Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
12 марта 2013 130 просмотров

Добрый вечер. Подскажите как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля 4-с. Задание водителю где расписывается в чье распоряжение автомобиль, время прибытия, адрес погрузки, адрес разгрузки, наименование груза, кол-во ездок, расстояние, перевезти тонн. Такой вопрос пункт погрузки все время должно место погрузки (например, база) или оставаться пустым или поочередно. Например: Пункт погрузки Пункт разгрузки 1. ул. 14-я линия 84, ул. Троллейбусная 10;2. ул. Троллейбусная 10, ул. 1-я Майская 52 и т.д. Спасибо.

При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты.

На обороте путевого листа по форме 4-С в качестве обязательных реквизитов предусмотрены графы 26 - 40, где указываются последовательность выполнения задания. Что избежать претензий проверяющих, необходимо заполнять в путевом листе время подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» и в статье журнала «Главбух», которую Вы можете найти в закладке «Журнал».

1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Организация может использовать:*
– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены втаблице.*

<…>

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10353/08, постановления ФАС Центрального округа от 18 апреля 2008 г. № А36-3124/2006Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован вписьме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

<…>


Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля*

В путевом листе укажите конкретный пункт назначения (например, «место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8»). Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными. Это объясняется тем, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмахМинфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям не указывать в путевом листе маршрут следования автомобиля. Они заключаются в следующем.*

Для отнесения стоимости ГСМ на расходы необходимо наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, приведенные в разделе IIприказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами первичных документов (путевых листов), разработанных организацией (раздел II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому для признания стоимости ГСМ в расходах указание маршрута следования автомобиля в путевом листе не обязательно. Вместе с тем, если организация захочет воспользоваться данной точкой зрения, не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде.

Есть примеры судебных решений, подтверждающие правомерность изложенной позиции (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10от 8 декабря 2009 г. № КА-А40/13500-09от 25 мая 2009 г. № КА-А40/4142-09, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3от 5 марта 2008 г. № Ф09-1053/08-С3).

Вместе с тем, существует и противоположная арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08,Центрального округа от 5 марта 2007 г. № А14-15515/2005/631/34).

<…>

Наталья Комова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Справка: Формы и порядок заполнения путевых листов


Форма путевого листа
Порядок заполнения*
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-с)* (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)

До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика

Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон)

При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами

Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)

Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу)
<…>

* Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Данный порядок распространяется в том числе на государственные (муниципальные) учреждения (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

3.Статья: Документооборот при автоперевозках в вопросах и ответах

<…>

Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.* <…>

Грузоотправитель, грузополучатель обязаны отмечать в путевом листе время подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них* (п. 14 ст. 2п. 5 ст. 11 Закона № 259-ФЗ).

<…>

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ СОВЕРШЕННО НЕОБХОДИМЫ ДЛЯ ПЕРЕВОЗКИ ТОВАРОВ

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка