Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 августа 3 просмотра

Большой объем складских документов организация не планирует распечатывать карточки учета материалов (форма № М17) т.к. они хранятся в электронном виде. Для целей формирования электронных документов используется автоматизированная система, в которой функция внесения (изменения) записей в документы доступна только определенному кругу лиц, входящих в автоматизированную систему под индивидуальной учетной записью и паролем. Правомерно ли составление и хранение карточек учета материалов в электронном виде?

Да, правомерно. Использование электронных карточек учета материалов по форме М-17 специально законодательством не урегулировано. Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). По мнению ФНС России компании вправе подписывать электронную «первичку» любой электронной цифровой подписью (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Складской учет материалов (сырья) может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае вся необходимая информация, предусмотренная в карточках учета материалов, вносится непосредственно в средства вычислительной техники (п. 260 и п.275 Методических указаний). В вашем случае только определенные лица, которые входят в автоматизированную систему под индивидуальной учетной записью и паролем, имеют доступ к формированию и изменению электронной карточки по форме М-17. То есть документ подписан простой электронной подписью.

Таким образом, мы полагаем, что организация обеспечила контроль за движением материальных ценностей, факт сдачи и получения ТМЦ материально ответственные лица подтверждены электронными подписями. Поэтому компания вправе составлять и хранить карточки учета материалов в электронном виде.


Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить первичный документ в электронном виде

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подпи си предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумаге, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 46, Декабрь 2011

Новые документы

ФНС разрешила заверять «первичку» любой электронной подписью

Евгений Сатаев, эксперт «УНП»

«О возможности подписания первичных учетных документов электронной подписью»

Письмо ФНС России от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@

Компании вправе подписывать электронную «первичку» любой электронной цифровой подписью, в том числе той, которой компании визируют отчетность в инспекцию и фонды. Такие разъяснения впервые дала ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ (ответ на частный запрос).

Декларации, расчеты и другие бумаги, которые компания сдает в электронном виде, заверяют квалифицированной (защищенной) ЭЦП (ст. 5 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Ее можно использовать и при обмене электронной «первичкой» с контрагентами. Однако на практике это не всегда удобно. Дело в том, что проверка защищенной ЭЦП происходит по сложному алгоритму, причем сертификаты ключей такой подписи должны совпадать как у отправляющей, так и у принимающей стороны. Эти сертификаты постоянно обновляются, и если контрагент не сделает этого вовремя, то полученный документ у него не откроется.

Чтобы исключить такие нестыковки, проще использовать для электронного обмена «первичкой» простую неквалифицированную подпись (незащищенную). Она дает понять, кто подписал документ, но для ее проверки специальные сертификаты ключей не нужны (п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). К тому же она намного дешевле: от 2000 рублей, в то время как цена защищенной электронной подписи может достигать 30 тыс. рублей.

Если электронные первичные документы впоследствии затребует инспекция, то их необходимо будет распечатать. А также поставить на каждой копии специальную отметку независимо от того, защищенной или незащищенной ЭЦП пользовалась компания. Это нам подтвердили и в ФНС. Образец отметки есть в «УНП» № 35, 2011.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка