Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
12 марта 2013 31 просмотр

Подскажите пожалуйста, такая ситуация, работник не вышел на работу, телефон не отвечает. Какие действия работодателя? Как правильно оформить эту ситуацию? Спасибо.

Неявку сотрудника ежедневно фиксируйте актом. В табеле указывайте НН (или цифровой код 30). Работника нельзя уволить за прогул, пока он в письменном виде не объяснил, почему его не было. Пропавшего сотрудника, который так и не объявился, можно уволить, только если суд признает его безвестно отсутствующим. Подробнее см. в ответе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в статье, которую Вы можете найти в закладке «Журналы»

Статья:Нештатная ситуация: сотрудник не появляется на работе и не отвечает на звонки

Сотрудник вашей компании не пришел на работу. Его телефоны не отвечают, коллеги тоже не знают, где он. Можно ли считать отсутствие работника прогулом? Нет, до тех пор, пока вы не выясните, почему работник не выходит на службу. Привлечь работника к ответственности можно только тогда, когда будет понятно, что он отсутствовал без уважительной причины.

Если же работник болел или, скажем, ухаживал за больным родственником, его нужно «реабилитировать». Время его отсутствия прогулом считаться не будет. Обратите внимание: трудовое законодательство не обязывает сотрудников заранее предупреждать руководство об отсутствии по уважительным причинам. Да это и не всегда возможно.

Так как же быть, пока о работнике ничего не известно? Ответим по порядку на самые частые вопросы.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме налогообложения, так и для применяющих упрощенную систему.

Как зафиксировать неявку на работу?

Пока человек не объявится, его отсутствие на работе нужно ежедневно фиксировать*. В конце дня непосредственный начальник пишет докладную записку о том, что сотрудник не появлялся на работе. На основании докладной записки вы оформляете акт, заверенный как минимум двумя свидетелями. В акте нужно отметить, что причина отсутствия на работе неизвестна (см. образец ниже).

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Образец

Без такого акта вам не удастся уволить работника за прогул, если в дальнейшем выяснится, что веских причин отсутствовать у него не было.

Пропавший без вести работник вряд ли сможет подписать акт об отсутствии на рабочем месте. Поэтому вы можете составить еще один – о невозможности получить подпись работника. Этот документ тоже составляется в произвольной форме – как правило, на несколько дней позже, чем акт об отсутствии на рабочем месте.

А как оформлять табель учета рабочего времени? До тех пор, пока вы не знаете обстоятельств, из-за которых человека нет на работе, отмечайте его в табеле как отсутствующего по невыясненным причинам («НН» или цифровой код «30»). Если в дальнейшем подтвердится прогул, запись в табеле вы исправите, проставив «ПР» или «24».*

Нужно ли разыскивать сотрудника?

Обязанности искать пропавшего сотрудника у компании нет. Но если понадобится уволить работника за прогул и тем самым освободить вакансию, придется найти человека и получить с него объяснительную записку, свидетельствующую, что уважительных причин отсутствовать не было. Если работник так и не объявится, остается добиваться судебного решения, в котором гражданина признали бы безвестно отсутствующим.

Поэтому звоните на все известные номера телефонов, опросите родственников, друзей и соседей, съездите к работнику домой. На все адреса, оставленные сотрудником, отправьте письмо с уведомлением о вручении, где попросите объяснить причину, по которой его нет на работе (см. образец ниже). Письмо вам нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. Допустим, работник прибыл издалека, у него нет родственников в вашем городе. Тогда о его исчезновении придется заявить в милицию.*

Уведомление о необходимости представить объяснения по поводу длительного отсутствия. Образец

Как заменить пропавшего работника?

Чтобы заменить отсутствующего сотрудника, можно привлечь других работников компании. Для этого можно на время оформить внутреннее совмещение или внутреннее совместительство (ст. 60.2 и ст. 282 Трудового кодекса РФ).

Если штатные работники не могут заменить пропавшего, компания вправе нанять нового сотрудника. Здесь есть два способа. Во-первых, вы можете оформить срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст. 59 Трудового кодекса РФ). Во-вторых, можете изменить штатное расписание и ввести дополнительную единицу.

Когда сотрудника можно уволить за прогул?

Допустим, человек нашелся. И из его объяснительной записки следует, что отсутствовал он без уважительных причин. В этой ситуации у вашей компании появляется право привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Например, лишить премии. А можно и уволить. Но внимание: на то, чтобы привлечь работника к ответственности, у вас будет только один месяц. Этот срок отсчитывается со дня, когда работник объявился.*

Перед увольнением проверьте наличие полного пакета документов, подтверждающих прогул. В противном случае работник, уволенный по статье, сможет позже восстановиться через суд. Прогул подтверждают докладные записки и акты. А также объяснительная записка работника.

Предположим, работник появился, но писать объяснительную не стал. Если в течение двух дней он так и не представит разъяснений, то, составив соответствующий акт, его также можно привлечь к ответственности.

Имея на руках все перечисленные бумаги, работодатель вправе составить приказ об увольнении по форме № Т-8. Каким числом расторгать трудовой договор, зависит от того, приступал ли сотрудник к работе после прогула без уважительных причин. День увольнения – это последний день работы. Поэтому если человек больше не работал, день увольнения – это день, предшествующий первому дню прогула (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ). В итоге дата приказа об увольнении с датой увольнения не совпадет. Не забудьте в течение трех дней ознакомить с приказом уволенного работника. Если сотрудник не соглашается его подписывать, об этом надо составить соответствующий акт.

Важная деталь

Если сотрудник после неявки без уважительных причин больше не приступал к своим обязанностям, дата увольнения — это день, предшествующий первому дню прогула.*

На основании приказа об увольнении вам надо будет рассчитать зарплату работника, компенсацию за неиспользованные отпуска, внести запись об увольнении в трудовую книжку. Этот документ нужно будет выдать работнику вместе с причитающимися ему деньгами.

Сейчас зарплату чаще всего перечисляют на банковскую карту, поэтому выдать расчет можно вовремя без особых проблем. С трудовой книжкой сложнее. Не исключено, что работник не придет за трудовой или откажется ее получать. В этом случае отправьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо согласиться, чтобы документ ему отправили по почте. Тогда от ответственности за задержку трудовой книжки вы компанию обезопасите. Если работник на письмо не ответит, его трудовую книжку придется хранить на протяжении 50 лет.

Что делать, если работник так и не объявился?

Как мы уже сказали, с одной стороны, компания не обязана разыскивать пропавшего сотрудника. С другой – она не может уволить его до тех пор, пока он не появится. Как же поступить, если от работника долгое время нет никаких вестей? Из норм гражданского законодательства следует, что работодателю придется ждать год. По истечении именно такого срока ваша компания сможет обратиться в суд с заявлением. В этом заявлении нужно просить признать работника безвестно отсутствующим. Такое право предоставленостатьей 42Гражданского кодекса РФ. Как правило, с таким заявлением в суд обращаются родственники работника. Но если они этого не сделали, работодатель вправе обратиться в суд самостоятельно. Предположим, суд признал сотрудника безвестно отсутствующим. Тогда трудовой договор с ним можно расторгнуть по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ).

Приказ о расторжении трудового договора датируйте числом, когда вы узнали о судебном решении. Момент увольнения здесь будет другой – день, когда вступило в силу решение суда. Судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим вступает в силу через 10 дней (это время отводится на кассационное обжалование). Этим же числом датируйте запись в трудовой книжке работника. В ней же сошлитесь на решение суда признать человека безвестно отсутствующим.

Зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск вы можете выдать исключительно членам семьи. К таковым Семейный кодекс РФ относит супругов, родителей и детей признанного безвестно отсутствующим работника (ст. 2). Трудовую книжку можно отдать любому из родственников, взяв с них расписку. Личность и факт родства проверьте по документам.*

Главное, о чем важно помнить

1. Работника нельзя уволить за прогул, пока он в письменном виде не объяснил, почему его не было.

2. Пропавшего сотрудника, который так и не объявился, можно уволить, только если суд признает его безвестно отсутствующим.

Журнал «Главбух» № 13, июнь, 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка