Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
22 августа 4 просмотра

У организации каким-то образом (например затопление) пропала вся бухгалтерия в бумажном виде и 1С в компьютере. Что делать бухгалтеру? Ответственность директора и бухгалтера, последствия. При этом у приставов имеется исполнительный лист к этой организации на взыскание задолженности в пользу контрагента, но задолженности в бюджет и в фонды нет.

Бухгалтеру следует предпринять все действия, чтобы восстановить учет и документы, по –возможности.

С одной стороны, действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. С другой стороны, в силу подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Следует указать, что истребуемые налоговым органом документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Контролирующие органы считают, что в целях обеспечения исполнения подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, утраченные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, должны быть восстановлены, в том числе и когда утраченные документы уже были проверены налоговой инспекцией (Письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@), от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).

Суды указывают, что организацию в этом случае привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам.

Судьи поддерживают организации, если налоговый орган истребует документы, которых у них нет в силу объективных обстоятельств, и признают причины утраты документов уважительными в следующих случаях:

– при пожаре - Постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 № А41-31823/10, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 № А17-6025/2010, ФАС Московского округа от 25.10.2011 № А40-151885/10-115-666, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 № А32-47682/2009;

– из-за залива помещений, где хранились документы, - Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 № А32-6904/2010, от 08.12.2010 № А63-16697/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 № Ф04-450/2008(1059-А67-14).
Таким образом, если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде (постановления ФАС Московского округа от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575, от 26.11.2012 № А40-32265/12-140-155).

Последствия утраты документов и порядок действий рассмотрены в информации файла ответа.

Обоснование

Из статьи Журнала «Учет в строительстве», № 8, август 2008


Первичные документы утрачены...

О.Ю. Комарова, директор департамента бухгалтерского учета аудиторской компании «АКАДЕМИЯ АУДИТА»

Как правило, даже пожар или затопление не освобождает строительную организацию от обязанности уплачивать налоги и сдавать отчетность. А ведь в результате этого крайне неприятного события первичные документы бухгалтерии могут быть испорчены. Как же действовать в подобной ситуации, чтобы в дальнейшем избежать негативных последствий?

Что грозит за утрату документов?

Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяет в обязанность организации обеспечить сохранность первичных документов.

Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском – пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Какая же ответственность за утрату документов может грозить строительной компании и ее должностным лицам? Давайте разбираться.

Ответственность организации – юридического лица

Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ – по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.

Ответственность должностных лиц

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица – директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.

Вину должны доказывать инспекторы

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым организация не представила запрашиваемые бумаги.

Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по ее вине.

При этом обязанность по доказыванию вины организации лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц компании в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать организацию, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Что поможет защититься?

Защититься организации помогут следующие аргументы.

Во-первых, можно предъявить в суде принятое в компании положение о документообороте, архивном деле.

Во-вторых, организация может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения офиса были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия организация успела застраховать помещения, где хранились документы.

Решения арбитражных судей

В судебной практике есть случаи, когда рассматривались дела о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако есть и отрицательный пример постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1.

Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

Действия бухгалтера при утрате «первички»

Итак, документы утрачены. Что же следует предпринять в этом случае?

Подготовка оправдательных документов

Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара – это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления – справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию. Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.

Если же документы были украдены – справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены – копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Принятие мер для восстановления утраченных бумаг

То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели «первички» руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – завхоза, начальника службы безопасности и т. п.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате «первички» определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В их письме сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Какие документы восстанавливать

Восстанавливать в первую очередь следует те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Ведь их отсутствие чревато для организации самыми неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налогов и штрафов. Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках). Однако если вместо применения расчетного метода налоговики будут определять объем налоговых обязанностей налогоплательщика по неполным и документально не подтвержденным данным, то судьи могут признать их налоговые претензии неправомерными (см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 2 июня 2008 г. № Ф03-А73/08-2/1272).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка