверены выдавшей их почтовой организацией либо исполнительным органом налогоплательщика путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. Возможен также нотариальный порядок засвидетельствования копий документов в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, не является нормативным правовым актом и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка